Üyelik dondurma kuralları: süre, belge ve yeni bitiş tarihi

Üyelik dondurma kuralı; üyenin üyeliğini en fazla kaç gün ve kaç kez dondurabileceğini, hangi durumda ve hangi belgeyle dondurabileceğini, ne kadar önceden haber vermesi gerektiğini ve dondurulan günlerin bitiş tarihine nasıl ekleneceğini yazan kısa bir metindir. Kural üyelik satılırken yazılı olarak verilmeli ve herkese aynı uygulanmalıdır. Tüketici mevzuatında üyelik dondurmayı ayrıca düzenleyen bir kural yoktur; dondurma sizin sunduğunuz bir esnekliktir. Ama kuralın yazıldığı sözleşme tüketici kurallarına uymak zorundadır. Aşağıda örnek bir kural metni, yeni bitiş tarihinin hesabı ve dikkat etmeniz gereken yasal sınırlar var.

Neden yazılı bir kural?

Yazılı kuralı olmayan bir salonda her dondurma isteği pazarlığa döner: biri iki hafta için izin alır, diğeri üç ay ister; biri belge getirir, diğeri getirmez. Üyeler birbirleriyle konuşur ve tutarsızlık güveni bozar. Yazılı bir kural:

• dondurma isteğini sizin o günkü kararınıza değil kurala bağlar,
• üyeye, üyeliği alırken hangi hakkı olduğunu söyler,
• yeni bitiş tarihi üzerinde tartışmayı önler.

Kuralda neler yazmalı?

Konu	Karar vermeniz gereken	Örnek
Kimler dondurabilir	Hangi üyelik türleri	3 aylık ve daha uzun üyelikler; 1 aylık üyelik dondurulmaz
En az süre	Çok kısa dondurmaların önüne geçmek	En az 7 gün
En fazla süre	Üyelik süresine göre	3 aylıkta 15 gün, 6 aylıkta 30 gün, 12 aylıkta 60 gün
Kaç parça	Toplam süre bölünebilir mi	En fazla 2 parça
Gerekçe	Gerekçesiz mi, yalnızca belirli durumlarda mı	Tatil ve iş seyahati gerekçesiz; hastalık ve hamilelikte ek süre
Belge	Hangi durumda ne istenir	Ek süre için doktor raporu ya da tarihli bir belge
Bildirim	Ne kadar önceden, hangi yolla	En az 1 gün önce, WhatsApp ya da e-postayla
Geriye dönük dondurma	Gelinmeyen günler sonradan dondurulur mu	Hayır; raporlu durumlarda rapor tarihinden itibaren
Ücret	Dondurma ücretli mi	Ücretsiz
Erken dönüş	Kullanılmayan günler ne olur	Geri yazılır

Rakamlar örnektir; kendi üyelik sürelerinize göre ayarlayın.

Belge isterken dikkat: sağlık bilgisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir (md. 6). Rapordan tarihleri ve spor yapamayacağı bilgisini görmeniz yeterlidir; tanıyı kaydetmeyin. Kanun, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmasını ister (md. 4); raporun kopyasını dondurma bittikten sonra uzun süre tutmayın.

Örnek dondurma kuralı metni

Üyelik dondurma. 3 aylık ve daha uzun üyeliklerinizi üyelik süreniz boyunca toplam en fazla 15 gün (6 aylıkta 30, 12 aylıkta 60 gün) dondurabilirsiniz. Dondurma en az 7 gün sürer ve en fazla iki parçaya bölünebilir. İsteğinizi başlangıç gününden en az bir gün önce WhatsApp'tan ya da e-postayla iletin; dondurma, size yazılı onay gönderdiğimizde başlar. Dondurulan günler üyeliğinizin bitiş tarihine eklenir. Erken dönerseniz kullanmadığınız günler hakkınıza geri yazılır. Doktor raporuyla belgelenen sağlık sorunlarında ve hamilelikte ek süre için bizimle görüşün. Geriye dönük dondurma yapılmaz. Dondurma, üyeliğinizi sona erdirme hakkınızı ortadan kaldırmaz.

Yeni bitiş tarihi nasıl hesaplanır?

Kural basittir: dondurulan gün sayısı bitiş tarihine eklenir. Gün sayarken başlangıç ve dönüş gününü nasıl saydığınızı da kurala yazın; tartışmaların çoğu "14 gün mü, 15 gün mü?" sorusundan çıkar. Aşağıdaki örneklerde dondurmanın ilk ve son günü dahil sayılıyor.

Örnek 1: Süreli üyelik. Üç aylık bir üyelik 1 Eylül 2026'da başlamış ve 30 Kasım 2026'da bitiyor. Üye 10 Ekim ile 23 Ekim arasını donduruyor.

Kalem	Değer
Dondurulan gün (10-23 Ekim)	14
Eski bitiş	30 Kasım 2026
Yeni bitiş	30 Kasım + 14 gün = 14 Aralık 2026

Örnek 2: Erken dönüş. Aynı üye 14 gün yerine 9 gün sonra, 19 Ekim'de dönüyor. 10-18 Ekim arası 9 gün dondurulmuş sayılır; yeni bitiş 30 Kasım + 9 gün = 9 Aralık 2026 olur. 15 günlük haktan kalan 6 gün, "en az 7 gün" şartı yüzünden ikinci bir dondurmaya yetmez. Bu tür durumları kuralda baştan çözün; örneğin "kalan hakkınız 7 günden azsa tek seferde kullanabilirsiniz" diye ekleyin.

Örnek 3: Ders paketi. "8 ders, 60 gün" paketi 1 Ekim 2026'da başlamış; başlangıç günü dahil 60 gün sayıldığında son gün 29 Kasım 2026'dır. Üye 7 gün donduruyor ve son gün 6 Aralık 2026 oluyor. Dondurma ders sayısını değiştirmez: 8 dersin kaçı kaldıysa o kadar kalır, yalnızca süre uzar. Paket kurma ve kalan dersi izleme konusunu seans paketi takibi yazısında anlattık.

Salonun kendisinin kapalı kaldığı günler ayrı bir konudur. Bakım, tadilat ya da sizin kararınızla kapalı kalınan günleri dondurma hakkından düşmeden bitiş tarihine eklemek, üyelerle tartışmanın önüne geçer. Bunu da kuralınıza yazın.

Dondurma, uzatma ve yenileme farkı

İşlem	Ne olur	Ne zaman kullanılır
Dondurma	Üyelik belirli günler için durur, o kadar gün sona eklenir; üyenin dondurma hakkından düşer	Üye geçici olarak gelemeyecekse
Uzatma	Son gün ileri alınır, dondurma hakkından düşmez	Salonun kapalı kaldığı günler, sizden kaynaklanan bir sorun, iyi niyet
Yenileme	Yeni bir üyelik dönemi satılır	Üyelik bitmek üzereyken ya da bittiğinde

Üç işlemi kayıtta ayrı tutun. Uzatmaları dondurma gibi kaydederseniz üyenin dondurma hakkı haksız yere azalır; yenilemeyi uzatma gibi yazarsanız satış kaydınız eksik kalır.

Kuralı sözleşmeye ve sitenize nasıl yazarsınız?

• Sözleşmede ayrı bir başlık. Dondurma kuralını üyelik sözleşmesinde "Üyelik dondurma" başlığıyla, okunur büyüklükte yazın; küçük puntolu dipnotlarda saklamayın.
• Satış anında söyleyin ve bir kopya verin. Sözleşmenin bir örneğini kâğıtta ya da e-posta veya mesaj gibi saklanabilir bir yolla üyeye verin.
• Sitenizde ve fiyat listenizde. Üyelik fiyatlarının altına kısa bir özet koyun: "3 aylık üyeliklerde 15 güne kadar dondurma hakkı." Üye satın almadan önce bilir.
• Her onayı yazılı verin. Her dondurma isteğine tarihleri ve yeni son günü yazan kısa bir mesajla cevap verin: "Üyeliğiniz 10-23 Ekim arası dondurulmuştur; yeni son gününüz 14 Aralık 2026." Bu mesaj sizin de kaydınızdır.

Tüketici kuralları: hangileri uygulanır?

Bu bölüm genel bilgilendirme içindir, hukuki danışmanlık değildir. Üyelik sözleşmenizi bir hukukçuya kontrol ettirin.

Bireysel üyelere satılan üyelikler tüketici sözleşmesidir ve 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun'a tabidir. Hangi ek kuralların uygulanacağı, üyeliği nasıl sattığınıza ve sözleşmenin niteliğine göre değişir.

Haksız şartlar her durumda geçerlidir. Tüketiciyle müzakere edilmeden standart sözleşmeye konan ve tüketici aleyhine dengesizlik yaratan şartlar kesin olarak hükümsüzdür (md. 5). Yönetmeliğin örnek listesinde, tüketici vazgeçtiğinde ödediği bedeli işletmeye bırakıp karşılığında tüketiciye benzer bir hak tanımayan şartlar ve orantısız yüksek tazminat isteyen şartlar da sayılır. "Üyelik hiçbir şekilde iptal edilemez, yalnızca dondurulabilir" gibi bir cümle bu yüzden risklidir.

Üyelik abonelik sözleşmesi sayılırsa. Kanun abonelik sözleşmesini, tüketicinin belirli bir hizmeti sürekli ya da düzenli aralıklarla edinmesini sağlayan sözleşme olarak tanımlar (md. 52). Aylık ya da yıllık bir spor salonu üyeliği bu tanıma girebilir. Bu durumda Kanun'un ve Abonelik Sözleşmeleri Yönetmeliği'nin şu kuralları uygulanır:

• Sözleşmenin bir örneği kâğıtta ya da kalıcı veri saklayıcısıyla (e-posta, SMS gibi) üyeye verilir; sözleşme en az 12 punto büyüklüğünde, açık ve anlaşılır bir dille yazılır (Yönetmelik md. 5).
• Süreli üyeliğe "süre bitince kendiliğinden aynı süre kadar uzar" hükmü konamaz; uzatma ancak üyenin talebi ya da onayıyla olur (Kanun md. 52, Yönetmelik md. 13). Üyeliğin bitmesine bir hafta kala üyeye yenilemek isteyip istemediğini sormak bu kurala da uygundur.
• Belirsiz süreli ya da uzun süreli üyeliği üye, gerekçe göstermeden ve cezai şart ödemeden istediği zaman feshedebilir. Kanun bunu "bir yıldan uzun", Yönetmelik "bir yıl ve daha uzun" süreli abonelikler için söyler. Bir yıldan kısa üyelikte ise şartları siz değiştirirseniz ya da üyenin hizmetten yararlanmasına engel olabilecek geçerli bir sebep varsa üye feshedebilir (Yönetmelik md. 22).
• Fesih bildirimi kâğıtla ya da kalıcı veri saklayıcısıyla yapılabilir; feshi, üyeliği başlatmaktan daha zor bir yönteme bağlayamazsınız (md. 23).
• Fesih isteği en geç 7 gün içinde yerine getirilir; ödenmiş tutarın geri kalanı fesih hüküm ifade ettikten sonra 15 gün içinde kesinti yapılmadan iade edilir (md. 24 ve 25).

Buradan çıkan pratik sonuç şudur: dondurma, üyenin yasal haklarının yerine geçmez. Örneğin başka bir şehre taşındığı için salonu kullanamayacak bir üyeye "yalnızca dondurabilirsiniz" demeden önce, bunun geçerli bir sebep sayılıp sayılmayacağını ve sözleşmenizin ne dediğini değerlendirin. Kuralı sonradan değiştirip mevcut üyelere uygulamak da sorunludur; yukarıda gördüğünüz gibi şartların değişmesi, bir yıldan kısa üyeliklerde üyeye fesih hakkı verir.

Üyeliği sitenizden satıyorsanız. İnternetten kurulan sözleşme mesafeli sözleşmedir ve Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği uygulanır. Hizmet sözleşmelerinde tüketicinin, sözleşmenin kurulduğu günden başlayan 14 günlük cayma hakkı vardır (md. 9). Cayma süresi bitmeden tüketicinin onayıyla hizmete başlandıysa cayma hakkı kullanılamayabilir (md. 15). Sitede satış yapacaksanız ön bilgilendirme ve sözleşme metinlerini mesafeli satış sözleşmesi yazısındaki gibi hazırlayın. Salonda yüz yüze kurulan üyelik sözleşmeleri için Kanun'da genel bir 14 günlük cayma hakkı öngörülmemiştir; haksız şart kuralları ve, uygulanıyorsa, abonelik kuralları ise yine geçerlidir.

Kayıt tutun

Her dondurma için şu bilgiler bir yerde dursun: üye, dondurmanın başlangıç ve bitişi, gün sayısı, gerekçe (belge gerekiyorsa belgenin tarihi, tanı değil), onay mesajının tarihi, eski ve yeni son gün, kalan dondurma hakkı. Üye ikinci kez dondurmak istediğinde kalan hakkını bu kayıttan söylersiniz. Pilates ve grup dersi yapan stüdyolar için üye takibinin geri kalanını pilates stüdyosu üye takibi yazısında anlattık.

Sık yapılan hatalar

• Geriye dönük dondurma. İki hafta gelmeyen üyenin sonradan "dondurun" demesi; kuralda açıkça yazmazsanız her seferinde tartışırsınız.
• Ders paketinde dersleri dondurmak. Dondurma süreyi uzatır; ders sayısı değişmez.
• Onayı sözlü vermek. Yeni son günü yazılı bildirmezseniz üç ay sonra kimse hatırlamaz.
• Herkese farklı uygulamak. İstisna yapacaksanız (ör. ameliyat sonrası), bunu kuraldaki "ek süre için görüşün" maddesine dayandırın ve kaydedin.
• Dondurmayı tek çıkış yolu gibi sunmak. Dondurma bir kolaylıktır; üyenin fesih hakkını kaldırmaz.

Panasis'te nasıl?

Panasis Paket takip'te bir paketin en fazla kaç gün dondurulabileceğini siz belirlersiniz; 0 yazarsanız dondurma kapalıdır. Üyenin paketini "Dondur" ile durdurup gün sayısını yazarsınız ve son günü o kadar uzar; üye erken dönerse kalan günler geri düşer. Salonun kapalı kaldığı günler gibi durumlarda paketin son gününü "Düzenle" ile değiştirirsiniz; kullanılan dersler aynen kalır. Üye kalan dersini ve son gününü kendi bağlantısından görür. Stüdyo ve salonlar için bütün ürünler pilates, spor ve kurs programı sayfasında.