Reformer derslerinde aylık sınırsız üyelik mantıklı mı?

Kontenjanı alet sayısıyla sınırlı derslerde sınırsız üyelik, popüler saatlerin aynı kişilerce doldurulmasına yol açabilir. Sınırsız üyelik satacaksanız haftada en fazla kaç derse yer ayrılabileceği gibi bir kural ekleyin.

Deneme dersini nasıl yönetmeliyim?

Hangi derslerde deneme kabul ettiğinizi, ücretli olup olmadığını ve deneme sonrası paket alanlara bir avantaj sunup sunmadığınızı yazın. Deneme dersi için kontenjandan bir iki yer ayırmak, düzenli üyelerin yerini korur.

Özel derslerle grup derslerini aynı düzende yönetebilir miyim?

Evet, ama ikisinin kaydı farklıdır: grup dersi kontenjanlı ve programlıdır, özel ders ise eğitmenin takviminden saat almaktır. Özel dersler için randevu düzeni kurun ve iki türün paketlerini ayrı tutun.

Üyeler WhatsApp grubundan yer ayırsa olmaz mı?

Küçük bir stüdyoda başlangıç için olur. Grup büyüdükçe mesajlar kaybolur, kimin önce yazdığı tartışılır ve üyelerin telefon numaraları bütün gruba görünür; bu yüzden bir noktadan sonra yer ayırmayı gruptan çıkarmak gerekir.

Pilates stüdyosu üye takibi: ders programı, kontenjan ve paket

Pilates stüdyosunda üye takibi, dört kaydın birbirine bağlı tutulmasıdır: haftalık ders programı, her dersin kontenjanı ve yer ayıranlar, derse gelenlerin yoklaması ve her üyenin kalan dersi. Bunlar ayrı defterlerde ya da WhatsApp gruplarında durduğunda dolu derse fazla kişi yazılır, gelen üyenin dersi paketinden düşmez, paketi biten üye fark edilmez. Aşağıda bu kayıtları tek bir düzende nasıl kuracağınızı, geç iptal kuralını, eğitmen planlamasını ve bir haftalık rutini anlattık.

Haftalık programı kurun

Program hem stüdyonuzun vitrini hem de bütün planlamanın temelidir. Kurarken:

Talebin olduğu saatlerden başlayın. Çalışan üyeler için sabah erken, öğle arası ve akşam; esnek saatleri olanlar için gün ortası.
Ders türlerini ayırın. Reformer, mat, başlangıç ve hamile pilatesi gibi dersler farklı kontenjan ve eğitmen ister.
Programı sabit tutun. Her hafta değişen bir programda üyeler alışkanlık kuramaz. Değişiklikleri ay başlarında, önceden duyurarak yapın.

Örnek bir program kesiti (saatler ve kontenjanlar örnektir):

Saat	Pazartesi	Salı	Çarşamba	Perşembe
08.00	Reformer (6)		Reformer (6)
12.30	Mat (10)	Mat (10)	Mat (10)	Mat (10)
18.30	Reformer başlangıç (4)	Reformer (6)	Reformer başlangıç (4)	Reformer (6)
19.45	Reformer (6)	Mat (10)	Reformer (6)	Mat (10)

Parantez içindeki sayı dersin kontenjanıdır. Programı stüdyonun duvarına asın, Instagram profilinize ve sitenize koyun; üyeler aynı programı her yerde görsün.

Kontenjan nasıl belirlenir?

Reformer derslerinde kontenjan alet sayısıyla sınırlıdır: 6 reformer varsa 6 kişi. Mat derslerinde salonun büyüklüğüne ve eğitmenin herkesi görüp düzeltebileceği kişi sayısına göre karar verin. Başlangıç derslerinde kontenjanı düşük tutmak, eğitmenin yeni üyeye zaman ayırmasını sağlar.

Kontenjanı bir kez belirledikten sonra "bir kişi daha sığar" esnekliğini online yer ayırmaya açmayın; gerekirse yalnızca siz, elle ekleyin.

Online yer ayırma kurallarını yazın

Üyelerin yerini telefondan ayırması, WhatsApp'tan gelen "yarın 19.45'te yer var mı?" sorularını bitirir. Üç ayarı önceden belirleyin:

Kaç gün önceden yer ayrılabilir? 7 gün, haftalık programla uyumlu bir seçimdir; daha uzun olursa popüler dersler haftalar öncesinden dolar.
En geç ne zamana kadar iptal edilebilir? Bu süre, geç iptal kuralınızın sınırıdır (aşağıda).
Kimler yer ayırabilir? Yalnızca geçerli paketi olan üyeler mi, deneme dersine gelecek yeni kişiler de mi?

Her hafta aynı derse gelen üyelere sabit yer vermek hem onlara güven verir hem de o derslerin doluluğunu öngörülebilir kılar. Sabit yeri olan üyenin, gelemeyeceği haftayı haber vermesi kuralın parçası olmalı; yoksa sabit yerler boş kalan yerlere dönüşür.

Bekleme listesi

Dolan derse yazılmak isteyenleri bir bekleme listesine alın. Biri yerini iptal ettiğinde sıradaki kişiye yer verin ve hemen haber verin; ders saatine bir saat kala haber alan kişi çoğu zaman gelemez.

Bekleme listesi aynı zamanda talebin göstergesidir. Aynı ders her hafta bekleme listesiyle doluyorsa o saate ikinci bir ders açmanın ya da kontenjanı yüksek bir mat dersi eklemenin zamanı gelmiştir.

Yoklama: derse kim geldi?

Yoklamayı dersin başında eğitmen alsın. Her üye için üç durumdan biri yazılır: geldi, zamanında iptal etti, haber vermeden gelmedi. Yoklama hem paketten ders düşmenin hem de üye takibinin temelidir; yoklaması alınmayan bir ders, ay sonunda "bu ay kaç derse geldim?" sorusuna cevap veremez. Haber vermeden gelmeme oranınızı ölçmek için randevuya gelmeyen müşteri yazısındaki hesabı aynen kullanabilirsiniz.

Paketten ders düşmek

Paketten ders, yer ayırırken değil yoklamada "geldi" işaretlendiğinde düşmelidir. Böylece zamanında iptal eden üyenin dersi pakette kalır. Karar vermeniz gerekenler:

Haber vermeden gelmeyenin dersi düşsün mü? Karar sizin; düşecekse kuralı satışta söyleyin ve programın altına yazın.
Paket hangi derslerde geçerli? Reformer paketi mat derslerinde kullanılabilir mi? Fiyatı farklı dersler için paketleri ayırın.
İki paketi olan üye. Önce son günü yakın olan paket kullanılsın ki boşa gitmesin.

Paket kurma, geçerlilik süresi ve iade kuralları için seans paketi takibi, tatile çıkan ya da sakatlanan üyenin paketini durdurmak için üyelik dondurma kuralları yazısına bakın.

Geç iptal kuralı

Reformer dersinde boşalan bir yer, ancak başka bir üyenin o yeri alabileceği kadar önce boşalırsa doldurulabilir. Bu yüzden bir geç iptal süresi belirleyin ve bu süre içinde iptal eden üyeye haber vermeden gelmeyen gibi davranın. Örnek kural:

Dersinizi en geç 4 saat önce iptal edebilirsiniz. Daha geç iptal ettiğiniz ya da haber vermeden gelmediğiniz derste o ders paketinizden düşer. Her ay ilk geç iptalinizde dersinizi düşmüyoruz.

Süreyi seçerken akşam derslerini düşünün: 24 saatlik bir süre, sabah planı değişen üyenin akşam dersini iptal etmesini imkânsız kılar. 2-6 saat arası bir süre hem üyeye hem de bekleme listesindeki kişiye zaman bırakır. Kuralı satışta, programın altında ve stüdyoda yazılı tutun ve herkese aynı uygulayın.

Eğitmen planlaması

Her dersin eğitmeni programda yazsın. Üyeler eğitmenlerine bağlanır ve kimin hangi derse girdiğini görmek ister.
Ders yükünü takip edin. Bir eğitmenin aynı gün kaç ders verdiğine bakın; arka arkaya derslerin arasına aletleri hazırlamak için kısa bir boşluk koyun.
İzin ve yedek planı. Eğitmenin izinli olduğu günleri önceden planlayın. Yerine girecek biri yoksa dersi programdan silmeyin, yalnızca o günlüğüne iptal edin ve yer ayıranlara hemen haber verin.
Ücret. Ders başına ya da saatlik ödeme yapıyorsanız verilen ders sayısı ve saatler programdan ve yoklamadan çıksın; ay sonunda hatırlamaya kalmasın. Bordro ve SGK işlemlerini mali müşavirinizle yürütün.

Sağlık bilgisi ve KVKK

Stüdyolar, dersi güvenle verebilmek için üyelerden sakatlık, ameliyat, hamilelik ya da kronik rahatsızlık bilgisi isteyebilir. Bu bilgiler KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir (md. 6). Kanun bu verilerin işlenmesini yasaklar; ancak ilgili kişinin açık rızası gibi kanunda sayılan şartlardan biri varsa işlenebilir ve Kurul'un belirlediği yeterli önlemlerin ayrıca alınması gerekir. Pratikte:

Yalnızca dersi güvenle vermek için gereken bilgiyi isteyin.
Formda bilgiyi neden istediğinizi yazın ve açık rızayı ayrı bir onayla alın.
Formları kilitli bir dolapta ya da erişimi sınırlı bir dosyada tutun; ders programının not alanına, WhatsApp grubuna ya da herkesin gördüğü bir tabloya yazmayın.
Eğitmenin bilmesi gerekeni ders öncesinde, yalnızca ona iletin.

Tanıtımınızda da dikkatli olun: pilatesin bir rahatsızlığı tedavi ettiğini ya da kesin sonuç verdiğini söylemeyin.

Doluluk ve kaybolan üyeleri izleyin

Haftada bir iki sayıya bakın.

Doluluk oranı. Bir haftada 30 dersiniz varsa ve her birinde 6 yer bulunuyorsa 180 yeriniz vardır. Bunların 141'i dolduysa doluluk 141 / 180 = %78'dir. Hangi derslerin sürekli boş kaldığını, hangilerinin bekleme listesiyle dolduğunu görmek, programı değiştirmenin en sağlam dayanağıdır.

Gelmeyen üyeler. Paketi devam ettiği hâlde 14 gündür derse gelmeyen üye, paketi bitince yenilemeyebilir. Kısa bir mesaj çoğu zaman yeterlidir: "Sizi iki haftadır göremedik, programınızda bir değişiklik mi oldu?" Bu yalnızca bilgi soran bir üyelik mesajıdır; içine indirim ya da kampanya eklerseniz ticari ileti olur ve önceden onay gerekir.

Haftalık rutin

Ne zaman	İş	Süre
Pazartesi	Haftanın doluluğuna ve bekleme listelerine bakın; boş kalacak dersleri duyurun	10 dakika
Her ders	Yoklamayı ders başında alın	2 dakika
Çarşamba	Paketi bitmek üzere olan ve son günü yaklaşan üyelere haber verin	10 dakika
Cuma	Gelecek haftanın eğitmen planını ve izinlerini kontrol edin; iptal edilecek dersi duyurun	10 dakika
Pazar	14 gündür gelmeyen üyelere yazın, ödenmemiş paketleri kontrol edin	15 dakika

Panasis'te nasıl?

Panasis Grup dersleri ile haftalık programı bir kez yazarsınız, dersler her hafta tekrar eder. Üyeler yerini uygulama indirmeden telefondan ayırır; kontenjan dolunca online yer kapanır, biri iptal edince bekleme listesindeki sıradaki kişi kendiliğinden yer alır. Ders günü "Geldi" ve "Gelmedi" işaretlersiniz; Paket takip de açıksa ders paketten kendiliğinden düşer, isterseniz haber vermeden gelmeyenin dersi de yanar. Sabit yer verebilir, bir günlük iptali yer ayıranlara gösterebilir, programı QR kodlu A4 olarak yazdırabilirsiniz. Ayrıntılar pilates, spor ve kurs programı sayfasında.