Ön muhasebe kullanım kılavuzu: satış, gider, kasa ve rapor

Bu kılavuz Panasis'te Ön muhasebe kullanan küçük işletmeler için. Önce ilk gün yapılacakları, sonra günlük işleri ve her ayarın nerede olduğunu anlatıyoruz.

Kısaca ne yapar?

• Satışlarınızı ve giderlerinizi yazarsınız; kim size ne kadar borçlu, siz kime ne kadar borçlusunuz, bu ay ne kazandınız görürsünüz.
• Kasanız ve banka hesaplarınız: giren ve çıkan para, her birinin bakiyesi.
• Diğer Panasis ürünlerinin satışları buraya kendiliğinden gelir; Adisyon'un gün sonu tek tıkla yazılır.
• Mali müşavirinize ay sonunda Excel dosyası; isterseniz her ayın 1'inde kendiliğinden gider.

İlk gün: 10 dakikada kurulum

1. Ön muhasebe'yi açın. Ürünlerim sayfasında Ön muhasebe satırında "Aç"a basın. Kasanız hazır gelir.
2. Banka hesabınızı ekleyin. Kasa ve banka → "Hesap ekle". Bankanın adını ve bugünkü bakiyesini yazın.
3. Varsayılan KDV oranını seçin. Ayarlar → "Yeni kalemin KDV oranı". Kafe ve restoranlarda çoğunlukla %10, diğer işlerde %20'dir; emin değilseniz mali müşavirinize sorun.
4. Diğer ürünlerden gelen satışları kontrol edin. Ayarlar → "Ürünlerden gelen satışlar". Randevu, konaklama, paket, servis ya da mağaza açıksa satışları buraya hangi KDV oranıyla geleceğini seçin.
5. Mali müşavirinizin e-postasını yazın. Ayarlar → Mali müşavir. Her ayın 1'inde geçen ayın dosyası ona gider.
6. Düzenli giderleri bir kez girin. Kira, internet, muhasebe ücreti: Giderler → "Yeni gider", Tekrar'dan "Her ay"ı seçin.

Günlük işler

Ne yapmak istiyorsunuz	Nerede
Satış yazmak	Özet → "+ Satış". Müşteriyi seçin ya da "Yeni müşteri" deyin, kalemleri yazın
Satışın parasını almak	Satışı açın → "Tahsilat ekle"; kasaya mı bankaya mı girdiğini seçin
Borçlu müşteriye hatırlatmak	Satışı açın → "WhatsApp'tan hatırlat"
Gider yazmak	Özet → "+ Gider". Türünü seçin, tutarı KDV dahil yazın
Fişin fotoğrafını saklamak	Gider formunda "Fotoğraf çek ya da dosya seç"
Ödenecek bir gideri ödemek	Giderler → "Ödenecek" → giderin yanında "Öde"
Kasaya para koymak ya da çekmek	Kasa ve banka → "Para girişi" ya da "Para çıkışı"
Banka hareketlerini toplu girmek	Kasa ve banka → "Banka dökümü"; bankanızın Excel ya da CSV dosyasını yükleyin
Her ay aynı müşteriye aynı satış	Düzenli satışlar
Müşterinin hesap dökümü	Müşteriler → müşteriyi açın → cari ekstre

Satış formunda birim fiyat KDV hariç yazılır; gider formunda tutar KDV dahildir. Ekranın altındaki toplam ikisini de gösterir.

Diğer ürünlerden gelen satışlar

• Adisyon: Adisyon → Gün sonu → "Ön muhasebeye yaz". O günün satışı tek satış olarak yazılır; nakit kasaya, kart ve havale bankaya girer. Adisyon sonradan değişirse yeniden yazılır. Veresiye hesaplar müşterinin cari hesabına kendiliğinden geçer.
• Online randevu: "Geldi" işaretlenen randevu, hizmetin fiyatıyla satış olur.
• Konaklama, Paket takip, Servis takip, mağaza: onaylanan rezervasyon, satılan paket, teslim edilen iş ve sipariş kendiliğinden satış olur.

Kartla tahsilat

Satış sayfasında "Müşteriniz kartla ödesin" yazıyorsa Ödeme bağlantıları sayfasında kendi iyzico ya da PayTR hesabınızı bağlayın. Sonra satıştan bir ödeme bağlantısı oluşturup müşteriye WhatsApp'tan gönderirsiniz; müşteri kartla ödeyince tahsilat kendiliğinden yazılır. Hangi altyapıyı seçeceğinizi iyzico mu PayTR mi yazısında karşılaştırdık.

Örnek bir ay: bir kafe

1. Her akşam Adisyon'da gün sonuna bakıp "Ön muhasebeye yaz" denir. Nakit kasaya, kart bankaya girer.
2. Ayın 1'inde kira kendiliğinden "Ödenecek" olarak yazılır; ödeyince "Öde" denir.
3. Toptancıdan alınan malın faturası Giderler'e yazılır, fotoğrafı eklenir. Vadeliyse "Henüz ödenmedi" seçilir.
4. Bir şirkete yapılan toplu yemek, "+ Satış" ile vadeli yazılır. Vadesi geçince satıştaki "WhatsApp'tan hatırlat" kullanılır, para gelince "Tahsilat ekle".
5. Ay sonunda Özet'te bu ayın satışı, gideri ve farkı; Raporlar'da ödenecek KDV görünür. Ayın 1'inde mali müşavire dosya kendiliğinden gider.

Adisyon'un nasıl kullanıldığını QR menü ve Adisyon kılavuzunda anlattık.

Fatura kesmek

Ayarlar → "e-Fatura ve e-Arşiv" bölümünde kendi Paraşüt ya da Nilvera hesabınızı bağlayın. Sonra satışı açıp "Fatura kes" deyin. Müşterinin vergi numarası e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura oluşur ve numarası satışa yazılır. Serbest meslek sahibiyseniz Ayarlar'da "Serbest meslek makbuzu (e-SMM) kesiyorum"u işaretleyin; stopaj sorulur. Konaklama tesisiyseniz "Konaklama tesisiyim"i işaretleyin; konaklama vergisi eklenir. e-Arşiv'in ne olduğunu e-Arşiv fatura rehberinde anlattık.

Raporlar ve mali müşavir

• Raporlar: ay ay satış ve gider, hesaplanan ve indirilecek KDV, ödenecek KDV, giren ve çıkan para; yılın giderleri türe göre.
• Excel'e aktar: seçtiğiniz günlerin satış ve giderleri tek dosyada: belge no, cari, vergi no, matrah, KDV ve toplam.
• Mali müşaviri ekibe eklemek: sol alttaki adınıza tıklayıp Ekip'e gidin, müşavirinizi "Mali müşavir" rolüyle davet edin. Ön muhasebe'yi görür ve dışa aktarır, hiçbir şeyi değiştiremez.

Raporlardaki KDV tutarları bilgi içindir; beyannameden önce kesin tutarı mali müşavirinizle kontrol edin.

Sık yapılan hatalar

• Tahsilatı yazmamak. Satış yazmak parayı aldığınız anlamına gelmez; para gelince "Tahsilat ekle" deyin, yoksa müşteri borçlu görünür.
• Adisyon gün sonunu yazmayı unutmak. Gün sonunda "Ön muhasebeye yaz"a basmazsanız o günün cirosu Ön muhasebe'de görünmez.
• Düzenli giderin açıklamasına ay yazmak. "Kasım kirası" yazarsanız Aralık'ta da öyle yazılır; "Dükkân kirası" yazın.
• Kişisel harcamayı gider yazmak. İşletmeyle ilgisi olmayan harcamaları Para çıkışı olarak yazın, gider olarak değil.