Ön muhasebe nedir? Mali müşavirle iş bölümü ve aylık düzen

Ön muhasebe, işletmenizin günlük para hareketlerini düzenli olarak kaydetmenizdir: ne sattınız, ne harcadınız, kimden ne kadar para aldınız, kime ne ödediniz, kasada ve bankada ne kaldı, kim size ne kadar borçlu. Resmi defterleri ve beyannameleri mali müşaviriniz tutar; ön muhasebe ise sizin kendi takibinizdir ve müşavirinize giden belgelerin düzenli gelmesini sağlar. Amacı vergi değil yönetimdir: ay sonunda "kazandım mı, param nerede, kimden alacağım var" sorularına tahminle değil kayıtla cevap verirsiniz.

Ön muhasebe ile mali müşavirin tuttuğu defter arasındaki fark nedir?

İkisi aynı belgelerden beslenir ama farklı işler görür. Mali müşavir, Vergi Usul Kanunu'na göre resmi defterinizi tutar ve beyannamelerinizi verir. Ön muhasebe resmi defterin yerine geçmez; işletmenin içinde, işi yürüten kişinin elinde duran bir kayıttır.

	Ön muhasebe	Resmi muhasebe
Amacı	İşletmeyi yönetmek: alacak, borç, kasa, kâr	Vergi ve kanuni yükümlülükler
Kim tutar?	İşletme sahibi ya da bir çalışan	Genellikle mali müşavir
Ne sıklıkla?	Her gün ya da her hafta	Beyanname dönemlerinde
Neyi gösterir?	Kim ne kadar borçlu, bugün kasada ne var	Vergi matrahı, ödenecek vergi
Yasal sonucu	Yok; kendi kaydınızdır	Var; vergi incelemesinde esas alınır

Bir noktayı karıştırmayın: ön muhasebe tutmak, belge saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Vergi Usul Kanunu md. 253'e göre defter tutmak zorunda olanlar defterlerini ve belgelerini, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar. Gider fişinin fotoğrafını programa eklemek işinizi kolaylaştırır, ama kâğıt belgenin aslını da saklayın.

Ön muhasebede neler kaydedilir?

Kısaca, işletmeye giren ve çıkan her kuruş ile henüz el değiştirmemiş ama doğmuş her borç ve alacak:

• Satışlar: tarih, müşteri, kalemler, KDV, toplam, belge numarası ve varsa vade.
• Giderler: kira, malzeme, fatura, yakıt, muhasebe ücreti; tutar, KDV ve belgenin kendisi ya da fotoğrafı.
• Tahsilatlar: müşteriden gelen para; hangi satışa karşılık geldiği ve kasaya mı bankaya mı girdiği.
• Ödemeler: tedarikçiye, kiraya, personele yapılan ödemeler ve hangi hesaptan çıktığı.
• Kasa: elden alınan ve verilen nakit, gün sonundaki bakiye.
• Banka: her hesabın giren ve çıkan hareketleri, bakiyesi.
• Müşteri bakiyeleri (alacaklar): kim size ne kadar borçlu, ne zamandan beri.
• Tedarikçi bakiyeleri (borçlar): kime ne kadar borçlusunuz, vadesi ne zaman.
• Düzenli kalemler: her ay tekrarlanan kira, abonelik, bakım sözleşmesi gibi gelir ve giderler.
• Personel ödemeleri ve avanslar, ayrıca işletme sahibinin kasadan kendisi için çektiği para.

En önemli ayrım şudur: satış, tahsilat değildir; gider, ödeme değildir. Satış yazdığınız anda müşterinin size borcu doğar, para gelince tahsilat yazılır. İkisini ayrı tutmazsanız kimin borçlu olduğunu göremezsiniz.

Örnek: Örnek Tadilat (uydurma bir firma) Ekim'de 120.000 TL'lik iş yaptı ve faturasını kesti, ama bunun 70.000 TL'sini tahsil etti. Aynı ay 60.000 TL'lik malzeme aldı, 45.000 TL'sini ödedi. Kâğıt üzerinde ay kârlı görünür (KDV hariç tutarlarla 120.000 - 60.000 = 60.000 TL fark), ama kasaya giren net para 70.000 - 45.000 = 25.000 TL'dir. Aradaki fark müşterilerdeki 50.000 TL alacakla tedarikçiye kalan 15.000 TL borçtadır. "İş var ama para yok" hissinin cevabı çoğu zaman bu tablodadır.

Ön muhasebeyi kim yapar?

Küçük işletmede çoğunlukla işletme sahibi ya da parayı fiilen alan ve veren çalışan yapar. Kural basit: parayı kim alıyorsa o gün kaydı da o girer. Birden çok kişi kayıt giriyorsa her türlü kalem için tek sorumlu belirleyin; örneğin satışları kasadaki kişi, giderleri ve ödemeleri işletme sahibi.

Bazı mali müşavirlik büroları ön muhasebe kaydını da ayrı bir hizmet olarak üstlenir. Bu durumda bile belgeleri toplamak, kimin ne ödediğini bilmek ve tahsilat takibi sizde kalır; büro yalnızca sizin verdiğiniz belgeyi kaydedebilir.

Mali müşavirle iş bölümü nasıl olmalı?

İş bölümünü yazılı ve net yapmak, ay sonundaki "şu fatura nerede" telefonlarını bitirir. Aşağıdaki tablo çoğu küçük işletme için iyi bir başlangıçtır; ayrıntıyı müşavirinizle konuşun.

Sizin işiniz	Mali müşavirin işi
Satışları ve giderleri kaydetmek	Resmi defterleri tutmak
Belgeleri toplamak, kaybolmasını önlemek	Beyannameleri hazırlayıp vermek
Tahsilatları ve ödemeleri işaretlemek	Bordro ve SGK bildirimlerini yapmak
Kasayı saymak, bankayı kontrol etmek	Vergi takvimini izlemek, ödenecek vergiyi bildirmek
Alacakları takip etmek, hatırlatmak	Hangi belgenin gerektiği konusunda yol göstermek
Ayın dosyasını zamanında göndermek	Kayıtlardaki hataları ve eksikleri size sormak

Fatura kesmek çoğu zaman işletmenin kendi işidir. Vergi Usul Kanunu md. 231'e göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir (Bakanlık bu süreyi bazı işler için kısaltabilir). e-Arşiv faturanın ne olduğunu e-arşiv fatura rehberinde anlattık.

İlk görüşmede müşavirinize şu üç soruyu sorun:

1. Belgeleri hangi biçimde istiyorsunuz: kâğıt, PDF, Excel?
2. Her ay en geç hangi gün elinizde olmalı?
3. Satışları hangi ayrıntıyla istiyorsunuz: tek tek mi, günlük toplam mı, KDV oranına göre mi?

Aylık ön muhasebe düzeni: kontrol listesi

Düzen, ayda bir saatlerce oturmaktan daha az yorar. Aşağıdaki sıra çoğu esnaf ve hizmet işletmesine uyar.

Her gün (5–10 dakika)

• Günün satışlarını ve giderlerini yazın; fişin fotoğrafını ekleyin ya da kâğıdı tek bir zarfa koyun.
• Gelen ve giden parayı tahsilat ya da ödeme olarak işaretleyin.
• Restoran ve kafede gün sonunu kapatın; nasıl yapılacağını restoranda gün sonu yazısında anlattık.

Her hafta

• Banka hareketlerini kayıtlarla karşılaştırın: gelen her havale bir satışa, giden her ödeme bir gidere eşlensin.
• Vadesi bu hafta dolan alacakları ve borçları listeleyin.
• Vadesi geçen müşterilere hatırlatma gönderin.

Her ay sonu

1. Kasayı sayın. Kayıttaki bakiye ile kasadaki para aynı mı? Fark varsa nedenini bulun, bulamazsanız farkı ayrı bir satırla yazın; gizlemeyin.
2. Banka bakiyelerini karşılaştırın. Kayıttaki bakiye, bankanın gösterdiği bakiyeyle aynı olmalı.
3. Alacak listesini çıkarın. Kim, ne kadar, kaç gündür borçlu? Ayrıntısı cari hesap takibi yazısında.
4. Tedarikçi ekstrelerini kontrol edin. Tedarikçinin sizin için tuttuğu bakiye sizinkiyle tutuyor mu?
5. Düzenli giderleri kontrol edin. Kira, abonelik, sigorta yazıldı mı, ödendi mi?
6. Personel ödemelerini kapatın. Maaş, avans ve prim kayıtları tam mı?
7. Ayın dosyasını gönderin. Satış ve gider listesi, belgeler, banka dökümleri.
8. Ayın özetine bakın. Satış, gider, fark ve kasaya giren net para. KDV tahmini bilgi içindir; kesin tutarı müşavirinizden öğrenin.

Kişisel harcamalar ve sermaye: en sık karışan konu

Şahıs işletmelerinde işletme parası ile cep parası aynı cüzdandadır ve kayıtları en çok bu bozar. İşletmeyle ilgisi olmayan bir harcamayı (evin market alışverişi gibi) gider olarak yazmayın; kasadan ya da işletme hesabından çekildiyse "işletme sahibinin çektiği para" diye ayrı bir satırla yazın. Tersine, cebinizden işletme için bir şey ödediyseniz gideri yazın ve parayı işletmeye koyduğunuzu ayrıca not edin. Böylece kasa sayımı tutar, ay sonundaki kâr da gerçek olur.

Excel mi, program mı?

İkisi de iş görür; seçim işinizin hacmine ve kaç kişinin kayıt girdiğine bağlıdır.

	Excel ya da benzeri tablo	Ön muhasebe programı
Başlangıç	Hemen, ücretsiz	Kurulum ve aylık ücret
Hata riski	Formül bozulur, satır silinir	Toplamlar kendiliğinden hesaplanır
Birden çok kişi	Aynı dosyada çakışma olur	Herkes kendi hesabıyla girer
Alacak ve vade takibi	Elle süzme gerekir	Vadesi geçenler hazır liste
Banka dökümü	Elle kopyalanır	Çoğu program dosyayı içeri alır
Müşavire dosya	Elle hazırlanır	Düzenli rapor olarak alınır
Yedek	Sizin sorumluluğunuzda	Genellikle sağlayıcıda

Tablo yeterliyse: ayda birkaç düzine hareketiniz var, kaydı tek kişi giriyor, veresiye ve vadeli satış neredeyse yok. Tabloyu şu sütunlarla açın: tarih, tür (satış, gider, tahsilat, ödeme), müşteri ya da tedarikçi, açıklama, KDV hariç tutar, KDV, toplam, kasa mı banka mı, belge numarası, vade. Her ay için ayrı sayfa değil, tek sayfada tarih sırası tutun; süzgeçle ayıklarsınız.

Programa geçme zamanı: vadeli satışlarınız ve birden çok müşteri bakiyeniz var, birden fazla banka hesabı kullanıyorsunuz, birden çok kişi kayıt giriyor ya da satışlarınız başka bir sistemden (adisyon, randevu, mağaza) geliyor ve aynı rakamı iki yere yazıyorsunuz.

Panasis'te nasıl?

Panasis Ön muhasebe'de satış ve gideri yazar, tahsilatları işaretlersiniz; kasa ve banka bakiyeleri, alacaklar, borçlar ve ayın KDV'si tek ekranda görünür. Bankanızın Excel ya da CSV dökümünü yüklediğinizde gelen paralar açık satışlarla eşleştirilmek üzere önerilir. Vadesi geçen müşteriler özetin başında durur; WhatsApp'tan tutar ve IBAN'ınızla hatırlatırsınız. Mali müşavirinizi "Mali müşavir" rolüyle davet ederseniz kayıtları görür ve Excel'e aktarır, hiçbir şeyi değiştiremez. Ayrıntılar Ön muhasebe sayfasında; teklif ve cari takiple birlikte kullanımı hizmet firmaları sayfasında.