Seans paketi takibi: kalan seans, süre ve iade kuralları

Seans paketini sorunsuz takip etmek için üç şey gerekir: satıştan önce yazılmış net kurallar (kaç seans, kaç gün geçerli, devredilir mi, iade nasıl hesaplanır), her seansın tarihiyle düşüldüğü tek bir kayıt ve müşterinin kalan seansını kendisinin de görebilmesi. Paketlerle ilgili tartışmaların çoğu, müşterinin "bana 3 seans kaldı" dediği ama defterde 2 yazdığı ya da süre dolduğunda ne olacağının hiç konuşulmadığı durumlardan çıkar. Aşağıda paketi tasarlamaktan kayıt tutmaya ve iade hesabına kadar adım adım anlattık.

Paketi tasarlarken dört karar

1. Seans sayısı. Hizmetin doğal tekrarına göre seçin. Cilt bakımı ya da lazer gibi bir uygulama planı olan hizmetlerde seans sayısını bu plana göre belirleyin; pakette sonuç ya da tedavi vaadi vermeyin. Fön, manikür ya da pilates gibi düzenli hizmetlerde 5, 8, 10 ya da 12 gibi müşterinin bir iki ayda bitirebileceği sayılar seçilir.

2. Geçerlilik süresi. Süresiz paketler yıllarca açık kalır ve sizi eski fiyattan hizmet vermeye bağlar. Basit bir hesap önerisi: seans sayısı × ideal aralık × 1,5. Haftada bir yapılan bir hizmette 10 seanslık paket için 10 hafta × 1,5 = 15 hafta, yani yaklaşık 105 gün. 1,5 katsayısı tatil, hastalık ve yoğun haftalar için pay bırakır.

3. Seans başı fiyat. Paketin cazibesi seans başına düşen fiyattır. İndirimi büyüttükçe her seanstan kalan para azalır; maliyetinizin altına inmeyin.

4. Kim kullanabilir? Yalnızca satın alan kişi mi, aile bireyleri de mi? Bunu da satıştan önce karara bağlayın.

Örnek bir fiyat tablosu (rakamlar örnektir):

Paket	Fiyat	Seans başı	Tek seansa göre indirim	Geçerlilik
Tek seans	1.000 TL	1.000 TL	-	-
5 seans	4.500 TL	900 TL	%10	60 gün
10 seans	8.000 TL	800 TL	%20	120 gün

Bir seansın malzeme ve çalışan maliyeti 450 TL ise, 10 seanslık pakette her seanstan 350 TL kalır; tek seansta bu rakam 550 TL'dir. İndirimin karşılığı, müşterinin düzenli gelmesi ve paranın peşin elinize geçmesidir. Bu dengeyi her paket için bir kez hesaplayın.

Kalan seansı nasıl takip edersiniz?

Üç yol var: kâğıt kart ya da defter, bir tablo (Excel gibi) ya da bir program. Hangisini seçerseniz seçin, her paket için şu bilgiler tek bir yerde durmalı:

Alan	Örnek
Müşteri ve telefon	Selin K., 0532 ...
Paket	10 seans cilt bakımı
Satış tarihi ve son gün	1 Ekim 2026, 28 Ocak 2027
Ödenen ve kalan tutar	8.000 TL, 0 TL
Kullanılan seanslar	3 Ekim (Ayşe), 17 Ekim (Ayşe), 31 Ekim (Deniz)
Kalan seans	7
Dondurma ve uzatma notu	Yok

Önemli olan, her seansın tarihiyle ve yapan kişiyle yazılmasıdır. Yalnızca "kalan: 7" yazmak yetmez; müşteri itiraz ettiğinde hangi gün geldiğini gösterebilmelisiniz. Kâğıt kartta müşteri kendi kopyasını tutar ama kart kaybolur; defterde ise müşteri kalanını göremez. Telefon numarasıyla açılan ve müşterinin kendi telefonundan görebildiği bir kayıt, tartışmayı en baştan keser.

Seansı düşmeyi bir ana bağlayın: hizmet bittiğinde ya da müşteri kasadayken. Gün sonunda hatırlamaya çalışmak, en sık yapılan hatanın sebebidir. Seansı randevu kaydıyla aynı yerde düşmek daha da iyidir; o zaman "gelen ama paketten düşülmeyen" müşteri kalmaz.

Süre dolunca ne olacak?

Bunu paket satılmadan önce yazın ve müşteriye söyleyin. Seçenekler:

• Kalan seanslar yanar. En sert kuraldır; satışta açıkça söylenmeli ve paket metninde yazmalıdır.
• Kısa bir ek süre. Örneğin son günden sonraki 14 gün içinde kalan seanslar kullanılabilir.
• Ücretli uzatma. Kalan seanslar belirli bir ücretle bir ay uzatılır.
• Yeni pakete aktarma. Müşteri yeni paket alırsa kalan seanslar yeni pakete eklenir.

Hangisini seçerseniz seçin, son gün yaklaşırken müşteriye haber verin: "Paketinizin son günü 28 Ocak, 3 seansınız kaldı." Bu hem tartışmayı önler hem yenileme için doğal bir fırsattır. Yalnızca bilgi veren bu tür üyelik bildirimleri önceden onay gerektirmez; ama içine indirim ya da yeni paket kampanyası eklerseniz ileti ticari elektronik iletiye dönüşür ve onay ister.

Devir, paylaşım ve dondurma

• Devir: Paketin başkasına devredilip devredilemeyeceğini yazın. Aynı ailenin bireylerine izin vermek müşteriye esneklik sağlar; izin veriyorsanız her seansı kimin kullandığını kayda geçirin.
• Şube: Birden fazla şubeniz varsa paketin hepsinde geçerli olup olmadığını belirtin.
• Dondurma: Tatil, hastalık ya da hamilelik gibi durumlarda paketin süresini durdurmak, kalan seansları yakmaktan daha iyi bir çözümdür. Dondurmanın en fazla kaç gün olacağını ve hangi belgeyi isteyeceğinizi önceden belirleyin. Yeni bitiş tarihinin nasıl hesaplanacağını üyelik dondurma kuralları yazısında örnekledik.

Müşteri paketi bırakırsa iade nasıl hesaplanır?

Ne iade edeceğinizi önceden yazmazsanız her seferinde pazarlık edersiniz. İki yöntem öne çıkar. 10 seanslık, 8.000 TL'lik bir pakette 4 seans kullanılmış olsun:

Yöntem	Hesap	İade
Kalan seans oranında	8.000 × 6 / 10	4.800 TL
Kullanılan seanslar tek seans fiyatından düşülerek	8.000 - 4 × 1.000	4.000 TL

İkinci yöntemde, kullanılan seanslar için verilen paket indirimi geri alınmış olur. Bu yöntemi seçecekseniz satış anında açıkça yazın. Ama her durumda uygulanabileceğini varsaymayın:

• Tüketiciyle müzakere edilmeden standart metne konan ve tüketici aleyhine dengesizlik yaratan şartlar haksız şart sayılır ve kesin olarak hükümsüzdür (6502 sayılı Kanun md. 5). Yönetmeliğin örnek listesinde, tüketici vazgeçtiğinde ödediği bedeli işletmeye bırakıp işletmenin vazgeçmesi hâlinde tüketiciye benzer bir hak tanımayan şartlar ve orantısız yüksek tazminat isteyen şartlar da sayılır. "Paket bedeli hiçbir şekilde iade edilmez" gibi bir cümle bu yüzden risklidir.
• Sattığınız şey belirli bir hizmeti sürekli ya da düzenli aralıklarla almayı sağlıyorsa, örneğin aylık üyelikse, Kanun'daki abonelik sözleşmesi tanımına girebilir (md. 52). Abonelik feshedildiğinde ödenmiş tutarın geri kalanı, fesih hüküm ifade ettikten sonra 15 gün içinde kesinti yapılmadan iade edilir (Abonelik Sözleşmeleri Yönetmeliği md. 25).

Paketinizin hangi kurallara girdiği hizmetinize ve sözleşmenize göre değişir. İade kuralını yazmadan önce metni bir hukukçuya gösterin; emin değilseniz kalan seans oranında iade, tüketici açısından en savunulabilir yöntemdir.

Paketi sitenizden satıyorsanız

İnternetten satılan paket bir mesafeli sözleşmedir. Hizmet sözleşmelerinde tüketicinin, sözleşmenin kurulduğu günden başlayan 14 günlük cayma hakkı vardır (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği md. 9). Cayma süresi bitmeden tüketicinin onayıyla hizmete başlandıysa bu hak kullanılamayabilir (md. 15). Sitede satış için ön bilgilendirme ve sözleşme metinleri gerekir; nasıl hazırlanacağını mesafeli satış sözleşmesi yazısında anlattık.

Satışta müşteriye ne vermeli?

Satış anında paketin kurallarını kısa bir metinle verin. WhatsApp ya da e-postayla göndermek, müşterinin metni saklamasını sağlar. Örnek:

10 seans cilt bakımı, 8.000 TL, peşin ödendi. Geçerlilik: 1 Ekim 2026 ile 28 Ocak 2027 arası. Paket kişiye özeldir. Randevunuzu en geç 12 saat önce iptal etmezseniz o seans kullanılmış sayılır. Paket bir kez, en fazla 30 gün dondurulabilir. Paketi bırakırsanız kalan seansların bedeli seans oranında iade edilir.

Satılmış bir paketin fiyatı satış gününde belirlenmiştir. Sonradan yaptığınız zamları yalnızca yeni satılan paketlere uygulayın.

Ay sonu kontrol listesi

• Bu ay satılan paketler ve tahsil edilmemiş kalan ödemeler
• Son günü önümüzdeki 30 gün içinde dolacak paketler; müşterilere haber verildi mi?
• 30 gündür seans düşülmeyen paketler; müşteri neden gelmiyor?
• Dondurulmuş paketler ve dönüş tarihleri
• Randevusu görünmediği hâlde seans düşülmüş kayıtlar (yanlış kişiden düşülmüş olabilir)

Paket satışında fiş ya da faturayı ne zaman düzenleyeceğinizi ve peşin alınan paket bedelinin kayda nasıl gireceğini mali müşavirinize sorun.

Panasis'te nasıl?

Panasis Paket takip ile paketlerinizi bir kez tanımlarsınız: kaç seans, kaç gün geçerli, fiyatı. Kasada müşterinin telefonunu yazıp seansı tek dokunuşla düşersiniz; yanlış düştüyseniz 10 dakika içinde geri alırsınız. Müşteri kalan seansını ve son gününü, WhatsApp'tan gönderdiğiniz kendi bağlantısından görür; bitmek üzere olanlar ayrı listede toplanır ve ödenmemiş paketler bir bakışta görünür. Online randevu da açıksa "Geldi" işaretlenen randevu paketten bir seans düşer. Salonlar için kuaför ve güzellik salonu programı, stüdyolar için pilates, spor ve kurs programı sayfasına bakın.