E-fatura başvurusu nasıl yapılır? Mali mühür, portal, entegratör

Bu yazı genel bilgilendirme içindir. Başvuru yolları ve istenen belgeler Kasım 2026'da Gelir İdaresi'nin e-Belge sitesinden (ebelge.gib.gov.tr) ve e-Belge Başvuru ekranından kontrol edildi; zorunluluk sınırları 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne dayanır.

E-fatura başvurusu üç adımda biter: önce bir elektronik imza aracı (şirketlerde mali mühür, şahıslarda e-imza ya da mali mühür) edinilir, sonra kullanım yöntemi seçilir (özel entegratör ya da GİB'in ücretsiz portalı), en son başvuru ebelgebasvuru.gib.gov.tr üzerinden elektronik olarak imzalanıp gönderilir. Başvuru onaylanınca GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesine girersiniz ve size kesilen faturalar da e-Fatura olarak gelmeye başlar.

Kimler başvurmak zorunda?

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre başlıcaları:

Kim	Sınır	Ne zamana kadar
Bütün mükellefler	Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri	Sınırın aşıldığı yılı izleyen yılın 7. ayının başına kadar
İnternetten mal ya da hizmet satanlar	Brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri	Aynı süre
Gayrimenkul ya da motorlu taşıt alım, satım, kiralama ve aracılığı yapanlar	Brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri	Aynı süre

Bazı işlerde hasılata bakılmaz: belgeli konaklama tesisleri (oteller), halde sebze-meyve ticareti yapan tüccar ve komisyoncular, SGK ile sözleşmeli sağlık kuruluşları, eczaneler ve tıbbi malzeme tedarikçileri, akaryakıt gibi EPDK lisanslı işler bunlardandır. Zorunlu değilseniz de isteyerek başvurabilirsiniz. Sınırların ayrıntısını ve örneklerini e-Arşiv fatura sınırları rehberinde anlattık.

E-defter de gelir: e-Fatura'ya geçmek zorunda olanlar e-Defter'e de geçer. GİB'in başvuru ekranı bunu ayrıca hatırlatır: zorunluluğunuz varsa e-Defter başvurusunu da yapın. Ayrıntısı e-defter rehberinde.

1. Elektronik imza aracı

Başvuru kâğıtla değil, elektronik imzayla yapılır. Bu yüzden önce imza aracınız hazır olmalı:

• Şirketler (tüzel kişiler): mali mühür. TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üretir; ücreti Kamu SM'ye ödenir.
• Şahıs işletmeleri (gerçek kişiler): nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ya da mali mühür. Kişisel e-imzanız varsa genellikle o yeterlidir.

E-imzanın nereden ve nasıl alınacağını e-imza rehberinde anlattık. İmzayla başvuru için bilgisayarınızda imza aracının sürücüsü ve GİB'in imzalama uygulaması çalışır durumda olmalıdır; ekranda "bağlantı kurulamadı" uyarısı görürseniz sorun genellikle buradadır.

2. Kullanım yöntemi: entegratör mü, GİB portalı mı?

GİB'e göre e-Fatura üç yolla kullanılır ve başvuruda birini seçmek zorunludur:

Yöntem	Nedir	Kimin için
Özel entegratör	GİB'den izin almış bir firmanın sistemi üzerinden fatura kesip alırsınız	Çoğu işletme. Muhasebe ya da e-ticaret programınızla bağlanır, saklama da entegratördedir.
GİB portalı	GİB'in ücretsiz e-Fatura portalı (efatura.gov.tr) üzerinden	Az fatura kesenler. Ücretsizdir ama faturaları elle kesersiniz.
Bilgi işlem entegrasyonu	Kendi sisteminizi doğrudan GİB'e bağlarsınız	Büyük şirketler. Teknik hazırlık ve GİB onayı gerekir, en geç bir yılda tamamlanır.

Özel entegratörle çalışacaksanız başvurunuz onaylansa bile hesabınız, entegratör sizi sistemine tanımlayana kadar etkinleşmez. Bu yüzden önce entegratörle anlaşmak işleri hızlandırır; çoğu entegratör başvuru adımlarında da yardım eder. Özel entegratörlerin güncel listesi ebelge.gib.gov.tr'de yayımlanır.

3. Elektronik başvuru adımları

1. ebelgebasvuru.gib.gov.tr adresine girin. Sayfada e-Arşiv, e-Fatura ve entegrasyon için ayrı Elektronik Başvuru bağlantıları var.
2. e-Fatura → Elektronik Başvuru'yu seçin, vergi kimlik ya da T.C. kimlik numaranızı yazın.
3. Formdaki bilgileri ve kullanım yönteminizi kontrol edin.
4. Başvuruyu mali mühür ya da e-imzanızla imzalayıp gönderin.
5. Aynı ekrandaki e-Fatura Başvuru Sorgula ile durumunu izleyin.
6. Onaydan sonra portal kullanıyorsanız efatura.gov.tr'ye giriş yapın; entegratör kullanıyorsanız entegratörünüz hesabınızı tanımlar.

Etkinleştikten sonra e-fatura mükellef sorgulama ekranında kendi numaranızı aratarak listede göründüğünüzü kontrol edin.

Kâğıtla başvuru: istenen belgeler

Elektronik başvuru yapılamıyorsa GİB'in sitesinde kullanım yöntemine göre kâğıtla başvuru da tarif ediliyor. Şirketler için istenenler:

• Yetkililerce imzalanmış e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi,
• Yetkililerce imzalanmış Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi,
• Kuruluş sözleşmesi 1 Ekim 2003'ten önce yayımlanmışsa Ticaret Sicili Gazetesi'nin noter onaylı örneği (unvan değiştiyse son unvanın ilan edildiği gazete),
• Formu imzalayanların yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri.

Şahıs işletmeleri başvuru formuyla birlikte, mali mühür kullanacaksa mali mühür taahhütnamesini, e-imza kullanacaksa e-imzası olduğunu belirten yazılı beyanını ve imza sirkülerini verir. İmza sirkülerinin ne olduğunu imza sirküsü rehberinde anlattık.

Başvurudan sonra nelere dikkat edilmeli?

• E-Arşiv'e de geçersiniz: e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilere ve tüketicilere artık e-Arşiv fatura kesersiniz.
• Kâğıt fatura biter: iki e-Fatura kullanıcısı birbirine yalnızca e-Fatura keser. e-Fatura olması gereken faturayı kâğıt kesmek ya da kâğıt almak, Vergi Usul Kanunu'na göre özel usulsüzlük cezası gerektirir.
• Gelen faturalara bakın: tedarikçileriniz size artık e-Fatura keser; portal ya da entegratör kutunuzu düzenli kontrol edin. Ticari faturaya 8 gün içinde itiraz süresi gibi kurallar için mali müşavirinize danışın.
• Saklama: faturaları elektronik olarak saklamak zorundasınız; entegratörler bu hizmeti verir.

Panasis'te nasıl?

Panasis'te e-Fatura ve e-Arşiv faturayı kendi Paraşüt ya da Nilvera hesabınızdan kesersiniz: hesabınızı bağladıktan sonra satıştan ya da siparişten fatura tek tıkla gider, alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak düzenlenir.