E-defter nedir, kimler zorunlu? Başvuru ve berat süreleri (2026)

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, vergi danışmanlığı değildir. Kurallar Kasım 2026'da 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nin güncel metninden (6 Sıra No'lu Tebliğ'e kadar değişiklikleriyle), 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'nden ve edefter.gov.tr'deki 2026 duyurularından kontrol edildi.

e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defterin (kebir) kâğıda basılmadan, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği elektronik biçimde tutulmasıdır. Defterler her ay oluşturulur, mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanır ve GİB'e yüklenir. GİB'in onayladığı berat, kâğıt defterdeki noter onayının yerine geçer.

Kısaca kimler zorunlu: 1 Ocak 2025'ten beri bilanço esasına göre defter tutan herkes. Buna bütün şirketler ve bilanço esasındaki şahıs işletmeleri girer. Ayrıca e-Fatura'ya geçmek zorunda olanlar ve bağımsız denetime tabi şirketler de zorunludur. Basit usuldeki esnaf ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar e-Defter değil Defter Beyan Sistemi kullanır.

Kimler e-Defter'e geçmek zorunda?

Elektronik Defter Genel Tebliği'nin (1 Sıra No'lu) 3.2.1 bölümüne göre:

Kim	Ne zamandan
Bilanço esasına göre defter tutanlar (zorunlu ya da kendi tercihiyle)	1 Ocak 2025'ten beri; yeni işe başlayan ya da bilanço esasına geçen, başladığı ya da geçtiği tarihten itibaren
e-Fatura'ya geçmek zorunda olanlar	e-Fatura'ya geçiş süresi içinde; yıl içinde e-Fatura'ya geçenler izleyen yılın başından
Bağımsız denetime tabi şirketler	Şartın sağlandığı yılı izleyen yılın başından
GİB'in yazıyla bildirdiği mükellefler	Bildirimde verilen sürede (en az 3 ay)

e-Fatura zorunluluğunun ana sınırı: 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'ne göre 2022 ve sonraki yıllarda brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olanlar. İnternetten satış yapanlarda sınır 500 bin TL. 3 milyon TL sınırını aşan, izleyen yılın temmuz ayının başından itibaren e-Fatura'ya geçer. Örneğin 2025 hasılatı 3 milyon TL'yi aşan bir işletme işletme hesabındaysa:

• 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-Fatura kesmek zorundadır.
• 1 Ocak 2027'den itibaren e-Defter tutmak zorundadır.

Zorunlu olmayanlar: defter tutma yükümlülüğü olmayan dernek, vakıf, oda gibi kuruluşlar, kurumlar vergisinden muaf kooperatifler ve iflas hâlindekiler. Basit usul ve işletme hesabı esasındakiler, yukarıdaki başka bir sebeple zorunlu olmadıkça Defter Beyan Sistemi'ni kullanır.

Şahıs işletmesini şirkete çevirdiyseniz: e-Defter'deki bir şahıs işletmesi şirkete dönüşürse yeni şirket de e-Defter'e geçer. Geçiş, ticaret siciline tescili izleyen ayın başından itibaren en geç 3 ay içinde yapılır.

Geçmezseniz ne olur?

Tebliğe göre zorunlu olduğu hâlde başvurmayanların e-Defter hesabını GİB kendiliğinden açar ve bunu bildirir. Bildirim yapılmamış olsa da zorunluluk kalkmaz. O tarihten sonra kâğıda tutulan defterler hiç tutulmamış sayılır; Vergi Usul Kanunu'ndaki cezalar da uygulanır. Defterin hiç tutulmamış sayılması, inceleme olursa matrahın takdir yoluyla belirlenmesine kadar gidebilir. Bu yüzden geçiş tarihini mali müşavirinizle önceden konuşun.

e-Defter başvurusu nasıl yapılır?

1. Uyumlu yazılım edinin: defterler GİB'den uyumluluk onayı almış bir programla oluşturulur. Onaylı programların listesi edefter.gov.tr'de "Uyumlu Programlar" bölümündedir. Mali müşavirinizin kullandığı muhasebe programı genellikle bu listededir; ona sorun.
2. İmza aracını hazırlayın: şirketler için mali mühür, şahıslar için mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika (e-imza). Mali mühür Kamu SM'den (mm.kamusm.gov.tr) alınır. e-Fatura için aldığınız mali mühür e-Defter'de de kullanılır.
3. Başvurun: iki yol var:
   • edefter.gov.tr adresindeki elektronik başvuru ekranından mali mühür ya da e-imzayla.
   • Dijital Vergi Dairesi'nden "e-Defter Başvuru" dilekçesiyle, kullanıcı kodu ve şifreyle (Kasım 2024'ten beri).
4. Başvurunuzu kontrol edin: edefter.gov.tr'deki "Başvuru Sorgulama" ekranından başvurunun tamamlanıp tamamlanmadığına bakılır ve başvuru formu indirilip saklanır.

Defter ve beratların imzalanması için mali müşavirinizle aracılık ve sorumluluk sözleşmesi imzalanabilir; uygulamada bu işi çoğunlukla mali müşavir yürütür.

Berat ne zamana kadar yüklenir?

Defterler aylık oluşturulur. Tebliğin 4.3.4 bölümüne göre yükleme süreleri:

Dönem	Şahıs (gelir vergisi mükellefi)	Şirket ve diğerleri
Normal bir ay	İlgili ayı izleyen 4. ayın 10'u (ocak defteri 10 mayıs)	İlgili ayı izleyen 4. ayın 14'ü (ocak defteri 14 mayıs)
Hesap döneminin son ayı (aralık)	Gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 10'u (10 nisan)	Kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 14'ü (14 mayıs)

Geçici vergi dönemi tercihi: isteyen, defterlerini ay ay ayrı oluşturmak şartıyla geçici vergi dönemi bazında topluca yükleyebilir. Tercih yılın ilk ayında e-Defter uygulamasındaki "Bilgi Güncelle → Berat Yükleme Tercihi" bölümünden yapılır. 2026 için son gün 2 Şubat 2026'ydı. Tercih bildirmeyen aylık yüklemiş sayılır. Yapılan tercih sonraki yıllarda da geçerlidir.

GİB yükleme sürelerini sık sık sirkülerle uzatır; örneğin Haziran 2026'da 202 Sıra No'lu VUK Sirküleri'yle. Güncel süreyi edefter.gov.tr'nin duyurularından kontrol edin.

Önemli: bir ayın beratı yüklendikten sonra o ayın muhasebe kayıtlarında değişiklik yapılamaz. Hataları yüklemeden önce düzeltin.

Berat, açılış ve kapanış onayı

• Berat: GİB'in mali mührüyle onayladığı, defterin özetini taşıyan elektronik dosya. Her ayın beratı o ayın defterinin noter onayı yerine geçer.
• Açılış onayı: hesap döneminin ilk ayının beratı.
• Kapanış onayı: son ayın beratı.

Kâğıt defterle e-Defter birlikte tutulamaz. Yıl içinde e-Defter'e geçenler, eski kâğıt defterlerine geçişi izleyen bir ay içinde kapanış tasdiki yaptırır.

Envanter defteri: zorunlu değil. İsteyen, envanter defterini de e-Defter olarak tutabilir; 2026'dan beri başvurusu ve iptali Dijital Vergi Dairesi'ndeki dilekçelerle yapılıyor. Envanter defterinin geçici vergi dönemi tercihi yoktur; yalnızca dönemin ilk ve son günü için yüklenir.

e-Defter nasıl saklanır?

• Kendi sisteminizde: defter ve berat dosyalarını kendi bilgisayar sistemlerinizde, Türkiye'de saklamak zorundasınız; vergi kanunlarındaki süre boyunca istendiğinde okunabilir hâlde göstermeniz gerekir.
• Kopyası: dosyaların bir kopyası da 1 Ocak 2020'den beri en az 10 yıl GİB'in sistemlerinde ya da GİB'den saklama izni almış bir özel entegratörde tutulur.
• Muhasebe fişleri: e-Defter kayıtlarıyla birlikte saklanır.

Kopyanın GİB'de ya da entegratörde olması, sizin saklama ve gösterme sorumluluğunuzu kaldırmaz.

e-Defter ücretli mi?

GİB'e berat yüklemek ücretsiz. Ücret ödediğiniz yerler:

• Uyumlu yazılım: muhasebe programınız ya da e-Defter hizmeti.
• İmza aracı: mali mühür ya da e-imza.
• Saklama: saklamayı özel entegratörde yaptırırsanız.

e-Defter işini çoğunlukla mali müşavir yürütür; ücretin aylık hizmete dahil olup olmadığını ve hangi programla çalışılacağını sözleşmeden önce sorun.

e-Defter mi, Defter Beyan mı?

	e-Defter	Defter Beyan Sistemi
Kimler	Bilanço esasına göre defter tutanlar, şirketler, e-Fatura zorunlusu olanlar	Basit usul, işletme hesabı, serbest meslek
Defterler	Yevmiye ve büyük defter (envanter isteğe bağlı)	Sistemdeki gelir-gider kayıtlarından oluşur
Program	GİB onaylı uyumlu yazılım	GİB'in ücretsiz internet sistemi
İmza	Mali mühür ya da e-imza	Kullanıcı kodu ve şifre

Günlük satış ve giderleri düzenli tutmak iki sistemde de mali müşavirinizin işini kolaylaştırır: ön muhasebe nedir?