Envanter sayımı yapmazsam ne olur?

Envanter, yıl sonu kârınızın hesabına doğrudan girer. Sayım yapılmadan yazılan bir mal mevcudu vergi incelemesinde açıklanması zor bir rakam olur. Sonuçlarını ve olası cezaları mali müşavirinizle konuşun.

Demirbaşlar da sayılır mı?

Bilanço esasında envanter bütün iktisadi kıymetleri kapsar; demirbaşlar amortisman kayıtlarıyla izlenir. İşletme hesabında zorunlu olan emtia envanteridir. Raf, kasa ve bilgisayar gibi demirbaşların listesini ayrıca güncel tutmak yine iyi bir alışkanlıktır.

Sayımı çalışanlarıma yaptırabilir miyim?

Evet. Listeleri sayan kişiler ve işletme sahibi imzalar; sorumluluk yine işletme sahibindedir. Sayıma kasadan sorumlu olmayan birinin de katılması, kontrolü güçlendirir.

Kiloyla satılan malı nasıl sayarım?

Kanun saymayı, ölçmeyi ve tartmayı birlikte sayar. Kiloyla satılan malı tartın, metreyle satılanı ölçün; tartılması mutat olmayan mallarda değer tahminen belirlenebilir.

Yıl sonu envanter sayımı nasıl yapılır? Tutanak ve değerleme

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, mali danışmanlık değildir. Kurallar Kasım 2026 itibarıyla Vergi Usul Kanunu'nun mevzuat.gov.tr'deki güncel metnine göre kontrol edildi; kendi işletmeniz için mali müşavirinize danışın.

Yıl sonu envanter sayımı, hesap döneminin son gününde, yani çoğu işletme için 31 Aralık'ta, elinizdeki satılacak malları ve malzemeleri tek tek sayıp her birinin değerini yazdığınız listedir. Vergi Usul Kanunu'na göre hem bilanço esasına göre defter tutanlar hem de işletme hesabı esasına göre defter tutup mal alıp satanlar bu envanteri çıkarmak zorundadır. Mallar kural olarak maliyet bedeliyle, yani size kaça mal olduysa o değerle yazılır; satış fiyatıyla değil.

Kimler yıl sonu envanteri çıkarmak zorunda?

Vergi Usul Kanunu tüccarları defter tutma açısından ikiye ayırır:

	Bilanço esası (1. sınıf)	İşletme hesabı esası (2. sınıf)
Kimler?	Şirketler ve iş hacmi sınırı aşan şahıs işletmeleri	Sınırın altında kalan şahıs işletmeleri
Envanter kuralı	Her hesap döneminin sonunda envanter çıkarılır ve envanter defterine yazılır (md. 185)	Mal üzerine iş yapanlar emtia envanteri çıkarır; işletme defterine ya da ayrı bir envanter defterine yazılır (md. 195)
Ne sayılır?	Mallar, alacaklar, borçlar, demirbaşlar, bütün iktisadi kıymetler	Satmak için alınan ya da üretilen mallar, ham ve yardımcı maddeler

2026 için bilanço esasına geçiş sınırları şöyledir: yıllık alımları 2.500.000 TL'yi ya da satışları 3.500.000 TL'yi aşan alım satım işletmeleri; hizmet işlerinde yıllık gayrisafi iş hasılatı 1.200.000 TL'yi aşanlar (VUK md. 177, 588 Sıra No.lu Tebliğle belirlenen 2026 tutarları). Sınıf değiştirme sınırı aşmanın ertesi dönemine ve belirli oranlara bağlıdır; hangi defteri tuttuğunuzu mali müşaviriniz bilir.

İşletme hesabında envanterin neden önemli olduğu, yıl sonu hesabında görülür: Kanuna göre işletme hesabı özetinde dönem başındaki mal mevcudu gider tarafına, dönem sonundaki mal mevcudu hasılat tarafına yazılır (md. 196). Yani raftaki malın değeri doğrudan kârınızı ve vergi matrahınızı etkiler. Eksik sayılan mal kârı olduğundan düşük, fazla sayılan mal yüksek gösterir.

Basit usulde vergilendiriliyorsanız durumunuzu mali müşavirinize sorun; buradaki envanter kuralları defter tutan işletmeler içindir. Sayım yine de yılın gerçek kârını görmenize yarar.

Envanter çıkarmak ne demek?

Kanunun tanımıyla envanter çıkarmak, bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin ve ayrıntılı olarak tespit etmektir (md. 186). Ticari teamüle göre sayılması ya da tartılması mutat olmayan malların değeri tahminen belirlenebilir.

Bu tanımdan çıkan iki pratik kural var:

Kayıttaki rakamı yazmak envanter değildir. Programınız "elde 48 adet" diyorsa bile rafı sayarsınız.
Ayrıntılı olmalı. "Muhtelif giyim 85.000 TL" yerine ürün ürün, adet ve değerle yazılır.

Çeşitli malla geniş ölçüde perakende iş yapan büyük mağazalar ve eczaneler için mal envanterini üç yılda bir çıkarma imkânı vardır (md. 190); küçük bir dükkân için genel kural her yıl sonudur.

Sayımı ne zaman yapmalısınız?

Hesap dönemi normal olarak takvim yılıdır (md. 174), bu yüzden envanter 31 Aralık tarihli olur. Pratikte iki yol var:

31 Aralık akşamı kapanıştan sonra sayarsınız; liste doğrudan yıl sonunu gösterir.
1 Ocak sabahı açılıştan önce sayarsınız; arada satış olmadığı için sonuç aynıdır.

Sayımı birkaç gün önce yapmak zorundaysanız, sayımdan 31 Aralık'a kadar olan bütün satışları ve alışları listeye ekleyip çıkararak sayımı yıl sonuna getirin ve bunu tutanağa yazın.

Sayımdan önce: bir haftalık hazırlık

Bekleyen faturaları girin. Gelen ama kaydedilmemiş alış faturaları, iadeler ve tedarikçiye dönen mallar.
Size ait olmayanı ayırın. Emanet ya da konsinye bırakılan mallar, tamir için bırakılan müşteri eşyası sayıma girmez.
Satılıp teslim edilmeyeni ayırın. Parası alınmış, müşterinin almaya geleceği ürünler.
Yoldaki malları not edin. Faturası gelmiş ama kendisi henüz gelmemiş mal ayrı bir satırda yazılır.
Rafı düzenleyin. Aynı ürünü tek yerde toplayın, açık kolileri kapatın.
Bozuk ve kusurlu malı ayırın. Kırık, lekeli, son kullanma tarihi geçmiş ürünler ayrı bir kutuya ve ayrı bir listeye.
Bölge planı yapın. Dükkânı raf raf numaralayın; her bölgeye bir sayım kâğıdı.

Sayım günü adım adım

Kapıyı kapatın; sayım sırasında satış ve mal girişi olmasın.
İki kişilik ekipler kurun: biri sayar, biri yazar. Mümkünse ikinci bir ekip aynı rafı kontrol sayımı için sayar.
Raf raf ilerleyin; sayılan rafa küçük bir etiket yapıştırın.
Adetle satılan ürünü sayın, kiloyla satılanı tartın, metreyle satılanı ölçün.
Beden ve renk varsa her birini ayrı satırda yazın.
Bozuk malı kendi listesine yazın; normal stokla karıştırmayın.
Her sayım kâğıdını sayan ve yazan imzalasın.
Kâğıtları toplayıp kayıtla karşılaştırın; büyük farkları aynı gün yeniden sayın.

Örnek sayım listesi

Örnek Butik'in 31 Aralık 2026 sayımından bir bölüm (rakamlar örnektir):

Raf	Ürün	Birim	Sayılan	Birim maliyet	Değer
A1	Basic tişört, beyaz, M	adet	42	180 TL	7.560 TL
A1	Basic tişört, beyaz, L	adet	38	180 TL	6.840 TL
A2	Kot pantolon, 30 beden	adet	15	520 TL	7.800 TL
B1	Triko kazak, lacivert	adet	40	420 TL (emsal)	16.800 TL
C3	Kumaş, keten	metre	12,5	140 TL	1.750 TL
Kutu	Lekeli gömlek (kusurlu)	adet	6	değerlemesi ayrı	ayrı listede

Kazağın birim değeri neden 420 TL, aşağıda anlatıyoruz.

Sayım tutanağına neler yazılır?

Kanun, envanteri listeler hâlinde tutanlar için listelerin sayfa sayfa numaralanmasını, envanter tarihiyle tarihlenmesini, envanteri çıkaran kişi ile işletme sahibi tarafından imzalanmasını ve envanter defteri gibi saklanmasını şart koşar (md. 188). Küçük bir dükkân için iyi bir tutanakta şunlar bulunur:

İşletmenin adı, adresi ve vergi numarası.
Envanterin tarihi ve sayımın yapıldığı gün ve saat.
Sayım ekibinin adları ve imzaları, işletme sahibinin imzası.
Ürün ürün sayım listesi: birim, miktar, birim değer, toplam.
Ayrı liste: bozuk, kusurlu ve son kullanma tarihi geçmiş mallar ve durumları.
Size ait olmayan, sayıma girmeyen mallar ve nedeni.
Sayım başka gün yapıldıysa, yıl sonuna nasıl getirildiği.

Defterler ve belgeler, ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanır (md. 253). Sayım kâğıtlarını da bu süre boyunca atmayın.

Değerleme: hangi fiyatla yazılır?

Kural: maliyet bedeli. Mal, alış bedeli ve alışla doğrudan ilgili nakliye gibi giderlerle birlikte kaça mal olduysa o değerle yazılır (md. 262 ve 274). KDV indirim konusu yapılıyorsa maliyete eklenmez; bunu mali müşavirinizle netleştirin.

İstisna: satış fiyatı maliyetin yüzde 10 ve daha fazla altına düştüyse. Bu durumda maliyet yerine emsal bedeli kullanılabilir (md. 274). Emsal bedelinin ilk yolu "ortalama satış fiyatı"dır: değerlemenin yapıldığı ayda, yoksa önceki ya da ondan önceki ayda yapılan satışların ortalama fiyatı. Bunun için o aydaki satış miktarının, değerlenecek miktarın en az yüzde 25'i olması gerekir (md. 267).

Örnek: Örnek Butik lacivert triko kazağı 500 TL'ye almış. Sezon geçtiği için Aralık'ta 12 adedi ortalama 420 TL'ye satmış; bu maliyetin yüzde 16 altında. Rafta 40 adet kalmış; 12 adetlik satış, 40 adedin yüzde 30'u. İki şart da sağlandığı için kazaklar 40 × 420 = 16.800 TL ile yazılabilir; maliyetle yazılsaydı 20.000 TL olurdu. Bu tercih kârı ve vergiyi değiştirdiği için hesabını ve satış kayıtlarını saklayın, kararı mali müşavirinizle verin.

Bozuk, kırık ve tarihi geçmiş mallar ne olacak?

Değeri önemli ölçüde düşen mal emsal bedeliyle değerlenir. Kanun yangın, deprem, su basması gibi afetleri ve bozulma, çürüme, kırılma, çatlama, paslanma gibi halleri sayar (md. 278).
Emsal bedeli ilk iki yolla bulunamıyorsa vergi dairesi aracılığıyla takdir komisyonuna başvurulur; komisyon maliyeti ve piyasa değerini araştırarak değeri takdir eder (md. 267). Lekeli bir gömleğin ya da ezik bir kutunun ne ettiğini kendi başınıza belirlemek yerine bu yolu mali müşavirinizle konuşun.
İmha edilecek mal: Bozulma ya da son kullanma tarihi nedeniyle sürekli imha yapan işletmeler için Bakanlıkla belirlenen bir imha oranı uygulanabilir (md. 278/A); bu yol başvuruya bağlıdır.
KDV'yi unutmayın. Zayi olan malların KDV'si, deprem, sel ve Bakanlığın mücbir sebep ilan ettiği yerlerdeki yangın hariç, indirim konusu yapılamaz (KDV Kanunu md. 30). Alışta indirdiğiniz KDV'nin düzeltilmesi gerekebilir.

Sayım farkı çıkarsa ne yapmalısınız?

Kayıtla sayım arasında fark çıkması normaldir; önemli olan nedenini bulmaktır:

Önce yeniden sayın; farkların çoğu yanlış rafta duran ya da iki kez sayılan üründür.
Girilmemiş fatura, iade ya da yanlış bedene satılmış ürün arayın.
Fire, kırılma ve kayıp gibi açıklanabilen farkları nedeniyle not edin.
Açıklanamayan farkı tutarıyla yazın.

Sayım farkının vergi açısından nasıl ele alınacağını (fire, zayi ya da başka bir şekilde) mali müşavirinize bırakın. Gündelik sayım düzenini ve farkların nereden çıktığını mağazada stok takibi yazısında ayrıntısıyla anlattık.

Mali müşavirinize ne teslim edersiniz?

İmzalı sayım listeleri ve tutanak.
Ürün ürün değerli envanter listesi, toplamıyla.
Bozuk ve kusurlu mallar listesi.
Emsal bedeli kullandığınız ürünler için satış kayıtları ve hesap.
Yoldaki ve emanetteki mallar listesi.

Bunları ocak ayının ilk haftasında teslim etmek, yıl sonu kapanışını rahatlatır. Yıl içinde gelir ve giderlerinizi düzenli tutuyorsanız gelir gider tablosu yazısındaki düzen, envanterle birlikte yılın kârını görmenizi kolaylaştırır.

Panasis'te nasıl?

Panasis Stok ve alış'ta sayım ekranında rafta saydığınızı yazarsınız; panelle arasındaki fark ve değeri anında görünür, kaydedince sayım hareketi olarak yazılır. Sayımı kategori kategori yapabilirsiniz. Ürünlerin değeri her alışla güncellenen ortalama maliyetle görünür; fark raporu iki sayım arasında kullanılanı, satılanı, fireyi ve açıklanamayan farkı ayırır. Bütün stok listenizi eldeki miktarlar ve değerleriyle Excel'e aktarıp mali müşavirinize verebilirsiniz; vergi için kullanılacak değeri yine onunla kontrol edin.