Stok takibine kaç ürünle başlamalıyım?

Hepsini bir günde girmeye çalışmayın. En çok sattığınız 20 ile 30 ürünle başlayın, birkaç hafta kayıt alışkanlığını oturtun, sonra kalanları kategori kategori ekleyin.

Stok kodu ile barkod aynı şey mi?

Hayır. Stok kodu sizin verdiğiniz iç koddur; barkod ise ürünün üzerindeki, okutularak okunan numaradır. Ürünün kendi barkodu varsa onu da stok kartına yazabilirsiniz, ama beden ve renk ayrımı için kendi kodunuz yine işe yarar.

Sayımı ne kadar sıklıkla yapmalıyım?

Yılda en az bir genel sayım yapın. Arada çok satan ürünleri ayda bir, az satanları birkaç ayda bir sayarak farkı büyümeden yakalarsınız.

Stok değerini alış fiyatıyla mı, satış fiyatıyla mı hesaplamalıyım?

Stok değeri alış maliyetiyle hesaplanır. Aynı ürünü farklı fiyatlarla aldıysanız ortalama maliyet kullanmak pratik bir yoldur; yıl sonu değerlemesi için mali müşavirinizin yöntemine uyun.

Mağazada stok takibi nasıl yapılır? Sayım, kritik seviye, ABC

Mağazada stok takibi üç alışkanlıktan oluşur: her ürünün (beden ve renkli ürünlerde her seçeneğin) eldeki miktarını ve maliyetini gösteren bir stok kartı, her giriş ve çıkışın nedeniyle kaydı ve kaydı rafla karşılaştıran düzenli sayım. Bunun üstüne her ürüne bir kritik seviye yazarsınız, böylece ürün bitmeden sipariş verirsiniz; ABC analiziyle hangi ürüne daha sık bakacağınızı, ölü stok listesiyle hangi ürünün rafta para bağladığını görürsünüz. Hem dükkânda hem internette satıyorsanız kural basittir: her seçeneğin tek bir stok sayısı olur ve iki kanaldaki satış da aynı sayıdan düşer.

Stok kartında ne olmalı?

Stok kartı, bir ürünün kimlik kartıdır. Defterde, Excel'de ya da bir programda tutun, alanlar aynıdır:

Alan	Örnek	Neden
Ürün adı	Keten pantolon	Arama ve rapor
Stok kodu	KP-102-BEJ-38	Aynı modelin seçeneklerini ayırmak
Seçenek	Bej, 38 beden	Satılan seçeneği doğru düşmek
Birim	Adet, metre, kutu	Sayımda karışıklığı önlemek
Alış maliyeti	420 TL	Stok değeri ve kâr
Satış fiyatı (KDV dahil)	950 TL	Etiket ve kasa
Tedarikçi	Örnek Tekstil	Sipariş verirken
Kritik seviye	3 adet	Sipariş zamanı
Hedef stok	8 adet	Ne kadar sipariş edileceği
Raf ya da konum	Depo, raf B2	Sayım ve hazırlık

Rakamlar örnektir.

Beden ve renkli ürünlerde stok

"Keten pantolon: 40 adet" bilgisi işe yaramaz; müşteri 38 beden bej istediğinde onun olup olmadığını söylemez. Beden ve renkli ürünlerde her seçenek ayrı bir stok kalemidir ve kendi kodunu taşır. Kodlamayı baştan bir kurala bağlayın: model kodu, renk, beden. KP-102-BEJ-38 ile KP-102-SYH-40 bir bakışta ayrılır.

Seçenekler çoğaldıkça stoğu bir tabloda görmek kolaylaşır:

Keten pantolon KP-102	36	38	40	42
Bej	2	5	4	1
Siyah	1	3	0	2

Yeni sipariş verirken geçmiş satışın beden dağılımına bakın. Örneğin bir modelde satışların %20'si S, %35'i M, %30'u L, %15'i XL ise 40 adetlik bir siparişi 8 S, 14 M, 12 L ve 6 XL olarak bölersiniz. Her bedenden eşit almak, büyük ve küçük bedenlerin rafta kalmasının en sık nedenidir.

Her hareketi nedeniyle yazın

Eldeki miktar, kartın üzerine yazılan bir sayı değil, bütün giriş ve çıkışların toplamıdır. Her hareketi nedeniyle kaydederseniz sayım tutmadığında nereye bakacağınızı bilirsiniz:

Hareket	Yön	Örnek
Alış	Giriş	Tedarikçiden gelen 12 adet
Satış	Çıkış	Dükkânda ya da internetten satılan
Müşteri iadesi	Giriş	Kontrol edilip rafa dönen ürün
Tedarikçiye iade	Çıkış	Kusurlu gelen parti
Fire	Çıkış	Kırılan şişe, lekelenen kumaş
Teşhir ve numune	Çıkış	Vitrinde solan, test ürünü olarak açılan
Sayım farkı	Giriş ya da çıkış	Sayımda bulunan fark

Kritik seviye nasıl hesaplanır?

Kritik seviye, sipariş vermeniz gereken stok miktarıdır. Hesabı basittir:

Kritik seviye = günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) + emniyet stoğu

Emniyet stoğu, tedarikçinin gecikmesine ya da beklenmedik bir satış gününe karşı tuttuğunuz paydır.

Örnek: Siyah basic tişört, M beden. Son 30 günde 60 adet satılmış, yani günde ortalama 2 adet. Tedarikçi siparişi 7 günde getiriyor; emniyet stoğu olarak 3 günlük satışı, yani 6 adedi tutuyorsunuz. Kritik seviye 2 × 7 + 6 = 20 adettir. Stok 20'ye inince sipariş verirsiniz.

Ne kadar sipariş vereceğinizi de hedef stokla bulursunuz. İki haftada bir sipariş veriyorsanız hedef stok, tedarik süresi ile sipariş aralığı boyunca satacağınız miktar artı emniyet stoğudur: 2 × (7 + 14) + 6 = 48 adet. Stok 20'deyken 48 − 20 = 28 adet sipariş edersiniz. Rakamlar örnektir; her mevsim başında günlük satışı yeniden hesaplayın.

Yavaş satan ürünlerde aynı hesap küçük sayılar verir. Ayda 4 adet satan, tedarik süresi 10 gün olan bir kemerde günlük satış yaklaşık 0,13'tür: 0,13 × 10 = 1,3 adet, üstüne 1 adet emniyet stoğuyla kritik seviye yukarı yuvarlanarak 3 adet olur.

ABC analizi: hangi ürüne daha sık bakmalı?

Her ürünü aynı sıklıkla izlemek vakit kaybıdır. ABC analizi, ürünleri satış tutarlarına göre üç gruba ayırır. Yaygın kullanılan sınırlar şöyledir: satışların yaklaşık ilk %80'ini getiren ürünler A, sonraki %15'i getirenler B, kalan %5'i getirenler C. Bu sınırlar bir kural değil, alışkanlıktır; kendi işinize göre değiştirebilirsiniz.

Nasıl yapılır: geçen yılın (ya da sezonun) ürün başına satış tutarını yazın, büyükten küçüğe sıralayın, her satırda toplam içindeki birikimli payı hesaplayın.

Ürün (Örnek Butik)	Yıllık satış	Pay	Birikimli pay	Grup
Keten pantolon	420.000 TL	%35,0	%35,0	A
Basic tişört	310.000 TL	%25,8	%60,8	A
Triko hırka	190.000 TL	%15,8	%76,7	A
Elbise	150.000 TL	%12,5	%89,2	B
Kot ceket	60.000 TL	%5,0	%94,2	B
Şal	35.000 TL	%2,9	%97,1	C
Kemer	20.000 TL	%1,7	%98,8	C
Çorap seti	15.000 TL	%1,3	%100	C

Toplam 1.200.000 TL; rakamlar örnektir. Bu butikte sekiz üründen üçü satışların %76,7'sini getiriyor. A grubunun stoğunu sık sayın, kritik seviyesini dikkatle tutun, tedarikçiyle bu ürünler için iyi bir teslim süresi konuşun. C grubunda ise fazla stok tutmayın.

Sayım: ne zaman ve nasıl?

Kayıt ne kadar düzenli olursa olsun, raf zamanla kayıttan ayrılır. İki tür sayım yapın:

Genel sayım: bütün ürünler, yılda en az bir kez ve sezon sonunda.
Dönemsel sayım: her hafta ya da her ay ürünlerin bir bölümü. Örneğin A grubunu ayda bir, B grubunu üç ayda bir, C grubunu altı ayda bir.

Sayımı şöyle yapın:

Sayım sırasında satış yapmayın ya da sayılan rafı o sırada satıştan ayırın.
Raf raf ilerleyin; her rafı bitirince işaretleyin.
İki kişiyle sayın: biri sayar, biri yazar. Farkı büyük çıkan ürünü ikinci kez sayın.
Sayılan miktarı kaydedin ve farkı bir sayım hareketi olarak yazın.

Mali tarafı da unutmayın: envanter defteri tutan işletmeler, işe başlarken ve her hesap döneminin sonunda envanter çıkarır; Vergi Usul Kanunu bunu bilanço günündeki mevcutları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek olarak tanımlar (md. 185 ve 186). Hangi defteri tuttuğunuzu ve yıl sonu sayımında sizden ne istendiğini mali müşavirinize sorun.

Sayım farkı çıkınca ne yapmalı?

Farkı yalnızca düzeltip geçmeyin; değerini hesaplayın ve nedenini arayın.

Ürün (Örnek Kozmetik)	Kayıtta	Sayılan	Fark	Birim maliyet	Fark tutarı
Ruj, kırmızı	24	21	−3	180 TL	−540 TL
Nemlendirici 50 ml	15	15	0	260 TL	0 TL
Şampuan 400 ml	30	32	+2	95 TL	+190 TL
Parfüm 50 ml	6	5	−1	1.150 TL	−1.150 TL

Net fark −1.500 TL; rakamlar örnektir. Sık görülen nedenler:

Kaydedilmemiş satış ya da iade
Yanlış seçeneğin düşülmesi (38 yerine 40 beden)
Tedarikçinin eksik getirdiği ama tam girilen alış
Kırılan, açılan ya da teşhirde bozulan ürün
Hırsızlık

Fazla çıkan ürün çoğu zaman eksik çıkan başka bir ürünün işaretidir: kasada şampuan yerine başka bir ürün düşülmüş olabilir.

Ölü stok: satmayanla ne yapılır?

Ölü stok, belirli bir süredir hiç satılmamış üründür. Süreyi siz seçin; giyimde bir sezon, hırdavatta altı ay makul bir başlangıçtır. Her ay "son 90 günde satışı olmayanlar" listesini çıkarın ve her ürün için bir karar verin:

Vitrine ya da kasa önüne taşıyın; bazen ürün yalnızca görünmüyordur.
Çok satan bir ürünle birlikte set yapın.
İndirime koyun. İndirim öncesi fiyatı gösterme kurallarını indirim kuponu ve kampanya fikirleri yazısında anlattık.
Tedarikçiyle iade ya da değişim konuşun.

Ve bir daha aynı hatayı yapmamak için not alın: hangi model, hangi beden, hangi renk satmadı?

Dükkân ve internet aynı stoktan

Hem dükkânda hem internette satıyorsanız en sık sorun, dükkânda satılan son ürünün internette de satılmasıdır. Bunu önlemek için:

Her seçeneğin tek bir stok sayısı olsun; iki ayrı liste tutmayın.
Dükkân satışını aynı gün, mümkünse satış anında kayda geçirin. Gün sonuna bırakılan satışlar gün içinde internetten ikinci kez satılabilir.
Son birkaç adedi kalan hızlı ürünlerde internette bir adet eksik gösterin; bu küçük pay, iki kanaldan aynı anda gelen siparişe karşı tampondur.
İnternetten gelen iadeyi kontrol edip stoğa geri alın; kontrol edilmeden rafa konan iade sayımda sorun çıkarır.
Pazaryerinde de satıyorsanız stoğun oraya kendiliğinden aktarılıp aktarılmadığını kontrol edin; elle güncelliyorsanız pazaryerinde daha az adet gösterin.

Panasis'te nasıl?

Panasis'te iki yol var ve ikisi ayrı stok tutar. Online satıyorsanız E-ticaret mağazası her seçenek için ayrı fiyat, stok ve stok kodu tutar; telefon ve Instagram siparişlerini panelden elle girdiğinizde stok düşer, stoğu azalan ürün için e-posta gelir, Trendyol ve n11'e gönderdiğiniz ürünlerin stoğu eşitlenir. Online mağazanız yoksa Stok ve alış ile alışları, kritik seviyeyi, tedarikçiye WhatsApp'tan giden sipariş listesini, sayım farkını ve ortalama maliyetle stok değerini izlersiniz; ön muhasebede bir satışa stoktaki ürünü eklediğinizde satılan miktar düşer. Panasis'te barkod okuyan kasa yoktur; satış fişini yazar kasanızdan kesmeye devam edersiniz. Mağazalar için ürünlerin bir arada nasıl çalıştığı mağaza ve butik sayfasında.