Gelir gider tablosu vergi beyannamesi yerine geçer mi?

Hayır. Tablo kendi takibiniz içindir. Resmi defterleri ve beyannameleri mali müşaviriniz, fatura ve fişlere dayanarak hazırlar; tablonuz ona düzenli ve eksiksiz bir döküm verir.

Kendi maaşımı gider olarak yazabilir miyim?

Şahıs işletmesinde kendinize aldığınız parayı tabloda gider yerine "sahibin çektiği para" olarak ayrı bir satırda yazın; böylece işletmenin gerçek kârı görünür. Vergide nasıl değerlendirileceği şirket yapınıza bağlıdır, mali müşavirinize sorun.

Kartla yapılan satışın parası ertesi gün geliyor, hangi güne yazmalıyım?

Satış tarihine gelir olarak, paranın bankaya geçtiği güne de ödeme tarihi olarak yazın. POS komisyonunu ayrı bir gider satırı olarak eklerseniz banka dökümüyle karşılaştırmak kolaylaşır.

Tabloyu ne sıklıkla doldurmalıyım?

En iyisi her gün ya da en geç haftada bir. Ay sonuna bırakılan tablo eksik kalır; özellikle nakit giderlerin fişleri kaybolur.

Gelir gider tablosu nasıl hazırlanır? İşletme için örnek tablo

Gelir gider tablosu, işletmeye giren ve çıkan her tutarın tarihiyle, türüyle ve tutarıyla yazıldığı listedir; ay sonunda gelirlerin toplamından giderlerin toplamı çıkarılınca o ayın kârı ya da zararı görünür. İyi bir tablo için dört şey yeter: her işlem için tek satır, az ve sabit kategoriler, KDV'nin ayrı bir sütunda tutulması ve paranın gerçekten el değiştirdiği tarihin ayrıca yazılması. Bu tablo kendi takibiniz içindir; resmi defterin ve beyannamenin yerine geçmez, onları mali müşaviriniz tutar.

Ön muhasebenin genel çerçevesini ve mali müşavirle iş bölümünü ön muhasebe nedir yazısında anlattık. Bu yazı doğrudan tabloya odaklanır: hangi sütunlar, hangi kategoriler ve bir ayın hesaplı örneği.

Gelir gider tablosu ne işe yarar?

Ay bitmeden durumu görürsünüz. Mali müşavirin raporu çoğu zaman haftalar sonra gelir; kendi tablonuz o gün ne durumda olduğunuzu gösterir.
Gideri büyüyen kalemi yakalarsınız. Malzeme ya da enerji gideri geçen aya göre arttıysa fiyat ya da kullanım konuşulur.
Fiyat kararlarına temel olur. Zam yapmadan önce kârın nereye gittiğini bilirsiniz.
Mali müşavire düzenli belge gider. Her satırın belge numarası olduğunda ay sonu "fiş arama" işi kalkar.

Gelir gider tablosunda hangi sütunlar olmalı?

Sütun	Ne yazılır	Neden
Tarih	İşin yapıldığı ya da faturanın tarihi	Ayın kârını doğru aya yazmak için
Tür	Gelir ya da gider	Toplamları ayırmak için
Kategori	Sabit listeden biri (aşağıda)	Ay sonu özet için
Açıklama	"Toptancı, sebze", "Ekim kirası"	Satırı sonradan anlamak için
Karşı taraf	Müşteri ya da tedarikçi	Kimden alacak, kime borç var
Belge no	Fatura, fiş, dekont numarası	Mali müşavir ve kontrol için
KDV hariç tutar	Matrah	Kârı doğru görmek için
KDV	Tutar	Ayrı izlemek için
Toplam	KDV dahil	Kasadan ya da bankadan çıkan gerçek para
Ödeme şekli	Nakit, kart, havale	Kasa ve bankayı ayırmak için
Ödeme tarihi	Paranın girdiği ya da çıktığı gün	Nakit görünümü için

Kural basit: her işlem bir satır. Her ay için ayrı sayfa açmak yerine bütün yılı tek listede tutun; ay ayrımını tarih sütunu yapar. Böylece özetler tek formülle çıkar.

Gelir ve gider kategorileri nasıl seçilir?

Kategori sayısı az olsun: gelirde 2–4, giderde 8–12 kategori çoğu küçük işletmeye yeter. Kategorileri yıl ortasında değiştirmeyin; değiştirirseniz aylar birbiriyle karşılaştırılamaz.

Gelir kategorileri (örnek): Satış (dükkân, masa, hizmet), paket ve online siparişler, kurumsal ve toplu işler, diğer gelirler.

Gider kategorileri (örnek):

Kategori	Neler girer
Malzeme ve mal alışı	Hammadde, satılacak ürün, sarf malzemesi
Personel	Maaş, SGK işveren payı, yemek ve yol; tutarı mali müşavirin bordrosundan alın
Kira ve aidat	Dükkân ya da ofis kirası, site aidatı
Enerji ve su	Elektrik, doğalgaz, su
İletişim ve yazılım	İnternet, telefon, abonelikler
Banka ve POS	POS komisyonu, havale ücretleri
Muhasebe ve hukuk	Mali müşavir ücreti, noter
Bakım ve onarım	Cihaz tamiri, tadilat
Pazarlama	Reklam, baskı, tabela
Vergi ve harçlar	Vergi beyannamesiyle ödenenler hariç harç, ruhsat ücretleri
Diğer	Sınıflandırılamayan küçük giderler; büyüyorsa yeni kategori açın

Restoran ve kafede malzeme giderini porsiyona bölmek isterseniz porsiyon maliyeti yazısına bakın.

Nakit esası mı, tahakkuk esası mı?

İki farklı soru vardır ve tablo ikisine de cevap verebilmelidir:

"Bu ay ne kazandım?" Tahakkuk görünümü: iş hangi ay yapıldıysa ya da gider hangi ay için yapıldıysa o aya yazılır, para ne zaman gelirse gelsin. Ekim'de yaptığınız toplu yemeğin parası Kasım'da gelse de Ekim'in gelirindedir.
"Kasamda ve bankamda ne kadar para var, ne kadar kalacak?" Nakit görünümü: para hangi gün el değiştirdiyse o güne yazılır.

Küçük bir işletmede ikisi arasındaki fark çoğu zaman vadeli satışlar ve vadeli alışlardan çıkar. Tabloda hem "Tarih" hem "Ödeme tarihi" sütunu olursa iki görünümü de aynı listeden alırsınız. Ödemesi gelmemiş satışları müşteri müşteri izlemeyi cari hesap takibi yazısında anlattık.

KDV'li mi, KDV'siz mi yazmalı?

KDV mükellefiyseniz satışta müşteriden topladığınız KDV sizin geliriniz değildir; alışta ödediğiniz KDV'yi de beyannamede indirirsiniz. Bu yüzden kârı görmek için tutarları KDV hariç toplayın, KDV'yi ayrı sütunda izleyin. Kasa ve banka hesabını tutarken ise KDV dahil toplam esas alınır, çünkü kasadan çıkan para odur.

Ay sonunda "Satışlardaki KDV" eksi "Alışlardaki KDV" size ödenecek KDV'nin kabaca fikrini verir; kesin tutarı beyannameden önce mali müşaviriniz hesaplar. Gider fişinde KDV ayrı yazmıyorsa toplam tutarı yazın ve KDV sütununu boş bırakın; tahmin etmeyin.

Örnek: bir kafenin Ekim 2026 tablosu

Aşağıdaki işletme ve rakamlar örnektir. Tutarlar KDV hariçtir.

Gelirler

Kategori	Tutar (TL)	Not
Masa satışları	265.000	Gün sonu toplamlarından
Kurumsal ve toplu işler	18.000	Bir şirkete toplu yemek; vadesi Kasım
Toplam gelir	283.000

Giderler

Kategori	Tutar (TL)	Gelire oranı
Malzeme ve mal alışı	86.000	%30,4
Personel	98.000	%34,6
Kira	35.000	%12,4
Enerji ve su	14.500	%5,1
Muhasebe	4.000	%1,4
Ambalaj ve temizlik	4.700	%1,7
Banka ve POS	3.600	%1,3
Bakım ve onarım	2.500	%0,9
İletişim ve yazılım	1.200	%0,4
Toplam gider	249.500	%88,2

Ekim kârı (tahakkuk, vergi öncesi): 283.000 − 249.500 = 33.500 TL.

Şimdi aynı ayın nakit görünümü. Toplu yemeğin 18.000 TL'si henüz gelmedi; Eylül'den kalan bir müşteri 6.000 TL ödedi. Malzemenin 20.000 TL'si vadeli alındı ve Kasım'da ödenecek; Eylül'den kalan 12.000 TL'lik tedarikçi borcu Ekim'de ödendi.

Kalem	Hesap	Tutar (TL)
Giren para	265.000 + 6.000	271.000
Çıkan para	249.500 − 20.000 + 12.000	241.500
Nakit fark		29.500

Ay kârlı kapandı ama kasaya kârdan 4.000 TL az para girdi. Fark büyüdükçe "kâr ediyorum ama para yok" duygusu başlar; çözüm çoğunlukla vadeli satışları zamanında tahsil etmektir.

Aylık görünüm nasıl okunur?

Ay ay özet, tek bir ayın rakamından daha çok şey söyler:

Ay	Gelir	Gider	Fark	Malzeme / gelir
Ağustos	312.000	262.000	50.000	%29,5
Eylül	276.000	246.000	30.000	%31,2
Ekim	283.000	249.500	33.500	%30,4

Okurken şunlara bakın:

Oranlar sabit mi? Malzemenin gelire oranı bir ayda birkaç puan arttıysa zam, fire ya da porsiyon kayması olabilir.
Sabit giderler: Kira, personel ve muhasebe satış düşse de aynı kalır. Sakin ayın kârı bu yüzden hızla erir.
Mevsim: Geçen yılın aynı ayıyla karşılaştırmak, bir önceki ayla karşılaştırmaktan çoğu zaman daha anlamlıdır.

Oranları başka işletmelerin "ideal oranlarıyla" değil, kendi geçmişinizle karşılaştırın; internette dolaşan sektör ortalamalarının kaynağı çoğu zaman belirsizdir.

Excel'de nasıl kurulur?

İlk satıra sütun başlıklarını yazın, tabloyu "Tablo olarak biçimlendir" ile tablo hâline getirin.
Kategori sütununa açılır liste koyun (Veri doğrulama); herkes aynı adı yazsın.
Ayrı bir sayfada ay ay özet için ÇOKETOPLA (İngilizce SUMIFS) formülü ya da Özet Tablo kullanın: türü "Gider", kategorisi "Kira", tarihi Ekim içinde olanların toplamı gibi.
Ay sonunda tablonun toplamını kasa sayımınız ve banka dökümünüzle karşılaştırın. Restoranda günlük kapanışı gün sonu yazısında anlattık.

Excel'in yetmediği nokta genellikle şudur: birden fazla kişi aynı dosyaya yazmaya başlar, fiş fotoğrafları ayrı bir klasörde kaybolur, vadesi geçen müşterileri ayrıca izlemeniz gerekir ya da banka hareketlerini tek tek elle girmekten yorulursunuz. Bu noktada bir ön muhasebe programı işinizi kolaylaştırır.

Fişler ve faturalar ne olacak?

Tablo belgelerin yerine geçmez. Defter tutmak zorunda olanlar, defterleri ve fatura, fiş gibi belgeleri ilgili yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklar (Vergi Usul Kanunu md. 253). Her satıra belge numarasını yazmak, beş yıl sonra bile o belgeyi bulmanızı sağlar. İşletmeyle ilgisi olmayan kişisel harcamaları gider olarak değil, ayrı bir "sahibin çektiği para" satırıyla yazın; bu ayrımın neden önemli olduğunu ön muhasebe yazısında anlattık.

Panasis'te nasıl?

Panasis Ön muhasebe'de satışlarınızı ve giderlerinizi yazarsınız; giderin türünü seçer, fişin fotoğrafını ya da faturanın PDF'ini eklersiniz. Satışta KDV kalemlere göre hesaplanır, giderde tutarın içindeki KDV ayrılır; Raporlar'da ay ay satış ve gider, giderler türe göre ve her ayın ödenecek KDV'si görünür. Kira gibi düzenli giderleri bir kez yazıp her ay kendiliğinden gelmesini sağlarsınız; bankanızın Excel ya da CSV dökümünü yükleyince hareketler açık satış ve giderlerle eşleştirilmek üzere önerilir. İstediğiniz günlerin satış ve giderlerini Excel olarak mali müşavirinize gönderirsiniz; kişisel harcamaları gider yerine "Para çıkışı" olarak yazarsınız.