Veresiye defteri nasıl tutulur? Dijital takip ve hatırlatma

Veresiye defteri, müşterinin malı bugün alıp parasını sonra ödediği satışların müşteri müşteri yazıldığı defterdir. İyi tutulmuş bir defterde her müşterinin adı ve telefonu, bir limiti ve ödeme günü, her alışverişin tarihi, tutarı, ödenenler ve kalan borç bulunur. Unutulmaması gereken nokta şu: veresiye bir alacaktır; satışın fişi ya da faturası mal verildiği gün kesilir, ödemenin sonra gelmesi bunu değiştirmez. Aşağıda örnek bir sayfa, limit ve hatırlatma düzeni ve defteri Excel'e ya da bir programa taşımanın yolları var.

Veresiye satış nedir, yasal mı?

Veresiye, bedeli sonradan ödenmek üzere yapılan satıştır ve tamamen yasaldır; bakkalın, kasabın, hırdavatçının yüzyıllardır yaptığı iş budur. Vergi açısından üç kural bilmeniz yeter:

• Vergi mal teslim edilince doğar. KDV Kanunu'na göre vergiyi doğuran olay malın teslimi ya da hizmetin yapılmasıdır; paranın ne zaman geleceği önemli değildir.
• Fiş satış günü kesilir. Fatura vermediğiniz satışları yazar kasa fişiyle belgelersiniz. "Parasını getirince fişini keserim" demek, belge düzenlememek demektir. Vergi Usul Kanunu'na göre yazar kasa fişinin düzenlenmemesinin cezası 2026 için yılın ilk tespitinde belge başına 14.000 TL'dir.
• Fatura gerekebilir. Müşteri isterse ya da bir alışverişin tutarı 2026 için 12.000 TL'yi geçerse fatura vermeniz zorunludur. Fatura, mal teslim edildiği tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir.

Veresiye alacağı süresiz de değildir. Türk Borçlar Kanunu küçük çapta perakende satışlardan doğan alacaklar ile lokanta ve benzeri yerlerdeki yeme içme bedelleri için beş yıllık zamanaşımı öngörür. Eski borçları yıllarca beklemeyin; zamanaşımının işleyişini cari hesap takibi yazısında anlattık.

Veresiye defterinde hangi bilgiler olmalı?

Defter iki kısımdan oluşur: her müşterinin bir kez yazılan bilgileri ve her alışveriş ya da ödemenin satırı.

Müşteri bilgileri (sayfanın başına)

Bilgi	Neden?
Ad soyad	Aynı isimli iki müşteriyi ayırmak için soyadı ya da lakabı da yazın
Telefon	Hatırlatma ve ulaşamadığınızda ilk başvuracağınız yol
Limit	Bu müşteriye en fazla ne kadar veresiye vereceğiniz
Ödeme günü	Ay başı, maaş günü ya da her cumartesi gibi
Not	"Eşi de bu hesaptan alır" gibi bilgiler

Hareket satırları

Sütun	Açıklama
Tarih	Alışveriş ya da ödeme günü
Açıklama	Ne alındı: "2 ekmek, süt, deterjan" ya da tek kalem "market alışverişi"
Fiş no	Satış fişinin numarası; tartışma çıkınca fişe bakarsınız
Borç	Alışverişin tutarı
Ödeme	Müşterinin ödediği tutar
Kalan	Önceki kalan + borç − ödeme
Paraf	Müşterinin kısa imzası; büyük alışverişlerde ve ödemelerde mutlaka

Kalan sütununu her satırda yeniden hesaplayın. Sayfanın sonunda değil, her satırda kalanın yazılı olması, müşteriyle bakiye konusunda tartışmayı önler.

Örnek veresiye sayfası

Köşe Bakkal (örnek işletme), müşteri Ahmet Y., limit 2.500 TL, ödeme günü her ayın 5'i:

Tarih	Açıklama	Fiş no	Borç	Ödeme	Kalan	Paraf
08.10	Market alışverişi	1452	640 TL		640 TL	A.Y.
14.10	Deterjan, yağ	1518	410 TL		1.050 TL	A.Y.
21.10	Market alışverişi	1603	780 TL		1.830 TL	A.Y.
29.10	Su, ekmek	1689	220 TL		2.050 TL
05.11	Nakit ödeme			1.500 TL	550 TL	A.Y.
07.11	Market alışverişi	1754	520 TL		1.070 TL	A.Y.

Ahmet Bey 29 Ekim'de limitine yaklaştı (2.050 TL / 2.500 TL). Bu noktada bir sonraki büyük alışverişten önce ödeme gününü hatırlatmak, limiti aşıp sonra konuşmaktan kolaydır.

Veresiye limiti nasıl belirlenir?

Her müşteriye bir limit koyun ve ilk günden söyleyin. Limit, müşteriyle aranızdaki en net cümledir: "Size 2.500 TL'ye kadar yazabilirim."

• Yeni müşteriye düşük başlayın. Birkaç ay düzenli ödeyen müşterinin limitini artırırsınız.
• Ödeme gününe göre ayarlayın. Maaşla ödeyen bir müşterinin limiti, bir aylık alışverişini karşılayacak kadar olabilir; haftalık ödeyeninki daha düşük.
• Toplamı da izleyin. Bütün müşterilerin açık veresiyesinin toplamı, kasanızdan çıkmış ama henüz geri gelmemiş paradır. Örnek bakkalda günlük ciro ortalama 15.000 TL ve toplam açık veresiye 42.000 TL ise yaklaşık üç günlük ciro müşterilerde duruyor demektir. Tedarikçinize 15 günde ödeme yapıyorsanız bu tutarın büyümesi nakit sıkışıklığına yol açar.
• Limiti aşmaya izin vermeyin ya da bilerek verin. Aşılan her limit bir sonraki ay daha zor kapanır. İstisna yapacaksanız deftere not düşün.

Borç nasıl ve ne zaman hatırlatılır?

Hatırlatma zamanında yapılırsa kırıcı olmaz. Basit bir takvim:

1. Ödeme gününden bir gün önce: "Ayşe Hanım merhaba, yarın ödeme gününüz. Güncel hesabınız 1.380 TL. İyi günler."
2. Ödeme gününden bir hafta sonra: "Ayşe Hanım merhaba, 5 Kasım'daki ödemeniz henüz gelmedi. Kalan hesabınız 1.380 TL; IBAN'ımız ... Uygun olduğunuzda bekleriz."
3. Bir ay sonra: Telefonla arayın ya da dükkâna geldiğinde yüz yüze konuşun; yeni veresiye vermeden önce bir ödeme planı yapın.

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e göre borç hatırlatma ve tahsilat bildirimleri için önceden izin almanız gerekmez; ama bu mesajlarda hiçbir ürün ya da hizmet özendirilemez, tanıtılamaz. Hatırlatmaya "bu hafta kıymada indirim var" eklerseniz mesaj ticari ileti olur ve izin ister (İYS nedir). Farklı durumlar için hazır mesajları müşteri mesaj örnekleri yazısında bulabilirsiniz.

Borcu başkalarının duyacağı şekilde konuşmayın; tezgâhtaki defteri açık bırakmayın. Müşterinin adı, telefonu ve borcu kişisel veridir. Bu bilgileri veresiye takibi için kullanır, nasıl işlediğinizi bir aydınlatma metniyle anlatırsınız (KVKK aydınlatma metni).

Veresiye defteri nasıl kapatılır?

"Defteri kapatmak" üç farklı anlama gelir:

• Müşterinin borcu bitti: Son ödemeyi yazın, kalanı sıfır olarak kapatın, satırı müşteriye parafatın. Nakit aldığınız ödemeler için imzalı bir tahsilat makbuzu vermek ileride tartışmayı önler.
• Yıl sonunda yeni defter: Her müşterinin kalan borcunu yeni defterin ilk satırına "devir" diye yazın; eski defteri atmayın, saklayın.
• Veresiyeyi bırakmak: Müşterilere birkaç hafta önceden haber verin, yeni veresiye yazmayı durdurun ve açık hesaplar için ödeme planı yapın.

Ödenmeyen bir borç için önce yazılı hatırlatma ve ödeme planı deneyin. Sonuç alamazsanız yasal takip için bir avukata danışın; deftere müşterinin parafı ve fiş numaraları yazılıysa alacağınızı göstermek kolaylaşır. Tahsil edilemeyen alacağın vergi açısından nasıl ele alınacağını mali müşavirinize sorun.

Kâğıt defter mi, Excel mi, program mı?

	Kâğıt defter	Excel ya da Google E-Tablolar	Ön muhasebe programı
Başlamak	Hemen	Bir şablon hazırlamak gerekir	Kurulum ve alışma süresi
Kalan hesabı	Elle, hata riski var	Formülle	Kendiliğinden
Kim ne kadar borçlu (toplam)	Sayfa sayfa toplanır	Özet tabloyla	Tek ekranda
Vadesi geçenler	Akılda tutulur	Süzgeçle	Listenin başında
Hatırlatma	Elle arama	Elle mesaj	Hazır mesajla
Kaybolma riski	Defter kaybolur, ıslanır	Dosya yedeklenmezse kaybolur	Bulutta saklanır

Excel kullanacaksanız iki sayfa açın: "Müşteriler" (ad, telefon, limit, ödeme günü) ve "Hareketler" (tarih, müşteri, açıklama, fiş no, borç, ödeme). Müşteriler sayfasında her müşterinin kalanını Hareketler sayfasından toplatın: borç sütununun o müşteriye ait toplamından ödeme sütununun toplamını çıkaran bir ETOPLA formülü yeterlidir. Kalanı limitinden büyük olanları koşullu biçimlendirmeyle kırmızı yapın. Dosyayı her akşam bir buluta ya da başka bir cihaza yedekleyin.

Müşteri sayısı yirmiyi, otuzu geçtiğinde ve hatırlatmaları düzenli göndermek istediğinizde bir ön muhasebe programı işinizi kolaylaştırır. Program seçerken kalanın kendiliğinden hesaplanmasına, vadesi geçenlerin listelenmesine ve verilerinizi dışa aktarabilmenize bakın.

Panasis'te nasıl?

Panasis Ön muhasebe'de veresiye satışı müşteriyi seçerek ve vade vererek yazarsınız; ödeme geldikçe tahsilatı işaretlersiniz, kısmi ödemede kalan her zaman görünür. Ödemesi geciken müşteriler özetin başında listelenir; tutarı ve IBAN'ınızı içeren hatırlatmayı WhatsApp'tan tek dokunuşla gönderirsiniz. İsterseniz satıştan bir ödeme bağlantısı oluşturup müşterinin kendi iyzico ya da PayTR hesabınıza kartla ödemesini sağlarsınız. Müşteriler listesinde numara nasıl yazılırsa yazılsın aynı kişi tek müşteri olarak görünür; kartında cari bakiyesi ve hesap dökümü durur. Satış fişini yine yazar kasanızdan kesersiniz.