Vardiya planı nasıl hazırlanır? Adımlar ve yasal sınırlar

Vardiya planı, işletmenizin hangi saatte kaç kişiye ihtiyacı olduğunu çıkarıp bu saatleri çalışanlara yasal sınırları aşmadan dağıtmaktır. İş Kanunu'na göre bir çalışan kural olarak haftada en çok 45 saat, günde en çok 11 saat çalışır, yedi günde bir kesintisiz en az 24 saat dinlenir ve gece döneminde en fazla 7,5 saat çalışır. Planı hafta başlamadan duyurun, gerçekleşen saatleri de kaydedin.

Aşağıda önce planı adım adım hazırlıyoruz, sonra bütün yasal sınırları kaynaklarıyla bir tabloda topluyoruz.

1. Adım: Hangi saatte kaç kişi gerekiyor?

Plan, çalışanlardan değil işin kendisinden başlar. Geçmiş haftalara bakın: hangi saatlerde kuyruk oluşuyor, hangi saatlerde personel boş bekliyor? Adisyon ya da kasa programınızın saatlik satış raporu varsa en iyi veri odur; yoksa iki hafta boyunca her saat başı içerideki müşteri sayısını not edin.

Uydurma bir örnek: 08:00–23:30 arası açık, kahvaltı ve akşam kalabalığı olan Örnek Kafe.

Saat aralığı	Gereken kişi	Not
08:00–15:30	2	Kahvaltı ve öğle; pazartesi sabah toptancı teslimatı ve sayım için 3
15:30–16:00	4	Devir teslim: kasa sayımı, eksiklerin söylenmesi
16:00–23:30	2	Akşam; perşembe canlı müzik olduğu için 3

Temizlik şirketinde soru "hangi saatte" değil "hangi iş, kaç saat, kaç kişi"dir: her müşterinin işini süresi ve gereken ekip sayısıyla listeleyin, sonra ekipleri günlere dağıtın.

2. Adım: Vardiya türlerini belirleyin

Her gün yeniden saat yazmak yerine birkaç sabit vardiya türü tanımlayın. Örnek Kafe için:

• Sabah (S): 08:00–16:00. 30 dakika mola, 7,5 saat çalışma.
• Akşam (A): 15:30–23:30. 30 dakika mola, 7,5 saat çalışma.

İki vardiyanın yarım saat çakışması bilinçli bir tercihtir: devir teslim kayıp zaman değildir, kasadaki farkların ve unutulan siparişlerin çoğu bu yarım saatte yakalanır. Molayı vardiya süresine eklemeyi unutmayın; ara dinlenmesi çalışma süresinden sayılmaz.

3. Adım: Çalışanları ve kısıtlarını yazın

Her çalışan için şunları bir kez not edin:

• Tam süreli mi kısmi süreli mi, sözleşmedeki haftalık saati
• Yapabildiği işler (kasa, barista, mutfak, ehliyet)
• Sabit kısıtlar: okul saatleri, ikinci iş, çocuk
• Yaşı: 18 yaşından küçükler için ayrı kurallar vardır (aşağıda)
• Önceden onaylanmış izinleri; yıllık iznin nasıl hesaplandığını yıllık izin yazısında anlattık

Hafta tatili gününü mümkünse sabit tutun. Her hafta değişen tatil günü, çalışanın hayatını planlamasını zorlaştırır ve vardiya değişimi isteklerini artırır.

4. Adım: Haftalık tabloyu doldurun

Örnek Kafe'nin beş çalışanı için bir haftalık plan (S: Sabah, A: Akşam, Tatil: hafta tatili):

Çalışan	Pzt	Sal	Çar	Per	Cum	Cmt	Paz	Haftalık
Ayşe	S	Tatil	S	S	S	S	S	45 saat
Mehmet	S	S	Tatil	S	S	S	S	45 saat
Elif	S	S	S	A	A	A	Tatil	45 saat
Zeynep	A	A	A	A	Tatil	A	A	45 saat
Can	A	A	A	A	A	Tatil	A	45 saat
Sabah / akşam	3 / 2	2 / 2	2 / 2	2 / 3	2 / 2	2 / 2	2 / 2

Bu tabloda dikkat edilen üç şey var:

1. Herkes 6 gün × 7,5 saat = 45 saat çalışıyor. Haftalık sınır aşılmıyor.
2. Elif sabahtan akşama geçiyor, akşamdan sabaha geçmiyor. Çarşamba 16:00'da çıkıp perşembe 15:30'da başlıyor. Tersi olsaydı (perşembe 23:30'da çıkıp cuma 08:00'de başlamak) arada yalnızca 8,5 saat kalırdı; bu, aşağıdaki dinlenme kurallarına uymaz.
3. En alttaki satır her günün kişi sayısını gösteriyor. Planı bitirdiğinizde bu satırı birinci adımdaki ihtiyaç tablosuyla karşılaştırın.

5. Adım: Yayınlamadan önce kontrol edin

• Kimse haftada 45 saati aşmıyor (aşıyorsa bu fazla çalışmadır, onayı ve ücreti gerekir)
• Kimse günde 11 saati aşmıyor
• Akşam vardiyasından ertesi sabaha geçen yok; vardiya değişiminde en az 11 saat dinlenme var
• Herkesin yedi gün içinde kesintisiz en az 24 saatlik hafta tatili var
• Molalar vardiya süresine göre doğru: 7,5 saati aşan çalışmada 1 saat
• Gece dönemindeki (20:00–06:00) çalışma kimse için 7,5 saati aşmıyor
• 18 yaşından küçükler, kısmi süreliler ve gebe çalışanlar için ayrı kurallar uygulandı
• Resmi tatil günleri işaretlendi; o gün çalışacaklar belli

6. Adım: Duyurun, değişikliği yönetin, saatleri kaydedin

İş Kanunu md. 67'ye göre günlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile dinlenme saatleri işyerinde çalışanlara duyurulur. Postalar hâlinde çalışılan işlerde ilgili yönetmelik ayrıca posta saatlerinin, çalışanların adlarının, ara dinlenmelerin, hafta tatillerinin ve bunlardaki değişikliklerin herkesin görebileceği şekilde ilan edilmesini ister. Planı en az bir hafta önceden paylaşmak hem yasal bakımdan hem de çalışanların hayatını düzenlemesi için iyidir.

Vardiya değişimi için basit bir kural koyun: iki çalışan kendi aralarında değişebilir ama değişiklik sizin onayınızla plana yazılır. Aksi hâlde plan ile gerçek ayrışır ve kimin ne kadar çalıştığını bilemezsiniz. Çalışma Süreleri Yönetmeliği md. 9'a göre işveren, çalışanların çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır; giriş ve çıkış saatlerini kaydedin.

Yasal sınırlar: İş Kanunu ve yönetmelikler ne diyor?

Bu bölüm genel bilgilendirme içindir, hukuki danışmanlık değildir. Kurallar 4857 sayılı İş Kanunu ile Çalışma Süreleri, Fazla Çalışma ve Postalar Hâlinde Çalışma yönetmeliklerinden derlendi (Kasım 2026).

Konu	Kural	Dayanak
Haftalık çalışma	En çok 45 saat; aksi kararlaştırılmamışsa çalışılan günlere eşit bölünür	İş K. md. 63
Günlük çalışma	Her ne şekilde olursa olsun en çok 11 saat	İş K. md. 63, Çalışma Süreleri Yön. md. 4
Denkleştirme	Yazılı anlaşmayla haftalık 45 saat günlere farklı dağıtılabilir; iki aylık dönemde haftalık ortalama 45 saati aşamaz (toplu iş sözleşmesiyle 4 ay; turizmde 4 ay, toplu iş sözleşmesiyle 6 ay)	İş K. md. 63, Çalışma Süreleri Yön. md. 5
Günlük dinlenme	Çalışmalar, 24 saat içinde kesintisiz 12 saat dinlenme dikkate alınarak düzenlenir	Çalışma Süreleri Yön. md. 3
Ara dinlenmesi	4 saate kadar 15 dk; 4 saatten fazla ve 7,5 saate kadar 30 dk; 7,5 saatten fazla 1 saat. Çalışma süresinden sayılmaz	İş K. md. 68
Gece	20:00'de başlayıp en erken 06:00'ya kadar süren, en fazla 11 saatlik dönem; gece çalışması en çok 7,5 saat. Turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmetinde yazılı onayla daha uzun olabilir	İş K. md. 69
Posta değişimi	Bir hafta gece çalışan, sonraki hafta gündüz çalışır (iki haftalık nöbetleşme de olabilir); postası değişen en az 11 saat kesintisiz dinlendirilir	İş K. md. 69, Postalar Yön. md. 8 ve 9
Hafta tatili	Yedi günlük dönemde kesintisiz en az 24 saat	İş K. md. 46
Fazla çalışma	Haftalık 45 saati aşan çalışma; her saati %50 zamlı ödenir ya da 1,5 saat serbest zaman verilir	İş K. md. 41
Fazla sürelerle çalışma	Sözleşmedeki haftalık süre 45'in altındaysa, o süreyi aşıp 45 saate kadar olan çalışma; %25 zamlı ya da 1 saat 15 dk serbest zaman	İş K. md. 41
Yıllık üst sınır	Fazla çalışma bir yılda en çok 270 saat; sınır işçi başına uygulanır	İş K. md. 41, Fazla Çalışma Yön. md. 5
Onay	Fazla çalışma için işçinin yazılı onayı; sözleşme yapılırken ya da ihtiyaç doğunca alınır, özlük dosyasında saklanır. İşçi 30 gün önceden yazılı bildirimle geri alabilir	Fazla Çalışma Yön. md. 9
Fazla çalışma yaptırılamayanlar	18 yaşından küçükler, kısmi süreli çalışanlar, gebe, yeni doğum yapmış ve emziren çalışanlar, sağlığı elvermediği raporla belgelenenler; gece çalışmasında da fazla çalışma yapılamaz	İş K. md. 41, Fazla Çalışma Yön. md. 7 ve 8
Resmi tatiller	Çalışılıp çalışılmayacağı sözleşmeyle belirlenir, hüküm yoksa işçinin onayı gerekir; çalışılan her gün için ayrıca bir günlük ücret ödenir	İş K. md. 44 ve 47

Serbest zaman, işçinin istemesiyle zamlı ücret yerine verilir ve altı ay içinde, çalışma süreleri içinde ve ücretten kesinti olmadan kullanılır (md. 41).

Konaklama tesisleri için 2025 değişikliği: 7553 sayılı Kanun'la İş Kanunu md. 46'ya eklenen hükme göre, Kültür ve Turizm Bakanlığı'ndan turizm işletmesi belgeli konaklama tesislerinde, işçinin yazılı talebi ya da onayıyla hafta tatili hak kazanılan günü izleyen dört gün içinde kullandırılabilir. İşçi onayını 30 gün önceden yazılı bildirimle geri alabilir.

Temizlik ve saha işleri için: md. 66'ya göre işçinin işveren tarafından işyeri dışında bir yerde çalışmak üzere gönderilmesi hâlinde yolda geçen süre çalışma süresinden sayılır. Ekibinizi bir müşteriden ötekine götürüyorsanız yol süresini plana yazın; 45 ve 11 saat sınırlarına o da dahildir.

18 yaşından küçükler: zorunlu ilköğretimi tamamlamış ve okula gitmeyen çocuklar günde 7, haftada 35 saatten fazla çalışamaz; 15 yaşını tamamlamış olanlar için bu süre günde 8, haftada 40 saate kadar artırılabilir. Okula devam edenler eğitim döneminde, okul saatleri dışında en fazla günde 2, haftada 10 saat çalışabilir (md. 71). Postalar hâlinde çalışılan işlerde 18 yaşından küçükler 20:00–06:00 arasındaki postalarda çalıştırılamaz.

Çok küçük işyerleri: İş Kanunu md. 4'e göre esnaf ve sanatkâr tanımına uyan ve üç kişinin çalıştığı işyerlerine bu Kanun uygulanmaz; bu işyerlerinde Türk Borçlar Kanunu'nun hizmet sözleşmesi hükümleri geçerlidir. Durumunuzun bu kapsama girip girmediğini mali müşavirinize sorun.

Fazla çalışma çıkarsa: hesaplı örnek

Mehmet cumartesi günü özel bir davet için normal vardiyasından sonra 2 saat daha kalıyor. Haftası 45 + 2 = 47 saate çıkıyor; 2 saat fazla çalışmadır.

• Saat ücreti 200 TL olan (örnek) bir çalışan için fazla çalışma ücreti: 2 × 200 × 1,5 = 600 TL.
• Mehmet isterse ücret yerine 2 × 1,5 = 3 saat serbest zaman kullanır.
• O günkü çalışması 7,5 + 2 = 9,5 saat olur: 11 saat sınırının altında, ama 7,5 saati aştığı için ara dinlenmesi de 30 dakikadan 1 saate çıkar.
• Bu çalışma için Mehmet'in yazılı onayının önceden alınmış olması gerekir; saati de yıllık 270 saatlik hesabına yazılır.

Denkleştirme farklıdır: yazılı anlaşma yaptıysanız yoğun bir haftada 50, sakin haftada 40 saat çalıştırabilirsiniz; iki aylık dönemde ortalama 45 saati geçmiyorsa ve hiçbir gün 11 saati aşmıyorsa bu fazla çalışma sayılmaz. Hangi dönem için uyguladığınızı ve başlangıç ile bitiş tarihlerini yazılı olarak belirleyin.

Panasis'te nasıl?

Panasis Personel'de Sabah, Akşam ve Tam gün gibi vardiya türleri saatleriyle hazır gelir, kendi saatlerinize göre değiştirirsiniz. Haftalık planda her çalışanın haftalık saati ve her güne kaç kişi düştüğü görünür; 45 saati aşan işaretlenir, gece yarısını geçen vardiyanın saati doğru hesaplanır. Geçen haftayı tek dokunuşla kopyalar, planı duvara asmak için yazdırırsınız; her çalışan kendi vardiyasını WhatsApp'tan gönderdiğiniz bağlantıdan telefonunda görür. Onayladığınız izinler plana yazılır, isterseniz çalışanlar duvardaki kodu telefonla okutarak giriş-çıkış yapar. Restoran ve kafeler için bütün akış restoran ve kafe sayfasında; temizlik ve saha ekipleri için hizmet firmaları sayfasında.