Personel kullanım kılavuzu: vardiya, izin, maaş ve giriş-çıkış

Bu kılavuz Panasis'te Personel kullanan kafe, restoran, mağaza ve salonlar için. Önce ilk gün yapılacakları, sonra haftalık ve aylık işleri anlatıyoruz.

Kısaca ne yapar?

• Haftalık vardiya planı: kim hangi gün kaçta çalışıyor, haftada kaç saat.
• Her çalışan kendi vardiyasını telefonundaki bağlantıdan görür; plan değişince bağlantı da güncellenir.
• Yıllık izin hakkı kıdeme göre kendiliğinden hesaplanır; izinler yazılır.
• Maaş, avans ve prim: kime ne kadar ödendi, ne kadar kaldı.
• İsterseniz çalışan duvardaki kodu okutarak giriş-çıkış yapar.

İlk gün: 15 dakikada kurulum

1. Personel'i açın. Ürünlerim sayfasında Personel satırında "Aç"a basın.
2. Çalışanlarınızı ekleyin. Personel → Çalışanlar → "Çalışan ekle". Ad soyad, görevi, telefonu, işe başladığı gün ve ücreti (aylık, günlük ya da saatlik) yeterli. İşe başladığı gün yıllık izni hesaplamak içindir.
3. Vardiya türlerinizi ayarlayın. Vardiya planı → "Vardiya türleri". Sabah, Akşam, Tam gün gibi türler ve saatleri hazır gelir; kendi saatlerinize göre değiştirin.
4. Bu haftanın planını yazın. Vardiya planında çalışanın satırında güne dokunun, vardiya türünü seçin ya da saatleri yazın, "Kaydet".
5. Vardiyayı gönderin. Çalışanın adının yanındaki paylaş düğmesi bağlantıyı kopyalar; telefon numarası yazılıysa WhatsApp'tan gönderilir. Çalışan bu bağlantıyı bir kez açar, sonra hep güncel planını görür.

Haftalık işler

Ne yapmak istiyorsunuz	Nerede
Geçen haftanın planını tekrar kullanmak	Vardiya planı → "Geçen haftayı kopyala"
Planı duvara asmak	Vardiya planı → "Yazdır"
Bir vardiyayı değiştirmek	Plandaki kutuya dokunun
Haftalık saati görmek	Çalışanın adının altında "… sa" yazar
İzin yazmak	İzinler → "İzin yaz" ya da çalışanın sayfasında "İzin yaz"

Çalışan kendi bağlantısından izin isteyebilir; istek İzinler sayfasına düşer, siz onaylarsınız. İzinli günler vardiya planında izin olarak görünür.

Aylık işler: maaş, avans ve prim

1. Personel → "Maaş ve avans" ayın tablosunu gösterir: herkesin hak edileni, ödeneni ve kalanı.
2. Ay içinde avans verdiğinizde satırdaki "Avans"a basın; avans o ayın maaşından düşer.
3. Ay sonunda "Öde" ile kalan maaşı ödeyin.
4. Online randevu'da çalışan primi açıksa "Prim" düğmesi çıkar; prim maaşın dışında ödenir. Primin nasıl hesaplandığını Online randevu kılavuzunda anlattık.

Günlük ve saatlik ücretliler vardiya planındaki günlerine ve saatlerine göre, giriş-çıkış açıksa çalıştıkları saate göre hesaplanır. Ay ortasında başlayan ya da ayrılan aylık ücretlinin tutarını öderken değiştirebilirsiniz.

Çalışan kendi bağlantısından avans isteyebilir; istek Maaş ve avans sayfasında görünür, oradan ödersiniz.

Ön muhasebe açıksa maaş ve avans ödemeleri gider olarak yazılır. Ayrıntılar Ön muhasebe kılavuzunda.

Telefondan giriş-çıkış

1. Personel → Giriş-çıkış → "Telefondan giriş-çıkışı aç".
2. Çıkan afişi yazdırıp iş yerine asın.
3. Çalışan gelişte ve çıkışta afişteki kodu telefonunun kamerasıyla okutup tek düğmeye basar. Uygulama kurmaz; yalnızca vardiya bağlantısını bir kez açmış olmalıdır.
4. İsterseniz telefonun iş yerine yakın olmasını şart koşarsınız.

Kim kaçta geldi, kaçta çıktı Giriş-çıkış sayfasında görünür; vardiyasına göre geç kalanlar işaretlenir.

Özlük dosyası

Çalışanın sayfasındaki "Özlük dosyası"na kimlik fotokopisi, sağlık raporu, sözleşme gibi belgelerin fotoğrafını ya da PDF'ini ekleyin. Geçerlilik tarihi yazarsanız süresi dolanı görürsünüz. Belgeleri yalnızca siz ve personel yetkisi olanlar açar.

Sık yapılan hatalar

• Aynı çalışanı iki kez eklemek. Aynı telefonla ikinci kayıt kabul edilmez; çalışanı bulmak için Çalışanlar listesine bakın.
• İşe başlama gününü boş bırakmak. Yıllık izin hakkı hesaplanmaz.
• Vardiya bağlantısını göndermemek. Çalışan planı bağlantıdan görür; telefon numarasını yazıp paylaş düğmesine basın.

Garsonlarınızın Adisyon'da sipariş alması için onları ayrıca ekibe eklemeniz gerekir; QR menü ve Adisyon kılavuzunda anlattık.

Personel kayıtları kendi takibiniz içindir; SGK bildirimleri ve bordro için mali müşavirinizle çalışın.