Excel ile stok takibi yeterli mi?

Başlangıç için yeterli olabilir: ürün listesi, alışlar, sayım ve fire için birer sayfa. Zorlaştığı yer, satılan porsiyonların malzemesini reçeteye göre düşmek ve farkı hesaplamaktır; ürün ve satış sayısı arttıkça bu iş elle uzar.

Açık şarap şişesini ya da yarım çuval unu nasıl sayarım?

Açık şişeyi onda bir hassasiyetle (0,3 şişe gibi) tahmin edin ya da tartın; dolu ve boş şişenin ağırlığını bir kez ölçerseniz tartıyla daha doğru sayarsınız. Açık çuval ve kovaları da tartarak sayın.

Dondurucudaki ürünleri nasıl saymalıyım?

Ürünleri dondurmadan önce porsiyonlayıp paketleyin, paketin üzerine ağırlığını ve tarihini yazın. Sayımda paket sayarsınız, dondurucunun kapağı da kısa süre açık kalır.

Yıl sonu stok sayımını mali müşavirime bildirmem gerekir mi?

Yıl sonundaki stoğun nasıl sayılacağını ve kayda nasıl geçeceğini vergilendirme usulünüze göre mali müşavirinizle birlikte belirleyin. Düzenli tuttuğunuz sayım listeleri bu işi kolaylaştırır.

Restoran stok takibi nasıl yapılır? Sayım, fire ve sipariş

Restoranda stok takibi, depoda ne olduğunu, neyin nereye gittiğini ve ne zaman sipariş vereceğinizi bilmektir. Düzen basittir: pahalı ve çabuk bozulan malzemeleri haftada bir, geri kalanını ayda bir sayın; depoyu "ilk giren ilk çıkar" ve "tarihi yakın olan önce" kuralına göre dizin; her fireyi nedeniyle yazın; reçeteye göre harcanması gerekeni sayımla bulunan gerçek kullanımla karşılaştırın ve her ürüne bir sipariş noktası koyun. Aşağıda her birini bir köftecinin haftalık örneğiyle anlattık.

Neyi ne sıklıkla sayacaksınız?

Her şeyi her gün saymanız gerekmez. Malzemeleri değerine ve bozulma hızına göre üç gruba ayırın:

Grup	Örnekler	Sayım sıklığı
A: pahalı ya da çabuk bozulan	Et, tavuk, balık, peynir, kahve çekirdeği, alkollü içecek	Haftada bir; en pahalı birkaç kalem her gün
B: düzenli kullanılan	Süt, yağ, un, pirinç, sebze, meyve	Haftada bir ya da iki haftada bir
C: ucuz ve dayanıklı	Tuz, baharat, kâğıt ürünleri, temizlik malzemesi	Ayda bir

Ayın son günü de bütün depoyu sayın. Sayımı her seferinde aynı gün ve saatte, servis başlamadan önce ya da kapanıştan sonra yapın; yarı hazırlanmış malzeme ortadayken yapılan sayım tutmaz. Sayım listesini rafların sırasına göre hazırlayın: soğuk oda, dondurucu, kuru depo, bar. Pahalı kalemleri iki kişi birlikte saysın.

Depoyu düzenleyin: FIFO ve FEFO

FIFO (ilk giren ilk çıkar): Yeni gelen mal arkaya, eski mal öne konur. Rafın arkasında unutulan koli kalmaz.
FEFO (tarihi yakın olan önce çıkar): Aynı malın iki partisinden tarihi yakın olan önce kullanılır; geliş sırasına değil tarihe bakılır.

Ambalajdaki iki tarihi birbirinden ayırın. Türk Gıda Kodeksi Gıda Etiketleme ve Tüketicileri Bilgilendirme Yönetmeliği'ne göre son tüketim tarihi, mikrobiyolojik açıdan kolay bozulabilen gıdalarda kullanılır; bu tarihi geçmiş gıdalar 5996 sayılı Kanun'a göre güvenilir olmayan gıda kabul edilir ve güvenilir olmayan gıda piyasaya arz edilemez. Tavsiye edilen tüketim tarihi ise uygun saklandığında gıdanın kendine has özelliklerini koruduğu süreyi gösterir. Son tüketim tarihi geçmiş malı mutfakta kullanmayın, ayırıp fire olarak yazın.

Kendi hazırladığınız sos, doğranmış sebze ya da marine et için de etiket kullanın: ne olduğu, hazırlandığı gün ve saat, hazırlayan kişi. Açtığınız paketin üzerine açılış tarihini yazın. Hazırlıkları ne kadar süre saklayacağınızı gıda güvenliği danışmanınızla ya da il tarım ve orman müdürlüğüyle belirleyin.

Fireyi nedeniyle yazın

Fire, satılmadan elden çıkan malzemedir; ama hepsi aynı şekilde izlenmez:

Neden	Örnek	Nasıl izlenir
Hazırlık firesi	Soğan kabuğu, et siniri	Reçetedeki verimle; ayrıca yazılmaz
Bozulma, tarih geçmesi	Ekşiyen süt, kararan marul	Fire defterine
Yanlış hazırlanan ya da geri dönen tabak	Yanmış köfte, yanlış sipariş	Fire defterine
Düşen, kırılan, dökülen	Dökülen sos, kırılan şişe	Fire defterine
İkram ve personel yemeği	Müdavime tatlı, öğle yemeği	Ayrı satırda; fire değil ama stoktan çıkar

Fire defterinde tarih, ürün, miktar, neden ve yazan kişi yeterlidir. Tutarını haftada bir hesaplayın: hangi ürünün, hangi nedenle, hangi gün çok fire verdiğini görürsünüz. Bozulan malın muhasebe kaydını nasıl yapacağınızı mali müşavirinize sorun.

Teorik ve gerçek kullanım: fark nereden çıkıyor?

Sayımın asıl faydası, reçeteye göre harcanması gerekenle gerçekten harcananı karşılaştırmaktır:

Gerçek kullanım = önceki sayım + dönemdeki alışlar − bu sayım
Teorik kullanım = satılan porsiyon × reçetedeki miktar + kayıtlı fire + ikram ve personel yemeği
Fark = gerçek kullanım − teorik kullanım

Bir köftecinin (örnek işletme) bir haftalık kıyma hesabına bakalım. Porsiyonda 240 g harç var, harcın yüzde 85'i kıyma; yani porsiyon başına 0,204 kg kıyma gidiyor. Bu reçeteyi porsiyon maliyeti rehberinde hesapladık.

Kalem	Miktar
Önceki sayım	18,0 kg
Haftanın alışları	60,0 kg
Bu sayım	12,0 kg
Gerçek kullanım	66,0 kg
Satılan 280 porsiyon × 0,204 kg	57,1 kg
Fire defterindeki kıyma	1,5 kg
10 personel yemeği ve 4 ikram × 0,204 kg	2,9 kg
Teorik kullanım	61,5 kg
Fark	4,5 kg (600 TL/kg ile yaklaşık 2.700 TL)

Fark, gerçek kullanımın yaklaşık yüzde 7'si. Nedeni şunlardan biri ya da birkaçıdır:

Porsiyonlar reçeteden büyük çıkıyor; tartıyla kontrol edin.
Fire, ikram ya da personel yemeği deftere yazılmıyor.
Bir satış adisyona girilmemiş ya da iptal edilen bir yemek yine de yapılmış.
Bir alış faturası eksik ya da yanlış girilmiş, sayımda bir koli atlanmış.
Malzeme kayboluyor.

Kendinize bir eşik koyun; örneğin farkı gerçek kullanımın yüzde 2'sini geçen A grubu malzemeleri o hafta inceleyin. Bu bir sektör ortalaması değil, sizin koyduğunuz bir kuraldır; birkaç haftalık kendi sonuçlarınıza göre ayarlayın.

Ay sonu sayımından aylık malzeme maliyeti

Ayın son günü yaptığınız tam sayımın bir faydası daha var: o ay mutfağa gerçekten ne kadar malzeme harcadığınızı, yani maliyet oranınızı gösterir.

Aylık malzeme maliyeti = ay başındaki stok değeri + ay içindeki alışlar − ay sonundaki stok değeri
Maliyet oranı = aylık malzeme maliyeti ÷ ayın KDV hariç cirosu

Örnek bir ay: ay başı stok 85.000 TL, alışlar 210.000 TL, ay sonu stok 92.000 TL. Harcanan malzeme 85.000 + 210.000 − 92.000 = 203.000 TL. KDV hariç ciro 590.000 TL ise oran 203.000 ÷ 590.000 = yüzde 34,4 olur. Bu rakam, menü fiyatlarını belirlerken hedeflediğiniz oranla karşılaştırılır; ikram, personel yemeği ve fire de içinde olduğu için reçetelerden hesaplanan orandan biraz yüksek çıkması normaldir. Aradaki fark büyüyorsa yukarıdaki teorik ve gerçek kullanım hesabına dönün. Stok değerini KDV hariç alış fiyatlarıyla hesaplayın.

Ne zaman, ne kadar sipariş verilmeli?

Her ürün için iki rakam belirleyin:

Sipariş noktası = günlük ortalama kullanım × tedarikçinin getirme süresi (gün) + emniyet stoğu
Hedef stok = sipariş noktası + iki teslim arasında kullanılan miktar

Elde kalan sipariş noktasına inince eksiği hedef stoğa tamamlayacak kadar sipariş verirsiniz. Örnek bir kafe günde ortalama 14 litre süt kullanıyor, tedarikçi siparişten 2 gün sonra getiriyor, bir günlük emniyet stoğu isteniyor ve süt yaklaşık 4 günde bir geliyor:

Sipariş noktası = 14 × 2 + 14 = 42 litre
Hedef stok = 42 + 14 × 4 = 98 litre
Sayımda elde 40 litre var: sipariş 98 − 40 = 58 litre, 12 litrelik kolilerle 5 koli (60 litre).

Çabuk bozulan ürünlerde emniyet stoğunu raf ömrü sınırlar: emniyet stoğu ürünün tarihini aşacak kadar büyükse küçültün. Bayram, maç günü ya da okul tatili gibi dönemlerde günlük kullanımı geçen yılın aynı dönemine bakarak yükseltin.

Tedarikçi siparişi ve teslim kontrolü

Siparişi sabit günlerde ve yazılı verin: ürün, miktar, birim ve teslim günü.
Teslimde tartın, sayın, tarihlere ve soğuk ürünlerin soğuk gelip gelmediğine bakın.
İrsaliye ya da faturayı siparişinizle ve anlaştığınız fiyatla karşılaştırın; eksik ya da bozuk geleni teslim belgesine not edin.
Faturayı aynı gün deftere ya da programa girin; stoktaki miktar ancak böyle doğru kalır.

Tedarikçilere ne kadar borçlu olduğunuzu ve vadeleri izlemek için cari hesap takibi rehberine bakabilirsiniz.

Haftalık stok rutini

Pazartesi sabahı, servisten önce: A grubu sayım ve fark hesabı.
Pazartesi: Sipariş listesi ve tedarikçilere yazılı sipariş.
Her teslimde: Tartım, tarih kontrolü, fatura girişi.
Her gün kapanışta: Fire defteri; iptal ve ikramlar gün sonu raporundan.
Ayın son günü: Bütün depo sayımı, ayın malzeme maliyeti ve maliyet oranı.

İptal ve ikramları gün sonunda nasıl kontrol edeceğinizi restoranda gün sonu rehberinde anlattık.

Panasis'te nasıl?

Panasis Stok ve alış'ta tedarikçiden aldıklarınızı yazarsınız, ürünler stoğa girer ve maliyet ortalama alış fiyatıyla güncellenir; mutfakta kullanılan, bozulan, kırılan her çıkış nedeniyle yazılır. Sayım ekranında rafta saydığınızı yazınca panelle arasındaki fark ve değeri görünür; Fark raporu iki sayım arasında kullanılan, satılan, fire ve açıklanamayan farkı ayırır. Kritik seviyenin altına inen ürünler son alındıkları tedarikçiye göre sipariş listesine düşer, miktar hedef stoğa tamamlanır ve "WhatsApp'tan gönder" ile sipariş metni tedarikçinizin numarasına hazır açılır. Adisyon kullanıyorsanız kapanan hesabın malzemesi reçeteye göre stoktan düşer. Restoranın diğer işleriyle birlikte nasıl çalıştığını restoran ve kafe programı sayfasında anlattık.