Rezervasyonu kaç gün önceden kabul etmeliyim?

Kural yok; çoğu işletme normal günler için iki üç haftayı yeterli bulur. Yılbaşı ve bayram gibi günler için listeyi ayrı açıp kapora koşulunu baştan belirlemek işinizi kolaylaştırır.

Rezervasyonu olmayan misafire rezervasyonlu masayı verebilir miyim?

Rezervasyon saatinden önce kalkacağı belliyse verebilirsiniz; misafire masanın hangi saate kadar boş olduğunu baştan söyleyin. Tutma süresi geçen rezervasyonun masası da bekleyen misafire verilebilir.

Grup rezervasyonlarında ayrıca neyi yazmalıyım?

Menünün önceden seçilip seçilmediğini, hesabın tek mi ayrı mı ödeneceğini, fatura bilgilerini ve kesin kişi sayısının en geç ne zaman bildirileceğini. Bu bilgiler akşam mutfağın ve kasanın işini kolaylaştırır.

Restoran rezervasyon defteri nasıl tutulur? Örnek liste

Rezervasyon defteri, her rezervasyonun tek bir satıra yazıldığı ve her satırda aynı bilgilerin bulunduğu listedir: tarih, geliş saati, misafirin adı ve telefonu, kişi sayısı, masa ya da alan, not, rezervasyonu kimin aldığı ve durumu (onaylı, geldi, gelmedi, iptal). Kâğıt defter, Excel ya da program kullanmanız fark etmez; işe yarayan şey bu sütunların her seferinde eksiksiz doldurulması ve akşamı açmadan önce saat saat kaç kişinin geleceğine bakılmasıdır. Aşağıda örnek bir liste, kapasite hesabı ve gelmeyen misafiri azaltmanın yollarını anlatıyoruz.

Rezervasyon defterinde hangi sütunlar olmalı?

Sütun	Neden gerekli?
Tarih ve geliş saati	Kapasite hesabının temeli. Saati "akşam" diye değil, 20.00 diye yazın
Ad soyad	Misafiri kapıda karşılarken ve aynı isimli iki rezervasyonu ayırırken
Telefon	Teyit, gecikme ve iptal için. Numarayı geri okuyarak doğrulayın
Kişi sayısı	Masa seçimi ve mutfak hazırlığı. Çocuk ve bebek sandalyesi notunu da ekleyin
Masa ya da alan	Salon, bahçe, cam kenarı. Masa numarası günün sabahı da verilebilir
Not	Doğum günü, alerji, tekerlekli sandalye, sessiz masa isteği
Kanal	Telefon, WhatsApp, Instagram, siteniz, kapıdan. Hangi kanalın çalıştığını gösterir
Alan kişi	Bir sorun çıkınca kime soracağınızı bilirsiniz
Kapora	Tutarı, nasıl alındığı (kart, havale, elden) ve tarihi
Durum	Onaylı, teyit edildi, geldi, gelmedi, iptal (ne zaman iptal edildiğiyle)

Son sütunu boş bırakmayın. "Geldi" ve "gelmedi" yazılmayan bir defter, ay sonunda hangi misafirin sözünü tuttuğunu söylemez.

Örnek rezervasyon listesi

Asma Altı Meyhane (örnek işletme) 60 kişilik. Bir cumartesi akşamının listesi şöyle görünebilir:

Saat	Ad	Telefon	Kişi	Alan / masa	Not	Kanal	Kapora	Durum
19.00	Selin K.	0532 ...	2	Bahçe / B3		Site		Geldi
19.00	Murat A.	0505 ...	6	Salon / S1+S2	Doğum günü, pasta getirecek	Telefon		Geldi
19.30	Ayşe D.	0544 ...	4	Salon / S5	Bir kişi glutensiz	WhatsApp		Gelmedi
20.00	Kerem T.	0533 ...	12	Salon / S7–S9	Şirket yemeği, fix menü	Telefon	Havale, alındı	Geldi
20.00	Deniz Y.	0542 ...	2	Bahçe / B1	Cam kenarı istedi	Instagram		İptal (öğlen 14.00)
20.30	Hakan B.	0530 ...	4	Bahçe / B4	Bebek sandalyesi	Site		Geldi
21.00	Elif S.	0535 ...	3	Salon / S4		Telefon		Geldi

Bu tablo akşam boyunca kapının yanında durur. Misafir gelince durum güncellenir; masa boşalınca yeni bir misafir oturtulabilir.

Kapasiteyi nasıl hesaplarsınız?

Defterin asıl işi, aynı saate sığmayacak kadar rezervasyon almamaktır. Bunun için iki sayıya ihtiyacınız var: aynı anda ağırlayabileceğiniz kişi sayısı ve bir masanın ortalama ne kadar dolu kaldığı.

Örnek: 60 kişilik salonda bir grup ortalama 2 saat oturuyor. 19.00'da gelen grup 21.00'e kadar masada. O hâlde 20.30'da içeride kaç kişi olacağını bulmak için 18.31 ile 20.30 arasında gelen bütün rezervasyonları toplarsınız.

Saat	O saatte içeride olacak kişi	Boş yer (60 kişiye göre)
19.00	2 + 6 = 8	52
19.30	8 + 4 = 12	48
20.00	12 + 12 + 2 = 26	34
20.30	26 + 4 = 30	30
21.00	30 + 3 − 8 (19.00 grupları kalktı) = 25	35

Kişi sayısı tek başına yetmez. 60 kişilik salonda 2 kişilik masalara 4 kişilik grup oturmaz; masalarınızın listesini (kaç tane 2'lik, 4'lük, birleştirilebilir masa) defterin ilk sayfasına yazın. Ayrıca kapıdan gelen misafir için her akşam birkaç masayı rezervasyona kapatmak isteyebilirsiniz; bunu kapasiteden düşerek hesaplayın.

Masa kaç dakika tutulmalı?

Gecikme her akşam olur; önemli olan kuralı önceden söylemektir:

Tutma süresi belirleyin. Çoğu işletme 15 ya da 20 dakika tutar. Süreyi rezervasyonu alırken söyleyin ve onay mesajına yazın.
10. dakikada arayın. Misafir yoldaysa beklersiniz; telefon açılmıyorsa sürenin sonunda masayı bekleyen misafire verebilirsiniz.
Kalkış saatini de söyleyin. Yoğun akşamlarda "masayı 22.00'ye kadar ayırdık" demek, ardından gelecek rezervasyonu korur.
Geç gelen gruba ne yapacağınızı yazın. Masa verildiyse bar ya da bekleme alanı, bir sonraki boş masa için tahmini süre.

Gelmeyen misafiri nasıl ölçer ve azaltırsınız?

Önce ölçün. Gelmeme oranı, gelmeyen rezervasyonların toplam rezervasyona oranıdır:

Gelmeme oranı = gelmeyen rezervasyon ÷ toplam rezervasyon × 100

Örnekteki meyhanede ekimde 220 rezervasyonun 18'i gelmediyse oran 18 ÷ 220 × 100 = yüzde 8,2'dir. Haber vermeden gelmeyenleri, son saatte iptal edenlerden ayrı sayın; ikisinin çözümü farklıdır. Hangi gün, hangi kanal ve kaç kişilik gruplarda oranın yükseldiğine bakın.

Azaltmanın yolları:

Bir gün önce ya da aynı gün öğlen teyit. "Yarın 20.00'de 4 kişi bekliyoruz, gelemezseniz bu mesaja yazmanız yeterli." Teyit cevabını "Durum" sütununa yazın.
İptali kolaylaştırın. İptal etmek zor olan misafir haber vermeden gelmez. WhatsApp'tan tek kelimelik iptali kabul edin.
Kalabalık gruplarda ve özel günlerde kapora. Kaporanın kuralları ve iadesi için kapora nedir, iade edilir mi yazısına bakın; koşulları rezervasyonu alırken açıkça söyleyin ve yazılı gönderin.
Bekleme listesi. Dolu akşamlarda adını ve telefonunu yazdığınız misafirler, iptal olan masayı doldurur.
Not alın, cezalandırmayın. İki kez haber vermeden gelmeyen misafirin bir sonraki rezervasyonunda teyit isteyin ya da kapora isteyin.

Hatırlatma zamanlaması, iptal kuralı ve bekleme listesi konusunda daha fazla fikir için randevuya gelmeyen müşteri yazısına bakabilirsiniz.

Telefonda rezervasyon alırken neyi sormalısınız?

Hangi gün ve saat?
Kaç kişi? Çocuk var mı, bebek sandalyesi gerekiyor mu?
Adı ve soyadı.
Telefon numarası (geri okuyun).
Bahçe mi salon mu, özel bir isteği var mı?
Alerji ya da özel gün var mı?
Tutma süresini ve varsa kalkış saatini söyleyin.
Kapora gerekiyorsa tutarını ve iade koşulunu söyleyin.
Bilgileri sonunda bir kez tekrar edin: "Cumartesi 20.00, 4 kişi, Ayşe Hanım, bahçe."

Kâğıt defter mi, Excel mi, program mı?

	Kâğıt defter	Excel ya da Google E-Tablolar	Rezervasyon programı
Başlamak	Hemen	Bir şablon hazırlamak gerekir	Kurulum ve öğrenme süresi
Aynı anda birden çok kişi	Defter kimdeyse o yazar	Ortak dosyada mümkün, çakışma riski var	Herkes aynı listeyi görür
Kapasite kontrolü	Elle sayılır	Formülle yapılabilir	Dolan saat kendiliğinden kapanır
Online rezervasyon	Yok	Yok	Misafir kendisi ayırtabilir
Teyit ve hatırlatma	Elle arama	Elle mesaj	Otomatik e-posta ya da SMS seçenekleri
Geçmiş ve istatistik	Sayfa sayfa aranır	Süzülebilir	Misafirin kaçıncı gelişi, gelme oranı

Haftada birkaç rezervasyon alan küçük bir kafe için kâğıt defter yeterlidir. Akşamları dolu çalışan, birden çok kişinin telefon açtığı bir restoranda hata riski artar; ortak bir dosya ya da program, aynı masanın iki kez verilmesini önler.

Excel kullanacaksanız her ay için bir sayfa açın ve sütunları yukarıdaki tablodaki gibi sabitleyin. "Durum" sütununa yalnızca listeden seçim yapılabilmesi için veri doğrulama ekleyin (Onaylı, Teyit edildi, Geldi, Gelmedi, İptal). Ay sonunda "Gelmedi" yazan satırları süzüp sayarak gelmeme oranını bulursunuz. Saat dilimlerine göre kişi toplamını görmek için tarih ve saat sütunlarına göre süzüp kişi sayısını toplayın.

Deftere yazdığınız telefon numaraları

Misafirin adı ve telefonu kişisel veridir. Bu bilgileri rezervasyon için toplarsınız ve bu amaçla kullanırsınız; nasıl işlediğinizi bir aydınlatma metniyle anlatmanız gerekir (KVKK aydınlatma metni). Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik, satın alma ve benzeri durumlara ilişkin bildirimlerde önceden izin aranmayacağını, ama bu bildirimlerde hiçbir ürün ya da hizmetin tanıtılamayacağını söyler. Teyit mesajına kampanya eklemeyin; aynı numaraya kampanya göndermek için ayrıca izin almanız gerekir (İYS nedir). Eski kâğıt defterleri ortada bırakmayın; ihtiyaç bitince imha edin.

Panasis'te nasıl?

Panasis Masa rezervasyonu'nda aynı anda kaç kişi ağırlayabildiğinizi ya da masalarınızı ve masanın ne kadar tutulduğunu girersiniz; sitenizden gelen istekler kapasiteyi aşamaz, dolan saatler misafire kapalı görünür. Telefonla aldığınız rezervasyonu panele yazarsınız, o da kapasite hesabına girer. Gelenleri ve gelmeyenleri işaretlersiniz; misafirin adının altında ilk gelişi mi, kaçıncı gelişi mi olduğu yazar. "Masanızı 15 dakika tutuyoruz" gibi notunuz rezervasyonda ve e-postada görünür; e-posta yazan misafire bir gün önce hatırlatma gider, isterseniz kendi SMS hesabınızı bağlarsınız. Kalabalık gruplardan ve özel günlerde kişi başı kaporayı kendi iyzico ya da PayTR hesabınıza aldırabilirsiniz.