PDKS nedir? Personel giriş çıkış takibi ve KVKK kuralları

PDKS, "personel devam kontrol sistemi"nin kısaltmasıdır: çalışanların işe geliş ve çıkış saatlerini kaydeden her türlü düzen. Bir defter ve imza listesi de PDKS'dir, kapıdaki kart okuyucu da, telefonla okutulan bir kod da. Kanun işverene belirli bir PDKS kurma zorunluluğu getirmez; ama çalışma sürelerine uyduğunuzu, fazla mesaiyi ve eksik günleri belgelemeniz gerekir ve PDKS bu belgenin ham verisidir.

Seçim yaparken asıl dikkat edilecek nokta KVKK'dır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararında mesai takibi için parmak izi ya da yüz tanıma gibi biyometrik yöntemlere dayanmanın kural olarak hukuka uygun olmadığını, çalışanın açık rızasının da bunu tek başına kurtarmadığını açıkladı.

PDKS ne işe yarar?

• Puantajın kaynağıdır. Kim hangi gün kaçta gelip gitti; ay sonunda puantaj bu kayıttan çıkar. Hesabın kendisini puantaj yazısında anlattık.
• Fazla mesaiyi gösterir. Haftalık 45 saati aşan çalışma fazla çalışmadır ve her saati yüzde 50 zamlı ödenir (İş Kanunu md. 41). Fazla çalışma saatlerini gösteren imzalı belgenin bir nüshası özlük dosyasında saklanır (Fazla Çalışma Yönetmeliği md. 10).
• Sınırları izletir. Günlük çalışma 11 saati aşamaz (md. 63), ara dinlenmeleri verilmelidir (md. 68). Planı bu sınırlara göre kurmayı vardiya planı yazısında anlattık.
• Anlaşmazlıkta delildir. Ücret alacaklarında zamanaşımı beş yıldır (md. 32). Geçmişe dönük bir fazla mesai talebinde, o günlerin giriş-çıkış kaydı en güçlü belgenizdir. SGK'ya ilişkin işyeri kayıtları da 10 yıl saklanır (5510 sayılı Kanun md. 86).

PDKS çeşitleri: hangisi ne zaman uygun?

Yöntem	Nasıl çalışır	Artısı	Eksisi	KVKK notu
Kâğıt imza listesi	Çalışan geliş ve çıkış saatini yazıp imzalar	Kurulumu yok, herkes anlar	Saat yuvarlanır, sonradan doldurulabilir, ay sonu elle sayılır	Liste herkesin göreceği yerde durmasın
Kart (RFID, NFC) ya da şifre (PIN)	Kapıdaki okuyucuya kart okutulur ya da şifre girilir	Hızlı, saat cihazdan gelir	Kart başkasına verilebilir; cihaz ve yazılım gerekir	Kurul'un önerdiği yöntemler arasında
Telefonla kod okutma	Çalışan işyerine asılan kodu telefonuyla okutur	Cihaz gerekmez, birden çok şubede kolay	Telefonu olmayan ya da şarjı biten için yedek yol gerekir	Konum kullanılıyorsa ayrıca aydınlatma
Parmak izi, yüz tanıma	Cihaz biyometrik özelliği tanır	Başkası yerine basmak zordur	Özel nitelikli veri; kurulum ve güvenlik yükü ağır	2026/921 sayılı ilke kararı: kural olarak uygun değil

KVKK Kurulu biyometrik PDKS hakkında ne dedi?

Biyometrik veri (parmak izi, yüz, iris, retina) KVKK md. 6'ya göre özel nitelikli kişisel veridir ve Kurul'un belirlediği yeterli önlemler alınmadan işlenemez. Kurul'un 2026/921 sayılı ilke kararına ilişkin, 2 Haziran 2026'da yayımlanan kamuoyu duyurusu şunları söyler:

• Kanunda açık dayanak yok. Mevzuatta çalışma sürelerinin takibine ilişkin hükümler bulunsa da takibin biyometrik yöntemle yapılmasını öngören açık bir düzenleme yoktur.
• Açık rıza kural olarak yeterli değil. İşçi ile işveren arasındaki güç dengesizliği, rızanın özgür iradeyle verilip verilmediği konusunda ciddi tereddüt yaratır; rızanın geri alınabilmesi de sistemi sürdürülemez kılar.
• Ölçülülük ayrıca aranır. Yöntemin amaca uygun olup olmadığı, daha hafif yolların denenip denenmediği ayrıca değerlendirilir. Bu ölçütleri karşılamayan uygulama, açık rıza alınmış olsa bile hukuka aykırı sayılır.
• Alternatifler sayılmıştır: şifreli kart ya da PIN tabanlı sistemler, imzalı kâğıt devam çizelgeleri, RFID ya da NFC kimlik kartları ve bir yöneticinin gözetiminde elle kayıt.
• Yaptırım: Karara uymayan veri sorumluları hakkında KVKK md. 18'e göre idari para cezası işlemi yapılır.

Bu çizgi yeni değildir. Kurul 2020/404 sayılı kararında, çalışanlardan güvenlik amacıyla parmak izi alan bir işverenin uygulamasını, manyetik kart, RFID etiketi ya da SMS gibi daha hafif yollar varken ölçüsüz buldu; aydınlatma ve veri güvenliği eksikleri için o yılın tutarlarıyla toplam 250.000 TL idari para cezası verdi. Kurul o kararda, işçiye rıza göstermeme imkânının etkin biçimde sunulmadığını da tespit etti.

Elinizde parmak izli bir cihaz varsa: kullanmayı bırakıp kartlı ya da şifreli moda geçmeyi, toplanmış biyometrik şablonları silmeyi ve bunu kayda geçirmeyi bir hukukçuyla konuşun.

Telefonla ve konumla giriş-çıkışta nelere dikkat edilir?

Telefonla giriş-çıkış küçük işletmeler için en pratik yollardan biridir, ama konum verisi de kişisel veridir. KVKK'ya göre veriler amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenir (md. 4). Pratikte:

• Konumu yalnızca giriş ve çıkış anında, "işyerinde mi?" sorusunu yanıtlamak için kullanın; gün boyu takip etmeyin.
• Hangi verinin, hangi amaçla, ne kadar süre tutulduğunu aydınlatma metninde yazın.
• Telefonu olmayan ya da konum izni vermek istemeyen çalışan için bir yedek yol bırakın (ör. yöneticinin onayıyla elle kayıt).
• Saha ekiplerinde (temizlik, servis, nakliyat) işveren tarafından işyeri dışında bir yerde çalışmaya gönderilen çalışanın yolda geçen süresi çalışma süresinden sayılır (md. 66); giriş-çıkışı müşteri adresinde mi, merkezde mi yapacaklarını yazılı belirleyin.

Kurmadan önce: kısa kontrol listesi

1. Aydınlatma metni hazırlayın. Çalışana hangi veriyi neden işlediğinizi anlatın (KVKK md. 10). Kurul'un 2026/347 sayılı ilke kararına göre (Resmî Gazete, 24.03.2026) çalışandan yalnızca metni okuduğuna ve bilgi edindiğine dair geri bildirim alın; "kabul ediyorum" diye onay istemeyin. Metnin bölümlerini KVKK aydınlatma metni yazısında anlattık.
2. Kuralları yazın. Kaç dakikalık gecikme tolere edilir, unutulan çıkış nasıl düzeltilir, ara dinlenmesi nasıl kaydedilir, kayıtlara kim itiraz eder.
3. Erişimi sınırlayın. Giriş-çıkış dökümünü kimin göreceğini belirleyin; çalışanlar birbirinin kaydını görmesin.
4. Saklama süresini belirleyin. SGK kayıtları için 10 yıl, ücret alacakları için 5 yıl zamanaşımı vardır; süre dolan kayıtları imha edin.
5. Bir ay paralel deneyin. İlk ay eski yöntemle yeni sistemi birlikte tutun, farkları konuşun.

Geç kalma maaştan kesilebilir mi?

PDKS'de görünen geç kalmayı ücretten "ceza" olarak kesmek, İş Kanunu md. 38'deki ücret kesme cezasıdır. Bu ceza ancak toplu sözleşmede ya da iş sözleşmesinde gösterilen sebeplerle verilebilir; kesinti sebebiyle birlikte çalışana hemen bildirilir ve bir ayda iki günlük ücreti aşamaz. Kurala aykırı kesintinin idari para cezası 2026 için 9.943 TL'dir. Kasa açığı gibi başka kesinti türlerini kasa açığı yazısında anlattık.

Panasis'te nasıl?

Panasis Personel'de giriş-çıkışı açınca bir afiş çıkar; onu yazdırıp işyerine asarsınız. Çalışan gelişte ve çıkışta afişteki kodu telefonunun kamerasıyla okutup tek düğmeye basar; uygulama kurmaz, yalnızca kendisine gönderdiğiniz vardiya bağlantısını bir kez açmış olması yeter. İsterseniz telefonun işyerine yakın olmasını şart koşarsınız; parmak izi ya da yüz tanıma kullanılmaz. Kim kaçta gelip çıktı listelenir, vardiyasına göre geç kalanlar işaretlenir ve saatlik çalışanın maaşı çalıştığı saatten hesaplanabilir. Saha ekipleri için akış hizmet firmaları sayfasında.