Personel özlük dosyasında olması gerekenler: 2026 listesi

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, hukuki danışmanlık değildir. Bilgiler Kasım 2026 itibarıyla 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmeliklere göre kontrol edildi. Kendi durumunuz için mali müşavirinize ya da bir iş hukukçusuna danışın.

Özlük dosyası, işverenin her çalışan için tuttuğu ve o kişinin kimlik bilgileriyle birlikte kanunların düzenlemeyi zorunlu tuttuğu bütün belge ve kayıtları sakladığı dosyadır. İş Kanunu md. 75 dosyayı zorunlu kılar, ama içine girecek belgeleri tek tek saymaz: "kimlik bilgileri" ile "bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıt". Dosyayı istendiğinde yetkili memurlara göstermeniz gerekir; özlük dosyası düzenlememenin idari para cezası 2026 için 26.620 TL'dir.

İnternette dolaşan "özlük dosyası evrakları" listelerinin çoğu ikametgâh, nüfus kayıt örneği, askerlik belgesi, kan grubu ve fotoğrafı zorunlu gibi gösterir. Kanun bunları saymaz; KVKK da işin gerektirmediği bilgiyi toplamamanızı ister. Aşağıda her belgenin hangi kurala dayandığını ayırdık.

Özlük dosyasında hangi belgeler olmalı?

Belge	Ne zaman	Dayanağı
Kimlik bilgileri (ad soyad, T.C. kimlik no, doğum tarihi, adres, telefon)	İşe girişte	İş Kanunu md. 75
İş sözleşmesi ya da çalışma koşullarını gösteren yazılı belge	Süresi bir yıl ve daha uzun sözleşmeler yazılı yapılır; yazılı sözleşme yoksa belge en geç iki ay içinde verilir	İş Kanunu md. 8
SGK işe giriş bildirgesi	İşe başlamadan önce	5510 sayılı Kanun md. 8
İşe giriş sağlık muayenesi ve raporu	İşe girişte, iş değişikliğinde ve düzenli aralıklarla	6331 sayılı Kanun md. 15
İş sağlığı ve güvenliği eğitim tutanakları ve belgeleri	İşe başlamadan önce ve her tekrarda	6331 md. 17; İSG Eğitimleri Yönetmeliği (2026) md. 7 ve 17
Mesleki eğitim belgesi	Mesleki eğitim zorunluluğu olan tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde, işe girişte	6331 md. 17
Fazla çalışma onayı	Sözleşme yapılırken ya da ihtiyaç doğunca	Fazla Çalışma Yönetmeliği md. 9
Fazla çalışma saatlerini gösteren imzalı belge	Fazla çalışma yapıldıkça	Fazla Çalışma Yönetmeliği md. 10
Yıllık izin kayıtları ve izin dilekçeleri	Her izinde	Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği md. 20 (izin kayıt belgesi)
Ücret hesap pusulası örnekleri	Her ödemede	İş Kanunu md. 37
Rapor, mazeret izni, avans, tutanak, yazılı uyarı	Oldukça	İspat için
İşten ayrılış bildirgesi, fesih yazısı, çalışma belgesi	Ayrılışta	5510 md. 9; İş Kanunu md. 28

İki not: Yönetmelikler fazla çalışma onayının, fazla çalışma belgesinin ve İSG eğitim belgelerinin özlük dosyasında saklanacağını açıkça yazar; İSG eğitim belgeleri elektronik ortamda da arşivlenebilir (İSG Eğitimleri Yönetmeliği md. 26). Gıda işinde çalışanlar için istenen hijyen eğitimi gibi mesleğe özgü belgeleri kafe açmak için gerekli belgeler yazısında anlattık.

Sağlık raporu zorunlu mu?

6331 sayılı Kanun md. 15'e göre işveren, çalışanların işe girişte, iş değişikliğinde ve işin niteliğine göre belirlenen düzenli aralıklarla sağlık muayenesinden geçmesini sağlamak zorundadır. Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işlerde çalışacaklar, yapacakları işe uygun olduklarını gösteren sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz.

• Raporu kim verir? Kural olarak işyeri hekimi. 50'den az çalışanı olan ve az tehlikeli sınıftaki işyerleri raporu ÇASMER'lerden, aile hekimlerinden ya da diğer kamu sağlık hizmeti sunucularından da alabilir (md. 15, 2025'te genişletilen hâli).
• Masrafı kim öder? İşveren. Sağlık gözetiminin maliyeti çalışana yansıtılamaz (md. 15).
• Gizlilik: Muayene edilen çalışanın sağlık bilgileri gizli tutulur (md. 15).

İşyerinizin tehlike sınıfını iş sağlığı ve güvenliği hizmeti aldığınız kişiye ya da mali müşavirinize sorun; rapor şartı buna göre değişir.

Hangi belgeleri istememelisiniz?

KVKK'ya göre kişisel veriler, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır (md. 4). Pratikte:

• Adli sicil kaydı: Ceza mahkûmiyeti özel nitelikli kişisel veridir (md. 6). Yalnızca o iş için bir kanun açıkça istiyorsa alın.
• Din, mezhep, dernek ve sendika üyeliği, kan grubu: Hepsi özel nitelikli veridir. Eski kimlik kartı fotokopilerinde din hanesi olabilir; fotokopi alıyorsanız gerekmeyen alanları karartın.
• İkametgâh, nüfus kayıt örneği, askerlik belgesi: Kanun özlük dosyası için saymaz. Adres gibi bir bilgi gerekiyorsa çalışanın beyanı yeter.
• Diploma ve sertifika: Yalnızca işin gerektirdiği yerde, ör. mesleki yeterlilik isteyen işlerde.
• Fotoğraf: Zorunlu değildir; kart ya da yaka kartı için gerekiyorsa amacını söyleyin.

Özlük dosyası kaç yıl saklanır?

Kanunlar özlük dosyası için tek bir süre yazmaz. Süreyi belirlerken şunlara bakılır:

• SGK: İşyeri defter, kayıt ve belgeleri ilgili olduğu yılı izleyen yılbaşından başlayarak 10 yıl saklanır ve istenirse 15 gün içinde gösterilir (5510 md. 86).
• Vergi: Ücret bordrosu da dahil defter ve vesikalar, ilgili yılı izleyen yıldan başlayarak 5 yıl saklanır (Vergi Usul Kanunu md. 238 ve 253).
• Zamanaşımı: Ücret alacakları ile yıllık izin ücreti, kıdem ve ihbar tazminatı için 5 yıl (İş Kanunu md. 32 ve Ek md. 3); genel zamanaşımı 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu md. 146).
• KVKK: Veriler mevzuatın öngördüğü ya da amaç için gerekli süre kadar tutulur (md. 4), sonra silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir (md. 7). Saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlü olanlar periyodik imhayı en geç altı ayda bir yapar; yükümlü olmayanlar silme yükümlülüğü doğduktan sonra üç ay içinde siler. Yapılan imhaların kaydı en az üç yıl saklanır (Silme Yönetmeliği md. 7 ve 11).

Pratik bir yol: çalışan ayrıldıktan sonra dosyayı ayrılış yılını izleyen yılbaşından itibaren 10 yıl saklamak, SGK süresini de zamanaşımlarını da karşılar. Süre dolunca dosyayı imha edin ve imhayı bir satırla kayda geçirin. Hangi belgenin daha kısa tutulabileceğini mali müşavirinizle konuşun.

KVKK: özlük dosyası nasıl korunur?

Aydınlatma: İşe girişte çalışana, verilerinin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğini, kimlere aktarıldığını ve haklarını anlatan bir aydınlatma metni verin (md. 10). Kurul'un 2026/347 sayılı ilke kararına göre (Resmî Gazete, 24.03.2026) çalışandan yalnızca metni okuduğuna ve bilgi edindiğine dair bir geri bildirim alınır; "kabul ediyorum" diye onay istenmez. Kanuna ya da sözleşmeye dayanan işlemler için ayrıca açık rıza metni sunulmaz; açık rıza gerçekten gerekiyorsa ayrı bir başlık altında ayrı bir metinle istenir. Metnin nasıl yazılacağını KVKK aydınlatma metni yazısında anlattık.

Sağlık raporu özel nitelikli veridir. 2024 değişikliğinden beri istihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik alanındaki hukuki yükümlülükler için zorunluysa açık rıza aranmadan işlenebilir (md. 6). Ama Kurul'un belirlediği yeterli önlemleri almak şarttır. Kurul'un 2018/10 sayılı kararı şunları sayar:

• Özel nitelikli veriler için ayrı bir politika ve prosedür
• Erişecek kişilerin, yetkilerinin kapsamının ve süresinin net tanımlanması; görev değiştiren ya da ayrılan kişinin yetkisinin hemen kaldırılması
• Bu verilerle çalışanlarla gizlilik sözleşmesi ve düzenli eğitim
• Elektronik ortamda kriptografik yöntemlerle saklama, anahtarların ayrı ve güvenli yerde tutulması, bütün işlemlerin güvenli kayıt altına alınması (log), uzaktan erişimde en az iki aşamalı kimlik doğrulama
• Kâğıt ortamda yangın, su baskını ve hırsızlığa karşı önlem ve yetkisiz girişi engelleyen fiziksel güvenlik
• E-postayla gönderirken şifreleme ya da kayıtlı elektronik posta (KEP)

Küçük bir işletmede bunun anlamı basittir: sağlık raporlarını ayrı ve kilitli bir klasörde tutun, anahtarı ya da şifreyi bir iki kişiyle sınırlayın, WhatsApp grubunda rapor fotoğrafı dolaştırmayın.

Gizlilik ve çalışanın hakları: İşveren çalışan hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak, gizli kalmasında çalışanın haklı çıkarı olan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür (İş Kanunu md. 75). Çalışan, dosyasında hangi bilgilerin olduğunu öğrenmek ya da yanlışın düzeltilmesini istemek için size başvurabilir (KVKK md. 11); başvuruyu en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırırsınız (md. 13).

Özlük dosyası teslim tutanağı nasıl olur?

Çalışan belgelerini teslim ettiğinde, dosya bir yöneticiden ötekine geçtiğinde ya da çalışan ayrılırken belgelerinin bir kopyasını istediğinde kısa bir tutanak işinizi kolaylaştırır. Örnek düzen:

Alan	Örnek
Başlık	Özlük dosyası belge teslim tutanağı
Çalışan	Ad soyad, görevi, işe giriş tarihi
Teslim edilen belgeler	1. İş sözleşmesi (2 sayfa) 2. İşe giriş sağlık raporu 3. İSG temel eğitim belgesi
Eksik belgeler ve son tarih	Mesleki eğitim belgesi, 15.12.2026'ya kadar
Tarih ve imzalar	Teslim eden, teslim alan

Sık yapılan hatalar

• Fazla belge toplamak: "Ne olur ne olmaz" diye istenen her belge, korumanız gereken bir veri daha demektir.
• Fazla çalışma onayını almamak: Onay yoksa ödediğiniz fazla mesai bile cezadan korumaz. Hesabını puantaj yazısında anlattık.
• İzin dilekçesini saklamamak: Ayrılan çalışan kullandığı izinleri kullanmadım derse elinizde belge kalmaz.
• Ayrılanın dosyasını hemen atmak: SGK ve zamanaşımı süreleri bitmeden imha etmeyin.
• Sağlık raporunu herkesin açabildiği klasörde tutmak.

Panasis'te nasıl?

Panasis Personel'de her çalışanın sayfasında bir "Özlük dosyası" bölümü vardır. Kimlik fotokopisi, sağlık raporu, sözleşme gibi belgelerin fotoğrafını ya da PDF'ini eklersiniz; geçerlilik tarihi yazarsanız süresi dolan belgeyi görürsünüz. Belgeleri yalnızca siz ve personel yetkisi verdiğiniz kişiler açar. Çalışanı eklerken yazdığınız işe başlama gününe göre yıllık izin hakkı hesaplanır, kullanılan izinler de kayıtta durur. Sağlık raporu gibi özel nitelikli belgeleri yüklemeden önce kimin erişeceğini yukarıdaki önlemlere göre gözden geçirin; bordro ve SGK bildirimleri için mali müşavirinizle çalışın.