Kafe açmak için gerekli belgeler: ruhsat, ustalık ve gıda kaydı

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, hukuki ya da mali danışmanlık değildir. Bilgiler Kasım 2026 itibarıyla kanun, yönetmelik ve bakanlıkların resmî yazılarına göre kontrol edildi. Belediyeler aynı yönetmeliği uygularken kendi başvuru düzenlerini kurar; başvurmadan önce belediyenizin ruhsat birimini ve mali müşavirinizi arayın.

Kafe açmak için belediyeden işyeri açma ve çalışma ruhsatı, vergi dairesine işe başlama kaydı, ruhsattan sonra Tarım ve Orman il ya da ilçe müdürlüğünden gıda işletme kayıt belgesi, mutfakta ve serviste çalışan herkes için hijyen eğitimi belgesi ve yeni nesil yazar kasa gerekir. Çalışan alacaksanız SGK'ya işyeri ve işe giriş bildirgesi verirsiniz. Ustalık belgesi yaptığınız işe göre değişir: yemek pişiriyorsanız ustalık belgeli bir aşçı istenir, yalnızca kahve ve hazır ürün sunuyorsanız belediye işinizin bir meslek dalına girip girmediğine bakar. Alkol ya da nargile sunacaksanız ruhsat süreci uzar.

Kısa liste: hangi belge, nereden, ne zaman?

Belge	Nereden	Ne zaman
İşyeri açma ve çalışma ruhsatı	Belediye (belediye sınırı dışında il özel idaresi)	Açılıştan önce
Vergi kaydı (işe başlama)	Vergi dairesi; şirketse ticaret sicili üzerinden	İşe başladığınız günden itibaren 10 gün içinde
Esnaf sicili ve oda kaydı	Esnaf ve sanatkâr sicili ve odası; şirketse ticaret sicili ve ticaret odası	Vergi kaydıyla birlikte
Gıda işletme kayıt belgesi	Tarım ve Orman il ya da ilçe müdürlüğü	Ruhsattan sonra en geç 30 gün içinde başvuru
Hijyen eğitimi belgesi	Millî Eğitim Bakanlığı'na bağlı eğitim kurumları	Çalışmaya başlamadan
İşyeri bildirgesi ve işe giriş bildirgesi	SGK	İlk çalışan işe başlamadan
Ustalık belgesi ya da diploma	Ustalık sınavı ya da okul	Ruhsat başvurusunda, işiniz gerektiriyorsa
Yeni nesil yazar kasa (ÖKC)	Yetkili satıcı ve servisi	İlk satıştan önce
Açık alkollü içki satış belgesi, nargile sunum uygunluk belgesi	Belediye başvuru yerini söyler	Yalnızca alkol ya da nargile sunacaksanız, ruhsattan sonra bir ay içinde

Yer tutmadan önce neyi kontrol etmelisiniz?

Ruhsatı yer belirler; kira sözleşmesini imzalamadan önce şu dört şeye bakın:

• Tapuda ne yazıyor? İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik'e göre tapuda mesken olarak görünen bir bağımsız bölümde lokanta, pastane gibi gıda ve beslenme yerleri açmak için kat maliklerinin oy birliğiyle karar alması gerekir. Tapuda işyeri olarak görünen yerde umuma açık istirahat ve eğlence yeri açılacaksa, yönetim planında aksi yoksa oy çokluğu yeter.
• Okul var mı? Alkollü içkinin açık satıldığı yerler ile kahvehane, kıraathane, bar gibi yerler okullara, öğrenci yurtlarına ve anaokullarına kapıdan kapıya en az 100 metre uzakta olmalıdır. Alkol düşünüyorsanız yerin belediye meclisinin belirlediği içkili yer bölgesinde olup olmadığını da sorun.
• Mutfak ve baca: Yönetmeliğin ortak şartlarına göre yiyecek hazırlanan bölümlerin zemini, duvarı ve tezgâhı kolay temizlenen malzemeden olur; pişirme bölümünde buhar, koku ve dumanı atacak baca sistemi kurulur. Bardak ve tabaklar cam ya da porselen, çatal, kaşık ve bıçak paslanmaz çelik olmalıdır.
• Su ve tuvalet: Lokanta ve pastanelerde şehir şebekesine bağlı su bulunur. Tuvaletin zemini ve duvarları kolay temizlenen malzemeyle kaplanır ve tuvalet mutfakla yan yana olmaz.

İşyeri açma ve çalışma ruhsatı nasıl alınır?

Alkol ve nargile sunmayan, kahvehane ya da oyun salonu gibi işletilmeyen bir kafe genellikle sıhhi işyeri olarak ruhsatlandırılır. Hangi sınıfa girdiğinizi belediyeye sorun; adımlar şöyledir:

1. İşyerini yönetmeliğe uygun hâle getirirsiniz.
2. Başvuru ve beyan formunu doldurup belediyeye verirsiniz. Yönetmelik, formda sayılanların dışında belge istenemeyeceğini ve uygun başvuruya ruhsatın aynı gün verileceğini söyler.
3. Belediye işyerini ruhsat tarihinden itibaren bir ay içinde kontrol eder. Bu sürede kontrol edilmezse ruhsat kesinleşir. Eksik bulunursa bir defaya mahsus 15 gün süre verilir; giderilmezse ruhsat iptal edilir ve işyeri kapatılır.
4. Ruhsatı herkesin görebileceği bir yere asarsınız.

Ruhsat beyana göre verildiği için yanlış beyan size kalıcı hak sağlamaz. Formdaki her kutuyu gerçeğe uygun doldurun.

Alkol ya da nargile sunacaksanız işyeriniz umuma açık istirahat ve eğlence yeri sayılır. Belediye ruhsattan önce kolluğun görüşünü alır ve başvuruyu bir ay içinde sonuçlandırır. Size önce kesinleşmemiş ruhsat verilir; bir ay içinde açık alkollü içki satış belgesini ya da nargile sunum uygunluk belgesini belediyeye sunmazsanız ruhsat iptal edilir. Bu yerlerde çalışanların bulaşıcı hastalığı olmadığını gösteren sağlık raporu işe başlamadan alınır, altı ayda bir yenilenir ve denetimde gösterilir.

Kafe açmak için ustalık belgesi şart mı?

Kısa cevap: işinize bağlı. Kural iki yerde yazılı:

• 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, md. 30: Kanun kapsamındaki il ve mesleklerde belediye, işyeri açılışında işyeri sahibinden ya da işyerinde her meslek dalında çalıştırdığı en az birer çalışandan ustalık belgesi ya da en az ön lisans diploması istemek zorundadır.
• Ruhsat yönetmeliği, Ek Madde 2: Ustalık belgesinin yerine şunlar da kabul edilir: mesleki ve teknik lisenin ilgili alanından diploma, üniversitenin ilgili ön lisans ya da lisans diploması (transkriptiyle) ya da özel öğretim kurumlarından alınan kurs bitirme belgesi. Kurs belgesi, 1 Ocak 2022'den sonra Mesleki Yeterlilik Kurumu belgesi istenen meslekler için geçmez. İşiniz bu belgelerin kapsamına girmiyorsa belge aranmaz.

Yönetmeliğin ekinde lokantalar için ayrıca aşçı şartı vardır; kafeterya için aynı madde yoktur:

İşiniz	Ne beklenir?
Yemek pişirip servis ediyorsunuz (lokanta sınıfı)	Birinci sınıf lokantada ustalık belgeli en az iki, ikinci ve üçüncü sınıfta en az bir aşçı
Kahve, çay, hazır tatlı ve sandviç; mutfakta yemek pişmiyor	Yönetmelikte aşçı şartı yok; belediye işinizin bir meslek dalına girip girmediğine bakar
Pasta ve tatlıyı kendiniz üretiyorsunuz	Pastacılık dalında belge istenebilir; belediyeye sorun

Belge sizin değil de bir çalışanınızın olabilir; ama o kişi işyerinizde gerçekten çalışmalı ve SGK kaydı olmalıdır. Kanun belgenin işyerine asılmasını ister ve belge sahibi bu hakkı 18 yaşını doldurmadan kullanamaz. Kalfalık belgesi olup mesleğinde en az beş yıl çalışmış olanlar ustalık sınavına doğrudan girebilir; meslek lisesi mezunları da ustalık eğitimine katılabilir ya da doğrudan sınava girebilir.

Vergi, oda ve SGK kaydı nasıl yapılır?

• Vergi dairesi: Vergi Usul Kanunu'na göre gerçek kişiler işe başladıkları tarihten itibaren on gün içinde vergi dairesine bildirim yapar; bunu kendiniz ya da mali müşaviriniz yapabilir. Şirket kuruyorsanız bildirimi ticaret sicili yapar.
• Oda: Esnaf ve sanatkâr olarak çalışacaksanız önce esnaf siciline, sonra mesleğinizle ilgili odaya kaydınız yapılır. Ticaret odasına kayıtlı olan esnaf odasına kaydolamaz; şirketiniz varsa yolunuz ticaret sicilidir.
• Vergilendirme usulü: Gerçek usulde mi basit usulde mi vergilendirileceğinizi mali müşavirinizle belirleyin. Yazar kasa ve adisyon yükümlülükleri bu karara bağlıdır.
• SGK: İşyeri bildirgesi en geç ilk çalışanı çalıştırmaya başladığınız gün verilir. Her çalışanın işe giriş bildirgesi işe başlamadan önce verilir; ilk kez işyeri bildirgesi verilen işyerlerinde ilk bir ay içinde başlayanlar için bu bildirim o ayın sonuna kadar yapılabilir. Ayrıntısı işe giriş bildirgesi yazısında.

Gıda işletme kaydı ve hijyen eğitimi

Kafeler gıda işletmesidir ve Tarım ve Orman Bakanlığı'na kayıt yaptırır; onay yalnızca et, süt, yumurta ve su ürünleri işleyen tesisler gibi hayvansal gıda işletmeleri için aranır. Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik'e göre ruhsatı aldıktan sonra en geç 30 gün içinde il ya da ilçe müdürlüğüne başvurur, başvurudan itibaren üç ay içinde kaydı tamamlarsınız. Bakanlığın sayfasına göre perakende ve toplu tüketim işletmelerinden istenen belge, işletme kayıt belgesi başvurusu ve beyannamesidir (Ek-4). Ayrıntıları gıda işletme kayıt belgesi yazısında anlattık.

Hijyen Eğitimi Yönetmeliği'ne göre gıda üretim ve perakende işyerlerinde hijyen eğitimi belgesi olmayan kişi çalıştırılamaz. İşyeri sahibi bizzat çalışıyorsa o da bu eğitimi alır. Eğitim en az sekiz saattir, Millî Eğitim Bakanlığı'na bağlı kurumlarca verilir ve belge kişi o işte çalıştığı sürece geçerlidir.

Yazar kasa ve adisyon: açılıştan önce kurulmalı

• Yazar kasa: 3100 sayılı Kanun'a göre tüketiciye satış yapan birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ödeme kaydedici cihaz (yazar kasa, ÖKC) kullanır ve fatura vermedikleri satışları bu cihazın fişiyle belgeler. Kart ödemesi aldığınız POS cihazı da yazar kasayla bağlantılı çalışmalıdır.
• Sipariş programı: 483 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre satışta kullanılan programlar, garsonun sipariş aldığı el terminalleri ve mutfağa fiş basan cihazlar yeni nesil yazar kasaya GMP-3 adlı protokolle bağlı olmalıdır. Bağlantısız kullanıldığı tespit edilirse her tespit için ayrı özel usulsüzlük cezası kesilir.
• Adisyon belgesi: Masaya servis yapan ve gerçek usulde vergilendirilen lokanta, kafeterya, pastane ve bar gibi işletmeler, Vergi Usul Kanunu genel tebliğleri gereği adisyon kullanmak zorundadır. Adisyon kâğıt ya da e-Adisyon olabilir; e-Adisyon, Gelir İdaresi zorunlu tutmadıkça isteğe bağlıdır.
• Ceza: Yazar kasa fişi ya da zorunlu belgeyi düzenlememenin cezası 2026 için ilk tespitte belge başına 14.000 TL özel usulsüzlük cezasıdır.

Sipariş programına bakarken sorulacak soruları adisyon programı nasıl seçilir yazısında topladık.

Açılış günü duvarda ve masada ne olmalı?

• Ruhsat ve varsa ustalık belgesi asılı.
• Fiyat listesi: Fiyat Etiketi Yönetmeliği'ne göre giriş kapısının önünde ve masalarda fiyat listesi bulunur; masalarda liste karekodla da gösterilebilir ama müşteri isterse ayrıca verilir. Satılan her ürün listede yer alır ve fiyatın uygulanmaya başladığı tarih yazılır. Servis, masa ya da kuver ücreti adıyla ek ödeme istenemez. Kuralların ayrıntısı QR menü ve fiyat listesi yazısında.
• Alerjen ve içerik: Gıda Etiketleme ve Tüketicileri Bilgilendirme Yönetmeliği, toplu tüketim yerlerinde yemeğin adıyla birlikte içerdiği alerjenlerin ve varsa alkol ve domuz kaynaklı bileşenin menüde gösterilmesini ister. Tarım ve Orman Bakanlığı'nın 17 Haziran 2026 tarihli yazısına göre yönetmelik kılavuzu bileşen ve enerji (kalori) bilgisini de zorunlu tutuyor. Tek şubeli bir kafe bileşen bilgisine 31 Aralık 2026'ya, enerji bilgisine 31 Aralık 2027'ye kadar uyum sağlar. Bilgiyi karekodla veriyorsanız, karekodla ulaşılabildiğini ve cihazı olmayana istenince verileceğini yazan bir not görünür bir yerde durmalı.
• Sigara uyarısı: Kafe ve lokantaların kapalı alanlarında tütün ürünü içilemez; yasağı ve cezasını anlatan uyarı salonlarda en az 10 santimetrelik harflerle görünür yere asılır.
• Tabela: İşyerine asılan, işin sahibini ve konusunu gösteren, ışıksız ve yarım metrekareyi aşmayan levha ilan ve reklam vergisinden muaftır. Daha büyük ya da ışıklı tabela için tabelayı asmadan önce belediyeye beyanname verip vergiyi ödersiniz. Birçok belediye tabelanın ölçüsü ve yeri için kendi kurallarını uygular; ruhsat biriminden öğrenin.

Açılıştan önce kontrol listesi

1. Tapu durumu ve gerekiyorsa kat maliklerinin kararı hazır.
2. Belediyeye kafenin hangi sınıfta ruhsatlandırılacağı soruldu.
3. Ustalık belgesi ya da diploma gerekip gerekmediği netleşti; belge sahibi çalışansa SGK kaydı yapıldı.
4. Ruhsat başvurusu yapıldı, ruhsat asıldı.
5. Vergi kaydı ve oda kaydı tamam; vergilendirme usulü belli.
6. Yazar kasa alındı, POS ve kullanılacak sipariş programıyla bağlantısı kuruldu.
7. Adisyon (kâğıt ya da e-Adisyon) hazır.
8. Herkesin hijyen eğitimi belgesi var.
9. SGK işyeri bildirgesi ve işe giriş bildirgeleri verildi.
10. Ruhsattan sonraki 30 gün içinde gıda işletme kaydı başvurusu yapıldı.
11. Girişte ve masalarda tarihli fiyat listesi, menüde alerjen bilgisi var.
12. Sigara uyarısı asıldı; tabela için belediyeye soruldu.

Panasis'te nasıl?

Panasis QR menü'de menünüzden giriş kapısına asılacak A4 fiyat listesini, fiyatların geçerli olduğu tarihle yazdırırsınız; zamdan sonra tek tıkla yeniden basarsınız. Her yemeğe Gıda Etiketleme Yönetmeliği'ndeki 14 alerjenden içerdiklerini işaretlersiniz, menüde yemeğin altında "İçerir: ..." diye yazar; içindekileri, enerjiyi (kcal), alkol ve domuz kaynaklı içeriği de girersiniz, yemeğe dokunan misafir görür. Masa kartlarında basılı liste ve bilgi için çalışanlara sorulabileceği yazar. Personel'de çalışanların sağlık raporunu ve sözleşmesini kendi dosyasında saklarsınız; Masa rezervasyonu, Stok ve alış ve Ön muhasebe de aynı panelde. Panasis'in adisyon ekranı yazar kasaya bağlanmaz ve yasal adisyon belgesi değildir; sipariş programını yazar kasanıza bağlanan bir çözümden seçin. Kafeler için diğer araçlar restoran ve kafe programı sayfasında.