Kuaför randevu programı seçerken nelere bakmalı? 14 ölçüt

İyi bir kuaför randevu programı, müşterinin uygulama indirmeden tek bir bağlantıdan boş saati görüp randevusunu kendisinin almasını sağlar. Her çalışanın takvimini ve hizmet sürelerini doğru hesaplar, randevudan önce hatırlatma gönderir ve gelemeyecek müşterinin saatini bağlantıdan değiştirmesine izin verir. Kapora, seans paketi ve prim raporu gibi özellikler ise salonunuzun yapısına göre önem kazanır. Aşağıda bir programı denerken tek tek bakmanız gereken 14 ölçütü, satıcıya soracağınız soruları ve deneme süresinde yapacağınız kısa bir testi bulacaksınız.

Önce salonunuzu tarif edin

Her salon için doğru program aynı değildir; tek başına çalışan bir berberle beş çalışanlı bir güzellik salonunun ihtiyacı farklıdır. Programlara bakmadan önce şu soruları kâğıt üzerinde cevaplayın:

• Kaç kişi randevu alıyor, herkes her hizmeti yapıyor mu?
• Müşterilerinizin ne kadarı randevusuz geliyor?
• En uzun hizmetiniz kaç dakika sürüyor (boya, keratin, gelin saçı)?
• Seans paketi satıyor ya da çalışanlarınıza prim ödüyor musunuz?

Salonunuz	Önce bakmanız gerekenler
Tek kişilik berber, müşterilerin çoğu randevusuz	Sıra takibi, telefonla gelen randevuyu hızlı ekleme, basit hatırlatma
2-5 çalışanlı kuaför	Çalışan bazında takvim, hizmet süreleri, hatırlatma, prim raporu
Güzellik merkezi (lazer, cilt bakımı)	Seans paketi, kapora, tekrar eden randevular
Gelin ve özel gün ağırlıklı salon	Kapora, uzun hizmet süreleri, yazılı onay mesajı

1. Müşteri randevuyu kendisi alabiliyor mu?

Programın asıl işi, telefonda "yarın kaçta boşsunuz?" konuşmasını ortadan kaldırmaktır. Müşteri gece yarısı da randevu alabilmelidir. Bakmanız gerekenler:

• Müşteri hizmeti, isterse çalışanı, günü ve boş saati kaç adımda seçiyor?
• Uygulama indirmesi, üye olması ya da şifre oluşturması gerekiyor mu? Gerekiyorsa bir kısmı yarıda vazgeçer; ad ve telefon yeterli olmalı.
• Sayfa telefonda rahat açılıyor mu? Müşterilerinizin çoğu bağlantıyı Instagram'dan ya da WhatsApp'tan telefonla açacak.

Kendi telefonunuzdan bir deneme randevusu alın ve süreyi tutun. Bir dakikayı geçiyorsa müşteri için uzundur.

2. Her çalışanın ayrı takvimi ve saatleri var mı?

Birden fazla kişi çalışıyorsa her çalışanın kendi takvimi olmalı: kendi çalışma saatleri, öğle arası, izin günleri ve yaptığı hizmetler. Boyayı yalnızca bir kişi yapıyorsa müşteri boya randevusunu başka birine alamamalıdır. Müşteri "fark etmez" dediğinde programın uygun olan herhangi bir çalışana randevu verebilmesi de işinizi kolaylaştırır.

Bayram, tatil ve izin günlerini tek tek kapatabilmelisiniz. Kapalı olduğunuz bir güne randevu düşmesi, programın müşteri gözündeki güvenilirliğini ilk haftada bitirir.

3. Hizmet süreleri ve aynı randevuda birkaç hizmet

Kuaförde hizmetler aynı uzunlukta değildir. Program her hizmetin süresini ayrı tutmalı ve boş saatleri buna göre hesaplamalıdır. Örneğin (süreler örnektir):

Hizmet	Süre
Kesim	45 dakika
Dip boya	120 dakika
Fön	30 dakika
Toplam	195 dakika (3 saat 15 dakika)

Müşteri bu üç hizmeti aynı randevuda seçtiğinde program 195 dakikalık bir boşluk aramalı ve randevuyu üçünü de yapabilen çalışana vermelidir. Her randevuyu aynı uzunlukta sayan bir program, 2 saatlik boyayı 45 dakikalık bir boşluğa yerleştirip gününüzü karıştırır. Saatlerin kaç dakikada bir sunulacağını (15, 30, 60) ve son dakika randevusunu engellemek için en az ne kadar önceden randevu alınabileceğini de ayarlayabilmelisiniz.

4. Hatırlatma: e-posta, SMS ya da WhatsApp

Hatırlatma, gelmeyen müşteriyi azaltmanın en ucuz yoludur. Ama hangi kanalla gittiği önemlidir:

Kanal	Artısı	Dikkat edilecek
E-posta	Ücretsizdir	Birçok müşteri e-posta adresi vermez ya da e-postasına bakmaz
SMS	Her telefona ulaşır	Mesaj başına ücreti SMS firmanız alır; programın hangi SMS firmalarıyla çalıştığını sorun
Otomatik WhatsApp	Müşteriler sık bakar	WhatsApp Business Platformu üzerinden, Meta'nın onayladığı mesaj şablonlarıyla gider; Meta teslim edilen mesaj başına ücret alır
Elle WhatsApp	Ücretsizdir	Her mesajı sizin göndermeniz gerekir; programın hazır metinle WhatsApp'ı açması işi hızlandırır

İyi bir düzen şöyledir: randevu alınınca onay mesajı, bir gün önce hatırlatma, aynı gün birkaç saat önce müşterinin "geleceğim" diye cevap verebildiği ikinci bir mesaj. Bu mesajlara kampanya ya da indirim eklemeyin; eklerseniz ileti, önceden izin gerektiren ticari iletiye dönüşür. Mesajların zamanlamasını ve iptal kuralını randevuya gelmeyen müşteri yazısında ayrıntılı anlattık.

5. Müşteri saatini bağlantıdan değiştirebiliyor mu?

Gelemeyecek müşterinin sizi araması gerekiyorsa çoğu zaman aramaz, gelmez. Onay ya da hatırlatma mesajındaki bir bağlantıdan başka bir boş saate geçebilmeli ya da iptal edebilmelidir. Sorulacaklar:

• Randevuya ne kadar kala değişiklik ve iptalin kapanacağını siz belirleyebiliyor musunuz (ör. 12 saat)?
• İptal edilen saat hemen başka müşterilere açılıyor mu?
• Değişiklik ve iptalde size bildirim geliyor mu?

6. Randevular hemen mi onaylanıyor, sizin onayınızla mı?

Bazı salonlar her randevuyu, özellikle uzun ve pahalı hizmetlerde, kendisi onaylamak ister. Program iki seçeneği de sunmalı: randevu hemen onaylansın ya da siz onaylayana kadar beklesin. Onay bekleyen randevular ayrı görünmeli ve onayladığınızda müşteriye haber gitmelidir.

7. Kapora alınabiliyor mu?

Gelin saçı, uzun boya ya da yeni müşterinin cumartesi randevusu gibi işlerde kapora, gelmeme riskini azaltır. Sorulacaklar:

• Kapora hangi hizmetlere istenebiliyor, tutarı siz mi belirliyorsunuz?
• Para kimin hesabına geçiyor: sizin ödeme hesabınıza mı, programın hesabına mı? Programın hesabına geçiyorsa size ne zaman ve hangi kesintiyle aktarılıyor?
• Müşteri ödemezse saat ne kadar süre sonra boşa çıkıyor?

Kaporanın hangi durumda iade edileceğini müşteri ödeme yapmadan önce yazılı olarak görmelidir.

8. Seans paketi satabiliyor musunuz?

Lazer, cilt bakımı ya da fön paketi satıyorsanız programın randevuyu paketten düşebilmesi büyük kolaylıktır: müşteri geldikçe seansı paketinden düşer, kalanı kendisi de görür. Defterde ya da ayrı bir tabloda tutulan paketler zamanla randevu kayıtlarından kopar. Paketlerin nasıl kurulacağını seans paketi takibi yazısında anlattık.

9. Kim hangi işi yaptı, prim raporu çıkıyor mu?

Çalışanlarınıza prim ödüyorsanız program her randevuyu çalışanıyla birlikte kaydetmeli ve ay sonunda kimin ne kadar iş yaptığını göstermelidir. Yalnızca gerçekleşen randevular sayılmalı; gelmeyen ya da iptal edilenler prime girmemeli. Prim modellerini ve hesap örneklerini kuaförde prim hesaplama yazısında bulabilirsiniz.

10. Telefonla gelen, tekrarlayan ve randevusuz müşteriler

Müşterilerinizin bir kısmı her zaman arayacak. Telefonla aldığınız randevuyu programa birkaç saniyede ekleyebilmeli ve o saat sitede hemen dolu görünmelidir; yoksa aynı saate iki kişi düşer. Her hafta aynı saatte gelen müşteriyi tek seferde tekrarlı ekleyebilmek de vakit kazandırır. Randevusuz gelenler çoksa, kapıdaki karekoddan sıra numarası veren bir sıra takibi randevu düzenini tamamlar.

11. Instagram ve Google'dan randevuya tek bağlantı

Müşteriniz sizi büyük olasılıkla Instagram'da ya da Google Haritalar'da bulur. Programın size herkesin açabileceği tek ve sabit bir randevu adresi vermesi gerekir. Bu adresi Instagram profilinizin bağlantı alanına, WhatsApp Business profilinize ve Google İşletme Profilinize koyarsınız. Google, işletme profiline randevu alma bağlantısı eklemenize izin verir; birden fazla bağlantı varsa birini tercih ettiğiniz bağlantı olarak işaretleyebilirsiniz. Ayrıca sorun: randevu sayfası kendi alan adınızda da açılabiliyor mu, yoksa yalnızca programın adresinde mi duruyor?

12. Telefonunuzdan yönetebiliyor musunuz?

Kuaförde masa başı yoktur; programı gün içinde telefondan kullanacaksınız. Günün listesi, haftanın takvimi, onay ve "geldi" ya da "gelmedi" işaretleri telefonda rahat çalışmalı. Randevuların telefonunuzun kendi takvimine (iPhone ya da Google Takvim) düşmesi ayrıca kolaylık sağlar. Her çalışanın kendi girişi olabilmeli ve kimin neyi göreceğini siz seçebilmelisiniz; örneğin bir kalfanın salonun bütün cirosunu görmesi gerekmez.

13. Müşteri verileri kimin?

Randevu programına müşterilerinizin adını, telefonunu ve geçmişini yazarsınız. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (KVKK) göre bu verilerin neden ve nasıl işleneceğini belirleyen siz, yani salon, veri sorumlususunuz; programı sağlayan firma ise veriyi sizin adınıza işleyen veri işleyendir. Kanun, veriler sizin adınıza başka biri tarafından işlendiğinde güvenlik tedbirlerinden onunla birlikte sorumlu olduğunuzu söyler (md. 12). Bu yüzden programı seçerken şunları sorun:

• Müşteri listenizi ve randevu geçmişinizi dışa aktarabiliyor musunuz (Excel ya da CSV)?
• Programı bırakırsanız verileriniz ne zaman ve nasıl silinir?
• Veriler hangi ülkedeki sunucularda tutuluyor? Yurt dışındaysa KVKK'nın yurt dışına aktarım kuralları (md. 9) devreye girer.
• Firmada verilerinize kim erişebilir, sözleşmede gizlilik ve güvenlik maddesi var mı?

Randevu sayfanızda, müşteriye verilerini neden aldığınızı anlatan bir aydınlatma metni de bulunmalı; nasıl hazırlanacağını KVKK aydınlatma metni yazısında anlattık.

14. Fiyatı nasıl hesaplanıyor, sözleşme ne kadar bağlıyor?

Programların fiyatı farklı şekillerde hesaplanır: aylık sabit ücret, çalışan ya da kullanıcı başına ücret, SMS başına ayrı ücret, kapora ödemelerinde komisyon. Salonunuz büyüdükçe faturanın nasıl değişeceğini önceden hesaplayın; çalışan başına ücret alan bir programda yeni bir kalfa almak, programın fiyatını da artırır. Yıllık taahhüt isteniyorsa ücretsiz deneme süresi olup olmadığına ve erken ayrılırsanız ne ödeyeceğinize bakın.

Deneme süresinde 15 dakikalık test

Satıcının sunumuna değil, kendi denemenize güvenin. Ücretsiz deneme süresinde şunları sırayla yapın:

1. En uzun üç hizmetinizi gerçek süreleriyle girin.
2. İki çalışan ekleyin; birine yalnızca bazı hizmetleri verin, diğerine öğle arası koyun.
3. Gelecek haftaki bir tatil gününü kapatın.
4. Instagram'daki bağlantıyı açar gibi telefonunuzdan kesim ve fön için tek bir randevu alın.
5. Onay ve hatırlatma mesajının gelip gelmediğine ve ne yazdığına bakın.
6. Mesajdaki bağlantıdan randevunun saatini değiştirin, sonra iptal edin.
7. Panelden, telefonla gelmiş gibi bir randevu ekleyin; sitede o saatin dolu göründüğünü kontrol edin.
8. Randevuyu "geldi" işaretleyin ve çalışanın ay sonu raporuna bakın.
9. Müşteri listesini dışa aktarmayı deneyin.

Bu adımların birinde takılıyorsanız, aynı sorunu yoğun bir cumartesi günü de yaşarsınız.

Panasis'te nasıl?

Panasis'in online randevu ürününde müşteriniz uygulama indirmeden hizmeti, çalışanı, günü ve boş saati seçer; aynı randevuda birkaç hizmet seçerse süreler toplanır ve hepsini yapabilen çalışana düşer. Her çalışanın kendi saatleri ve yaptığı hizmetler ayrı tutulur. Hatırlatma bir gün önce e-postayla, kendi SMS hesabınızı bağladıysanız SMS'le de gider; müşteri bağlantısından saatini değiştirir ya da iptal eder. Hizmete kapora yazarsanız müşteri kendi iyzico ya da PayTR hesabınıza kartla öder. Seans paketi, sadakat kartı ve çalışan priminin birlikte nasıl çalıştığını kuaför ve güzellik salonu programı sayfasında görebilirsiniz.