Sıramatik için internet gerekir mi?

Kâğıt numaratör ve bazı yerel cihazlar internetsiz çalışır. Müşterinin sırasını telefonundan izlediği sistemlerde hem sizin panelinizin hem müşterinin telefonunun internete bağlı olması gerekir.

Müşteri sırasını başkasına verebilir mi?

Bu sizin kuralınızdır. Kâğıt bilette bunu kontrol etmek zordur; adla alınan telefon sırasında çağrılan adı sormak yeterlidir.

Sıra sistemi müşteriyi kaçırır mı?

Doğru kurulursa tersine, kapıdan dönen müşteriyi azaltır. Kaçıran şey genellikle yanlış yazılmış bekleme süresi ve kapalı olduğu hâlde numara alınabilen sistemdir.

Birden çok ustam varsa müşteri usta seçebilir mi?

Birçok sistemde müşteri belirli bir ustayı ya da ilk boşalanı seçebilir. Bunu kapı kartında belirtin; belirli ustayı bekleyenin beklemesinin uzayabileceğini de yazın.

Sıramatik nedir? Cihazlı ve QR kodlu sıra sistemi farkı

Sıramatik, randevusuz gelen müşterilere sıra numarası veren, sırası gelen numarayı çağıran ve bekleyenlere kaç kişi kaldığını gösteren sıra yönetim sistemidir. Üç türü vardır: makaradan kopartılan kâğıt numaratör, dokunmatik ekrandan bilet basan cihazlı sıramatik ve müşterinin kapıdaki kodu okutup numarasını telefonunda tuttuğu QR kodlu sıra. Bankalar ve hastaneler gibi çok gişeli yerlerde cihaz yaygındır; berber, oto yıkama ve küçük servis gibi tek ya da birkaç koltuklu işletmelerde QR kodlu sıra çoğu zaman yeterlidir.

Sıramatik nasıl çalışır?

Türü ne olursa olsun her sıra sistemi dört işi yapar:

Numara verir. Gelen müşteri bir numara alır; böylece "ben sizden önce gelmiştim" tartışması biter.
Bekleyeni bilgilendirir. Müşteri kaç kişi önünde olduğunu ve yaklaşık ne kadar bekleyeceğini görür.
Sıradakini çağırır. Personel bir düğmeye basar; numara ekranda, sesle ya da müşterinin telefonunda çağrılır.
Kayıt tutar. Günde kaç kişiye hizmet verildiğini, ortalama beklemeyi ve gelmeyenleri gösterir.

İlk üçü müşterinin deneyimini, sonuncusu işletmenin kararlarını etkiler: hangi gün ve saatte ikinci bir ustaya ihtiyaç olduğunu bu kayıtlar söyler.

Üç tür sıra sistemi: hangisi ne yapar?

	Kâğıt numaratör	Cihazlı sıramatik	QR kodlu telefon sırası
Numara nasıl alınır?	Makaradan bilet kopartılır	Kiosk ya da düğmeli cihazdan bilet basılır	Kapıdaki kod okutulur, ad yazılır
Çağırma	Sesle ya da elle çevrilen numara tabelası	Gişe düğmesi ya da kumanda, salon ekranı ve anons	Paneldeki düğme; müşterinin telefonunda bildirim, isteğe bağlı ekran
Müşteri dışarı çıkabilir mi?	Hayır, çağrıyı kaçırır	Genellikle hayır	Evet, sırasını telefonundan izler
Kaç kişi önde, ne kadar bekleme?	Müşteri kendisi tahmin eder	Ekranda kısmen	Telefonda sürekli
Gerekenler	Numaratör, bilet rulosu	Cihaz, yazıcı, ekran, kablolama, yazılım	Yazdırılmış kapı kartı, tablet ya da telefon, internet
Rapor	Yok	Var	Var
Telefonu olmayan müşteri	Sorun değil	Sorun değil	Personel elle ekler

Hangi işletmeye hangisi?

Seçim için dört soru yeterlidir:

Aynı anda kaç kişiye hizmet veriyorsunuz? Beş on gişeli, farklı işlemlerin farklı gişelere yönlendirildiği bir yerde (ör. "fatura ödeme" ile "yeni kayıt" ayrı sıralar) cihazlı sistemin yönlendirme özelliği işe yarar. Bir iki koltuklu berberde ya da tek hatlı yıkamacıda bu özelliğe ihtiyaç olmaz.

Bekleme ne kadar sürüyor? Bekleme 10 dakikanın altındaysa müşteri zaten içeride bekler; kâğıt numara bile yeterlidir. Bekleme yarım saati aşıyorsa müşterinin dışarı çıkıp dönebilmesi büyük farktır; burada telefonla izlenen sıra öne çıkar.

Bekleme alanınız ne kadar büyük? Dar bir dükkânda kalabalık müşteri kapıdan döner. Numarasını alıp çay ocağına, markete ya da arabasına giden müşteri ise kaybolmaz.

Müşterileriniz kim? Yaşlı müşterisi çok olan bir muayenehanede herkesin QR kod okutmasını beklemek gerçekçi değildir. Bu durumda personelin telefonu olmayan müşteriyi elle sıraya eklemesi ya da kâğıt numaranın yanında tutulması gerekir.

İşletme	Genellikle uygun olan
Berber, kuaför (randevusuz müşteri)	QR kodlu sıra; randevuyla birlikte
Oto yıkama	QR kodlu sıra; müşteri arabada ya da yakında bekler
Teknik servis kabulü	QR kodlu sıra ya da kâğıt numara
Muayenehane, veteriner	QR kodlu sıra ve elle ekleme; randevu ağırlıklı
Çok gişeli büyük hizmet noktası	Cihazlı sıramatik

Randevu mu, sıra mı?

İkisi birbirinin rakibi değildir. Randevu, gününü planlayan müşteri içindir; sıra ise "geçerken uğradım" diyen müşteri için. Birçok kuaför ve klinik ikisini birlikte kullanır: randevulu müşteri saatinde alınır, kapıdan gelen sıraya girer. Burada kural net olmalıdır: randevu saati gelen müşteri, sıradakinin önüne alınır ve bu, kapıdaki kartta yazar. Randevulu müşterilerin gelmemesiyle başa çıkmanın yollarını randevuya gelmeyen müşteri yazısında anlattık.

Tahmini bekleme süresi nasıl hesaplanır?

Basit hesap şudur: önünüzdeki kişi sayısı çarpı bir müşterinin ortalama süresi, bölü aynı anda çalışan koltuk ya da hat sayısı.

Örnek: Örnek Berber'de bir tıraş ortalama 20 dakika sürüyor ve iki usta çalışıyor. Yeni gelen müşterinin önünde 5 kişi var: 5 × 20 ÷ 2 = 50 dakika. Ekranda "yaklaşık 50 dakika" görünmesi, müşterinin markete gidip dönmesine yeter.

Süreyi gerçekçi yazın. Ortalama 30 dakika süren bir işi 15 dakika yazarsanız müşteri erken döner ve kapıda bekler; sistem işe yaramamış gibi görünür. Birkaç günün kayıtlarına bakıp süreyi düzeltin.

Maliyet kalemleri nelerdir?

Fiyatlar marka, kapasite ve hizmete göre çok değişir; teklif alırken şu kalemleri ayrı ayrı sorun:

Donanım: kiosk ya da bilet cihazı, termal yazıcı, salon ekranı, gişe düğmeleri ya da kumandalar. Satın alma ya da kiralama.
Kurulum: kablolama, montaj, ekranın duvara asılması, personel eğitimi.
Sarf malzemesi: bilet ruloları.
Yazılım: tek seferlik lisans ya da aylık abonelik; rapor ve şube özellikleri ek ücretli olabilir.
Bildirim: müşteriye SMS gidiyorsa SMS sağlayıcısının mesaj başı ücreti.
Bakım: arıza durumunda servis süresi ve ücreti, yedek cihaz.
Altyapı: internet bağlantısı, ekran için televizyon ya da tablet.

QR kodlu sistemde donanım kalemi çoğu zaman mevcut bir televizyon ya da tabletle sınırlı kalır; cihazlı sistemde ise donanım ve kurulum ilk yatırımın büyük kısmıdır.

Kurulum kontrol listesi

Bir müşterinin ortalama süresini ve aynı anda kaç kişiye hizmet verdiğinizi belirleyin.
Numara alınacak noktayı seçin: kapı, cam ya da kasa yanı. QR kod göz hizasında ve iyi aydınlatılmış olsun.
Kapı kartına üç şey yazın: nasıl numara alınacağı, randevulu müşterinin önceliği, sıra alımının hangi saatte kapandığı.
Çağrıyı kimin yapacağını belirleyin: her usta kendi müşterisini mi çağırıyor, kasadaki kişi mi?
Gelmeyen müşteri kuralını koyun: çağrıldıktan sonra birkaç dakika içinde gelmeyen atlanır.
Telefonu olmayan müşteri için yöntem belirleyin: elle ekleme ya da kâğıt numara.
Ekran kullanacaksanız ekranda tam ad göstermeyin; numara ya da ilk ad yeterlidir.
Kapanıştan önce sıra alımını kapatmayı günlük kapanış listenize ekleyin.
İlk hafta sonunda kayıtlara bakıp süreyi ve kapanış saatini düzeltin.

Müşteri bilgisi ve KVKK

Sıra almak için müşteriden ad ve telefon istiyorsanız bu kişisel veridir. Yalnızca gereken bilgiyi isteyin, neden istediğinizi kapı kartında ya da sıra sayfasında kısaca yazın ve sıra kaydını süresiz saklamayın. Dükkân ekranında tam ad ve telefon göstermek gereksiz bir ifşadır. Aydınlatma metninin nasıl yazılacağını KVKK aydınlatma metni yazısında anlattık. Sıra için alınan numarayı kampanya mesajı göndermek için kullanacaksanız ayrıca izin almanız gerekir.

Sık yapılan hatalar

Kapanışı unutmak. Kapattıktan sonra da numara alınabiliyorsa ertesi sabah sinirli bir müşteriyle başlarsınız.
Gelmeyeni beklemek. Çağrılan ama gelmeyen müşteri için koltuğu boş tutmak bütün sırayı yavaşlatır.
Kuralı yazmamak. Randevulu müşteri sıradakinin önüne geçtiğinde, kural yazılı değilse tartışma çıkar.
Bekleyeni görmezden gelmek. Sistem ne kadar iyi olursa olsun, içeride bekleyen müşteriye göz teması ve kısa bir "sıradaki sizsiniz" hâlâ işe yarar.

Panasis'te nasıl?

Panasis Sıra takip'te müşteri kapıdaki kartın kodunu okutup adını yazar, numarasını alır; önündeki kişi sayısını ve tahmini beklemeyi telefonundan izler, uygulama indirmez. Siz "Bitti, sıradakini çağır"a basınca müşterinin ekranında "Sıranız geldi!" yazar; gelmeyeni işaretleyip geçersiniz, telefonu olmayanı elle eklersiniz. Dükkândaki televizyon ya da tablet çağrılan numarayı büyük gösterir ve isimleri göstermez. Online randevu da açıksa ve ayarlarda randevuları sıraya katmayı seçerseniz saati gelen randevulu müşteri sıradakinden önce çağrılır; numaralar her sabah 1'den başlar ve gün sonunda kaç kişiye hizmet verdiğinizi görürsünüz. Kurulum adımları Sıra takip kılavuzunda.