Servis fişi nasıl olmalı? Zorunlu bilgiler ve örnek fiş düzeni

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, hukuki danışmanlık değildir. Kurallar Kasım 2026 itibarıyla mevzuat.gov.tr ve Resmî Gazete'deki metinlere göre kontrol edildi; kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın.

Servis fişi, müşterinin size bıraktığı cihazı ya da aracı hangi durumda ve hangi şikâyetle teslim aldığınızı belgeleyen kâğıttır. İyi bir fişte en az şunlar bulunur: işletmenin adı ve iletişim bilgisi, servis numarası ve tarih, müşterinin adı ve telefonu, cihazın türü, markası, modeli ve seri numarası (telefonda IMEI, araçta plaka ve km), müşterinin bildirdiği arıza, yanında bırakılan aksesuarlar, fiziksel durumu, tahmini süre ve ücret ya da onayın nasıl alınacağı, iki tarafın imzası ve kısa bir kişisel veri notu. Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği, kapsamındaki mallar için teslim alırken ve geri verirken düzenlenecek belgelerin asgari içeriğini ayrıca sayar.

Hangi kural geçerli, kimler için zorunlu?

Bu belgeleri düzenleyen metin, 13 Haziran 2014 tarihli ve 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun'a dayanan Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği'dir. Yönetmelik:

• Ekindeki listede yer alan malları kapsar: cep telefonu, bilgisayar, televizyon, buzdolabı, çamaşır makinesi, klima, kombi, otomobil, motosiklet ve daha birçok ürün grubu.
• "Servis istasyonu" tanımına, yetkili servislerle birlikte herhangi bir üretici ya da ithalatçıya bağlı olmadan çalışan özel servisleri de katar.
• Servis istasyonlarının 11. maddedeki bilgileri içeren belgeleri düzenleyip bir nüshasını müşteriye vermesini zorunlu tutar (md. 10/3).

Yani bağımsız bir telefon tamircisi ya da beyaz eşya servisi de, listedeki bir malı tamire aldığında bu belgeleri vermekle yükümlü sayılabilir. Listede olmayan bir iş yapıyorsanız (terzi, ayakkabı ya da saat tamiri gibi) aynı düzen yine de sizi tartışmadan korur.

Teslim belgesi ve servis fişi: yönetmelik ne istiyor?

Yönetmelik iki belgeden söz eder: malı teslim alırken düzenlenen teslim belgesi ve malı geri verirken düzenlenen servis fişi. Kargoyla gönderilen arızalı mallar için teslim belgesi aranmaz.

Teslim alırken (md. 11/1)	Geri verirken (md. 11/2)
Malı teslim edenin adı, soyadı ve imzası	Servisin adı, adresi, telefonu ve diğer iletişim bilgileri
Malı teslim alanın adı, soyadı ve imzası	Malın müşteriye teslim edildiği tarih
Müşterinin şikâyet ve talepleri	Arıza ve yapılan işlem
Malın cinsi, markası ve modeli	Garanti dışındaysa ücret
Malın teslim ya da arıza bildirim tarihi	Servis yetkilisinin imzası
Garantili mallarda 10 iş günü bilgisi (özel servisler için zorunlu değil)	Kargoyla gelmediyse müşterinin adı, adresi, telefonu ve imzası

Servis fişinde ayrıca yönetmeliğin 10. maddesindeki servis sorumluluklarını gösteren bilgiler yer alır. Tablodaki "10 iş günü bilgisi" şudur: garanti süresindeki arıza 10 iş günü içinde giderilmezse, müşteri isterse üretici ya da ithalatçı tamir bitene kadar benzer özellikte bir malı onun kullanımına verir.

Fişe yazmanız gereken her şey

Yönetmelikteki liste asgaridir. Teslimde çıkan tartışmaları önleyen bilgiler biraz daha fazladır:

Alan	Neden	Örnek
Servis numarası, tarih ve saat	Kaydı bulmak, süreyi saymak	S-0412, 01.11.2026 14.20
Müşteri adı ve telefonu	Haber vermek, teslimde kişiyi eşleştirmek	Ayşe K., 0532 ...
Cihaz türü, marka, model	Yönetmeliğin istediği bilgi	Dizüstü bilgisayar, marka, model
Seri numarası, IMEI ya da plaka	Aynı modeldeki cihazları karıştırmamak	Etiketteki seri numarası
Müşterinin bildirdiği arıza	Müşterinin kendi cümlesiyle	"Şarj olmuyor, bir kez suya düştü"
Aksesuarlar	Geri verirken eksik tartışmasını önlemek	Kılıf var, şarj aleti yok, SIM kart çıkarıldı
Fiziksel durum	Çizik, kırık, ezik	Arka kapakta çizik, ekran sağlam
Açılıyor mu, test edildi mi	Arızanın teslimden önce var olduğunu göstermek	Açılmıyor, test edilemedi
Tahmini süre	Müşterinin beklentisini doğru kurmak	3 iş günü, parça gelirse
Tahmini ücret ve onay sınırı	Fiyat tartışmasını önlemek	"1.000 TL'yi geçerse onay alınır"
İnceleme ücreti varsa	Tamir yapılmazsa ne ödeneceği	Tutarıyla, baştan
Takip kodu	Müşterinin durumu aramadan görmesi	QR kod ya da bağlantı
İmzalar	Yönetmeliğin istediği	Teslim eden ve teslim alan
Kişisel veri notu	KVKK'nın aydınlatma yükümlülüğü	Aşağıda örneği var

Tablodaki rakamlar örnektir.

Seri numarası, IMEI ve plaka

Aynı model iki telefon ya da iki gri araç rafta ve otoparkta kolayca karışır. Telefonun IMEI numarası cihazın ayarlarında ve kutusunda yazar; bilgisayar ve beyaz eşyada seri numarası genellikle cihazın altındaki ya da arkasındaki etikettedir. Araçta plakayı ve km'yi, gerekiyorsa şasi numarasını yazın; yakıt seviyesini not etmek de iyi bir alışkanlıktır.

Aksesuar ve fiziksel durum: en çok tartışma burada çıkar

Teslimde "kılıfım nerede?" ya da "bu çizik yoktu" cümleleri, fişte yazmayan her şey için sizin sözünüzle müşterinin sözünün karşı karşıya gelmesi demektir. Bu yüzden:

• Aksesuarları tek tek yazın; bırakılmayanları da "yok" diye işaretleyin.
• Hazır bir kontrol listesi kullanın: ekranda çizik, kasada ezik, tuşlar çalışıyor, kamera camı sağlam. Her madde için evet ya da hayır.
• Cihaz açılmıyorsa "açılmıyor, test edilemedi" yazın; içindeki parçaların durumu hakkında söz vermeyin.
• Geliş hâlinin fotoğraflarını çekip kayda ekleyin.
• Telefon ve bilgisayarda müşteriden verilerini önceden yedeklemesini isteyin ve bunu fişe not edin.

Süre ve ücret: söz verirken nelere dikkat etmeli?

Fişe kesin değil tahmini bir süre yazın, onu da neye bağlı olduğuyla: "Parça stoktaysa 2 iş günü." Ücret arızayı bulduktan sonra belli olacaksa bir onay cümlesi yazın: "İnceleme sonrası ücret size bildirilir, onayınız olmadan işleme başlanmaz." İnceleme ya da arıza tespit ücreti alıyorsanız tutarını teslim alırken söyleyin ve fişe yazın; sonradan çıkan ücret tartışma doğurur.

Garanti dışındaki işte servis fişinde ücretin yazılması yönetmeliğin istediği bir bilgidir (md. 11/2). Yedek parça fiyat listesini de müşterinin görebileceği bir yere asmanız ya da katalogda veya elektronik ortamda göstermeniz gerekir (md. 12/2).

Tamir en fazla ne kadar sürebilir?

Süreler, cihazın garantide olup olmamasına ve işi kimin yaptığına göre değişir:

Durum	Kural	Kaynak
Yetkili serviste tamir süresi	Ek listedeki çoğu mal için en fazla 20 iş günü; binek otomobil, kamyonet ve motosiklet için 45 iş günü	Satış Sonrası Hizmetler Yön. md. 10/4 ve ek liste
Süre ne zaman başlar	Garanti içinde arızanın yetkili servise ya da satıcıya bildirildiği tarihte; garanti dışında malın yetkili servise teslim tarihinde	md. 10/4
Garantideki mal 10 iş günü içinde tamir edilmezse	Müşteri isterse üretici ya da ithalatçı, tamir bitene kadar benzer özellikte bir malı onun kullanımına verir	md. 14/4
Garantide azami tamir süresi aşılırsa	Müşteri bedel iadesi, ayıp oranında indirim ya da imkân varsa ayıpsız misliyle değişim isteyebilir; satıcı reddedemez	Garanti Belgesi Yön. md. 9
Tamirde geçen süre	Garanti süresine eklenir	Garanti Belgesi Yön. md. 6
Garanti dışı onarımda aynı arıza 1 yıl içinde tekrarlarsa	Kullanım kılavuzuna aykırı kullanımdan doğmadıysa ücret istenemez	Satış Sonrası Hizmetler Yön. md. 10/6
Garanti dışında değiştirilen ya da satılan parça	En az 6 ay garanti verilir	md. 10/7
Yaptığınız iş ayıplı çıkarsa	Müşteri yeniden yapılmasını, ücretsiz onarımı, indirim ya da sözleşmeden dönmeyi seçebilir; yeniden yapma ve onarım talepten itibaren en fazla 30 iş günü	6502 sayılı Kanun md. 15

Yönetmeliğe göre iş günü; pazar günleri, ulusal, resmî ve dinî bayramlar, yılbaşı, 1 Mayıs ve 15 Temmuz dışındaki günlerdir. Garanti süresindeki ücretsiz onarım hakkı satıcıya, üreticiye ve ithalatçıya karşı kullanılır. Bağımsız bir servisseniz garantisi devam eden bir cihazı tamire almadan önce müşteriye bu hakkını hatırlatın ve kararını fişe not edin.

Teslim ederken: servis fişi ve tamamlanma bildirimi

Tamir bitince yönetmelik, tamamlanma tarihinin müşteriye telefon, kısa mesaj, e-posta ya da benzeri bir yolla bildirilmesini ister (md. 10/5). Bildirimi hangi gün ve hangi yolla yaptığınızı kayıtta tutun.

Teslimde verdiğiniz servis fişine yapılan işlemi sade bir dille yazın ("Şarj soketi değiştirildi, cihaz test edildi"); değişen parçaları ve işçiliği ayrı satırlarda gösterin. Değişen parçayı müşteriye göstermek güven yaratır; yetkili servisler için bu, yönetmelikte ayrıca düzenlenmiştir (md. 13). Verdiğiniz işçilik garantisinin süresini ve bitiş tarihini de fişe yazın.

Kâğıt mı, dijital mi?

1 Ocak 2021'den beri teslim belgesi ve servis fişi SMS, e-posta ya da internet gibi kalıcı bir veri saklayıcısıyla da verilebilir (md. 11/6). Bu durumda imza şartı aranmaz; ama müşterinin onayını yazılı olarak ya da kalıcı ortamla almanız gerekir ve onayın alındığını ispat etmek size düşer. Müşteri isterse belgeyi kâğıda basıp vermek zorundasınız. Pratikte en güvenli düzen, tezgâhta imzalı kâğıt fiş ve yanında aynı bilgileri gösteren bir takip bağlantısıdır.

Fişe kişisel veri notu nasıl yazılır?

Müşterinin adı, telefonu ve cihaz bilgileri kişisel veridir. 6698 sayılı Kanun, veriyi toplarken kimin, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple veri işlediğini, verinin kimlere aktarılabileceğini ve kişinin haklarını anlatmanızı ister (md. 10). Fişin altına sığacak kısa bir not ve tam metnin adresi yeterlidir:

"Adınız, telefonunuz ve cihaz bilgileriniz, servis işleminin yapılması ve size durum bildirimi gönderilmesi amacıyla Örnek Teknik Servis tarafından, sözleşmenin kurulması ve ifası hukuki sebebine dayanılarak işlenir. Ayrıntılar ve haklarınız: ornekservis.com/kvkk"

Telefon ve bilgisayar tamirinde cihazdaki fotoğraf ve mesajlara yalnızca işin gerektirdiği kadar erişin. Tam bir metni nasıl hazırlayacağınızı KVKK aydınlatma metni yazısında anlattık.

"30 gün içinde alınmayan cihazdan sorumlu değiliz" yazılabilir mi?

Birçok fişte bu cümle var. Tüketiciyle müzakere edilmeden sözleşmeye konan ve tüketici aleyhine dengesizlik yaratan şartlar 6502 sayılı Kanun'a göre haksız şarttır ve geçerli olmaz (md. 5). Böyle bir cümlenin sizi tek başına koruyacağına güvenmeyin. Daha işe yarar olan, işin hazır olduğunu tarihiyle bildirmek, birkaç gün sonra bir kez daha hatırlatmak ve bunları kayıtta tutmaktır. Uzun süre alınmayan cihazlar için ne yapabileceğinizi bir hukukçuya danışın.

Örnek fiş düzeni

A5 bir sayfaya sığan, yukarıdan aşağı şöyle bir düzen işinizi görür:

1. Üst bilgi: işletme adı, adresi, telefonu; servis numarası; teslim alma tarihi ve saati; takip kodu.
2. Müşteri: ad soyad, telefon.
3. Cihaz: tür, marka, model, seri numarası ya da IMEI; araçta plaka ve km.
4. Şikâyet: müşterinin kendi cümlesiyle arıza.
5. Teslim alırken: aksesuarlar, kontrol listesi (evet ya da hayır), cihazın açılıp açılmadığı.
6. Süre ve ücret: tahmini süre; tahmini ücret ya da "onayınızdan sonra işleme başlanır"; varsa inceleme ücreti.
7. Notlar: veri yedeği uyarısı, işçilik garantisi süresi.
8. Kişisel veri notu.
9. İmzalar: teslim eden müşteri, teslim alan çalışan.

Fişi iki nüsha basın: biri müşteride, biri cihazın yanında ya da dosyanızda kalsın. Bu düzeni müşterinin durumu kendisinin izleyebildiği bir programa taşımak isterseniz teknik servis programı nasıl seçilir yazısına bakın.

Panasis'te nasıl?

Servis takip ile kaydı açınca fiş normal yazıcıda A5 ya da fiş yazıcısında 80 mm, isterseniz müşteri ve işletme için iki nüsha basılır; üstünde servis numarası, imza yerleri ve takip kodu bulunur. Teslim alırken kontrol listesinde işaretlediğiniz maddeler fişte ve müşterinin takip sayfasında görünür, geliş hâlinin fotoğrafları yalnızca panelde durur. Fişin altına kendi notunuzu yazabilir, cihaza takip numaralı ve QR kodlu 50 × 30 mm etiket yapıştırabilirsiniz; işçilik garantisinin bitiş tarihi müşterinin sayfasında yazar. Fişteki metinlerin yönetmeliğe ve işinize uygunluğunu kendiniz kontrol edin. Diğer ürünlerle birlikte nasıl çalıştığını teknik servis ve tamir sayfasında görebilirsiniz.