Güzellik merkezi müşteri formu: hangi bilgiler, KVKK ve örnek

Bir güzellik salonu müşteri formu dört bölümden oluşur: iletişim bilgileri, işlemi güvenle yapmak için gereken kısa bir sağlık ve cilt bölümü, her seansın kaydı ve onaylar. Alerji, cilt hastalığı, hamilelik ya da kullanılan ilaç gibi bilgiler KVKK'ya göre özel nitelikli kişisel veridir; bunları ancak müşterinin ayrı ve açık rızasıyla, işlem için gerçekten gerektiği kadar sorabilir, kilitli ve erişimi sınırlı bir yerde saklayabilirsiniz.

Bu yazıda formun her alanını neden sorduğunuzla birlikte, KVKK tarafını, saklama süresini ve kopyalayıp kullanabileceğiniz bir form düzenini anlattık.

Küçük bir not: Günlük dilde "güzellik merkezi" denir, ama ruhsat yönetmeliği güzellik salonlarının reklam, tabela ve basılı belgelerinde güzellik merkezini çağrıştıran ifadeler kullanmasını yasaklar ve açıkça "güzellik salonu" yazılmasını ister. Formun başlığına salonunuzun ruhsattaki adını yazın.

Müşteri formu neden gerekli?

• Güvenlik: Lazer, ağda, kimyasal peeling ya da kalıcı makyaj gibi işlemlerden önce bazı durumları bilmek, müşterinin zarar görmesini önler.
• Süreklilik: Hangi seansta hangi ayarla ne yapıldığı yazılıysa müşteriye başka bir uzman baktığında da aynı yerden devam edilir.
• Uyuşmazlıkta kanıt: Bir şikâyet olduğunda, işlemden önce neyin sorulduğu ve müşterinin neyi onayladığı kayıtta durur.
• Paket takibi: Seans paketlerinde kalan seans ve tarihler tartışma çıkarmaz.

Formda hangi bilgiler olmalı?

Bölüm	Alan	Sorulsun mu?	Neden
İletişim	Ad soyad	Evet	Kaydın kime ait olduğu
İletişim	Telefon	Evet	Randevu, hatırlatma, değişiklik
İletişim	E-posta	İsteğe bağlı	Onay ve hatırlatma için
İletişim	Doğum tarihi	İsteğe bağlı	Yaş sınırı olan işlemler, kutlama mesajı
Hizmet	İstenen işlem ve bölge	Evet	Doğru işlemi planlamak
Cilt	Cilt tipi (kuru, yağlı, karma, hassas)	Uzman doldurur	Ürün ve işlem seçimi
Cilt	Son iki haftada yoğun güneş, solaryum	İşleme göre	Lazer ve peeling öncesi önemli
Sağlık	Bilinen alerjiler (ürün, lateks, ağda)	İşleme göre, açık rızayla	Reaksiyonu önlemek
Sağlık	İşlem bölgesinde aktif cilt sorunu, açık yara	İşleme göre, açık rızayla	İşlemin ertelenmesi gerekebilir
Sağlık	Hamilelik	İşleme göre, açık rızayla	Bazı işlemler ertelenir
Sağlık	Işığa duyarlılık yapan ilaç kullanımı	Lazer ve IPL öncesi, açık rızayla	Cilt reaksiyonu riski
Onay	Aydınlatma metnini okuduğu	Bilgi verilir	KVKK md. 10
Onay	Sağlık bilgisi için açık rıza	Ayrı onay	KVKK md. 6
Onay	Fotoğraf çekimi ve paylaşımı	Ayrı onay, isteğe bağlı	KVKK md. 5

İki ilke işinizi kolaylaştırır: Her işlem için yalnızca o işlemi ilgilendiren soruyu sorun. Manikür için gelen müşteriye ilaç sormanız gerekmez. Tanı koymaya çalışmayın. Bir cilt sorunu fark ederseniz müşteriyi bir hekime yönlendirin; güzellik salonunda tedavi ya da ilaç önerisi yapılamaz.

Hangi bilgileri sormamalısınız?

• Ayrıntılı hastalık geçmişi. "Geçirdiğiniz ameliyatlar, kronik hastalıklarınız" gibi geniş sorular işlem için gerekenden fazlasıdır. KVKK veriyi işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü tutmanızı ister (md. 4).
• T.C. kimlik numarası. Randevu ve hizmet için gerekmez; fatura gibi bir yasal gereklilik varsa ayrıca değerlendirin.
• Serbest "not" alanı. Müşteri buraya sağlık bilgisi yazabilir. Not alanını kullanıyorsanız ne yazılması gerektiğini sınırlayın.
• Kimlik fotokopisi. Hizmet için gerekmez.

Sağlık bilgisi ve KVKK: açık rıza nasıl alınır?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve bu verilerin işlenmesini yasaklar; ancak kanunda sayılan şartlardan biri varsa işlenebilir (md. 6). 2024'te değişen metinde sağlık verisi, açık rızanın yanında, sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetleri için de işlenebilir. Güzellik salonu bir sağlık kuruluşu olmadığı için alerji ya da hamilelik gibi bilgileri sormanın pratikteki dayanağı müşterinin açık rızasıdır.

Kanun açık rızayı "belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza" diye tanımlar (md. 3). Formda bunun anlamı şudur:

• Ayrı bir onay kutusu. Sağlık bilgisi onayı, aydınlatma metniyle ya da fotoğraf onayıyla aynı kutuda olmamalı.
• Ne için istediğinizi yazın. "Alerji ve cilt durumunuzu, işlemin sizin için uygun olup olmadığını değerlendirmek amacıyla soruyoruz."
• Geri alınabileceğini söyleyin. Müşteri rızasını geri alabilir.
• Ön işaretli kutu kullanmayın. Kutuyu müşteri kendisi işaretlesin ya da imzalasın.

Aydınlatma ile açık rıza farklı şeylerdir: aydınlatma, kimin hangi amaçla veri işlediğini anlatır ve onay gerektirmez. Bu farkı ve aydınlatma metninin bölümlerini KVKK aydınlatma metni yazısında anlattık.

Sağlık bilgisini nasıl korumalısınız?

Kanun özel nitelikli veriler için Kurul'un belirlediği yeterli önlemlerin alınmasını şart koşar (md. 6/4). Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2018/10 sayılı kararındaki önlemlerden küçük bir salonu ilgilendirenler:

• Bu veriler için yazılı, basit bir politika ve prosedür belirleyin: kim görür, nerede durur, ne zaman imha edilir.
• Formlara erişen çalışanlarla gizlilik sözleşmesi yapın, onlara düzenli bilgi verin; işten ayrılanın erişimini hemen kaldırın.
• Kâğıt formlar için yangına, su baskınına ve hırsızlığa karşı önlem alın; kilitli dolapta tutup yetkisiz kişilerin ulaşmasını engelleyin.
• Elektronik ortamda tutuyorsanız şifreleme, erişim yetkisi ve uzaktan erişimde iki aşamalı doğrulama gibi önlemler gerekir.
• Sağlık bilgisini WhatsApp grubuna, herkesin gördüğü bir tabloya ya da randevu notuna yazmayın.

Öncesi ve sonrası fotoğraflar

Müşterinin fotoğrafı kişisel veridir. Fotoğrafı yalnızca kendi kaydınız için mi çekiyorsunuz, yoksa Instagram'da da paylaşacak mısınız? İkisi ayrı amaçtır. Paylaşım için ayrı, isteğe bağlı bir açık rıza alın; reddeden müşteriye hizmeti farklı sunmayın ve rızasını geri alırsa paylaşımı kaldırın. Paylaşırken yüzü ve tanınmayı sağlayan ayrıntıları gerekmedikçe göstermeyin. Fotoğrafta "kesin sonuç" gibi bir vaat de kullanmayın; yönetmelik kanıtlanmamış etki vaat eden reklamı yasaklar.

Seans takip formu

Kayıt formunun arkasına ya da ayrı bir sayfaya her seansı yazın:

Tarih	İşlem ve bölge	Cihaz ve ayar	Kullanılan ürün	Uygulayan	Ciltte görülen	Sonraki seans
04.11.2026	Lazer, bacak	Diode, örnek ayar	Soğutucu jel	Uzman Ayşe	Hafif kızarıklık	02.12.2026
02.12.2026	Lazer, bacak	Diode, örnek ayar	Soğutucu jel	Uzman Ayşe	Yok	30.12.2026

(Örnektir.) Müşteri iki seans arasında durumunda bir değişiklik olduğunu söylerse (yeni ilaç, hamilelik) sağlık bölümünü o gün güncelleyin ve tarihini yazın.

Form ne kadar süre saklanmalı?

Güzellik salonu formları için kanunda belirli bir saklama süresi yok. KVKK, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli süre kadar saklanmasını ister (md. 4/2-d); bu süre bitince veriler silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir (md. 7).

Süreyi belirlerken şu iki noktayı düşünün:

• Tüketici Kanunu, ayıplı hizmetten sorumluluğu hizmetin ifa edildiği tarihten itibaren iki yıllık zamanaşımına bağlar (md. 16). Birçok işletme formu son işlemden sonra en az bu kadar saklamayı tercih eder.
• Bedensel zarar iddiaları gibi durumlarda süreler farklı olabilir; kendi süreniz için bir hukukçuya danışın.

Belirlediğiniz süreyi yazın ve uygulayın. Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt yükümlülüğü olan işletmeler bir saklama ve imha politikası hazırlamak zorundadır ve periyodik imha aralığı altı ayı geçemez. Bu yükümlülüğü olmayanlar, silme yükümlülüğü doğduktan sonraki üç ay içinde veriyi siler ya da yok eder. Müşteri silme isterse ve işleme şartları ortadan kalkmışsa talebi en geç 30 gün içinde sonuçlandırırsınız (Silme Yönetmeliği md. 11 ve 12).

Örnek müşteri formu düzeni

Aşağıdaki düzeni A4 bir sayfaya sığdırabilirsiniz:

Salonun ruhsattaki adı, adresi, telefonu

1. İletişim bilgileri Ad soyad: ...... Telefon: ...... E-posta (isteğe bağlı): ......

2. İstenen işlem İşlem ve bölge: ...... İlk kez mi? Evet / Hayır

3. İşlem öncesi sorular (yalnızca bu işlem için)

• Bilinen bir alerjiniz var mı? Evet / Hayır / Açıklama: ......
• İşlem bölgesinde açık yara ya da aktif bir cilt sorunu var mı? Evet / Hayır
• Hamile misiniz ya da olabilir misiniz? Evet / Hayır / Belirtmek istemiyorum
• Son iki haftada yoğun güneş ya da solaryum? Evet / Hayır (lazer ve peeling için)
• Işığa duyarlılık yapabilen bir ilaç kullanıyor musunuz? Evet / Hayır (lazer ve IPL için)

4. Onaylar

• Kişisel verilerimin işlenmesine ilişkin aydınlatma metnini okudum. (Metin salonda ve sitede.)
• Bu formdaki sağlık bilgilerimin, işlemin benim için uygun olup olmadığının değerlendirilmesi amacıyla işlenmesine açık rıza veriyorum. Rızamı her zaman geri alabileceğimi biliyorum.
• (İsteğe bağlı) İşlem öncesi ve sonrası fotoğraflarımın salonun sosyal medya hesaplarında paylaşılmasına açık rıza veriyorum.

Tarih: ...... Müşteri imzası: ...... Formu alan uzman: ......

5. Uzman notu (cilt tipi, işlem planı) ve arka sayfada seans takip tablosu.

Panasis'te nasıl?

Panasis Müşteriler bölümünde randevu ve paket müşterileriniz telefon numarasıyla tek listede toplanır; her müşterinin kartında geçmişi ve yalnızca sizin ve ekibinizin gördüğü bir not alanı olur. Bu not alanını sağlık bilgisi için kullanmanızı önermiyoruz; sağlık bölümü olan formu kâğıtta, kilitli dolapta tutun. Müşteri isterse kartındaki "Kişisel verilerini sil" ile adı, telefonu, e-postası ve notları bütün ürünlerden tek seferde silinir. Seans paketlerini Paket takip ile tutarsınız; kuralları için seans paketi takibi yazısına bakın.