Online randevu için hastadan açık rıza almam gerekir mi?

Randevu için ad ve telefon, sözleşmenin kurulması ve yürütülmesi için gereklidir; bu bir hukuki sebeptir ve ayrıca açık rıza istemez. Aydınlatma metni ise her durumda gösterilir. Formda sağlık bilgisi sormazsanız açık rıza sorusu da büyük ölçüde ortadan kalkar.

Hasta telefonla randevu almak isterse ne yapmalıyım?

Telefonla gelen randevuyu da aynı takvime girin; o saat çevrimiçi sayfada da dolu görünür. Aydınlatmayı telefonda kısaca yapıp tam metnin adresini hatırlatma mesajında gönderebilirsiniz.

Randevu sayfamda uzmanların fotoğrafı ve unvanı olabilir mi?

Yönetmelik meslek mensuplarının ana dal ve yan dal uzmanlıklarını, akademik unvanlarını ve hasta kabul ettikleri zaman ve yeri tanıtım kapsamında sayar. Unvanları diplomanızdaki ve belgelerinizdeki gibi yazın; fotoğrafın yanına övgü ya da üstünlük iddiası eklemeyin.

Hatırlatma mesajında hekimin adını yazabilir miyim?

Yazabilirsiniz, ama bazı branşlarda hekimin adı hastanın neden geldiğini ele verebilir. Psikiyatri, psikoloji gibi alanlarda yalnızca klinik adı, tarih ve saat yazmak daha temkinli bir yoldur.

Klinik için online randevu: hatırlatma, iptal kuralı ve KVKK

Online randevu, hasta ya da danışanın sizin belirlediğiniz hizmetler, uzmanlar ve saatler içinden boş olanı görüp randevusunu kendisinin almasıdır. Sekreterin telefonla geçen vaktini azaltır, aynı saate iki randevu verilmesini önler ve randevudan önce giden bir hatırlatmayla gelmeyen sayısını düşürmeye yardım eder. Sağlıkta iki kural ayrıca önemlidir: randevu formunda şikâyet, tanı ya da ilaç sormayın, çünkü sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; randevu sayfanız da fiyat, indirim ve hasta yorumu içermemeli, çünkü sağlık tanıtım kurallarına tabidir.

Online randevu neyi değiştirir?

Önce	Online randevuyla
Randevu yalnızca mesai saatinde telefonla alınır	Hasta gece de randevu alır, sabah panelde görürsünüz
Sekreter defterde boş saat arar	Boş saatler hizmet süresine ve uzmanın planına göre kendiliğinden çıkar
Aynı saate iki kişi yazılabilir	Dolu saat başkasına gösterilmez
Hatırlatma için tek tek aranır	Hatırlatma kendiliğinden gider
İptal telefonla gelir, boşalan saat değerlendirilemez	Hasta bağlantıdan iptal eder ya da başka saate alır, saat yeniden açılır

Telefonla randevu kalkmaz. Yaşlı hastalar ve aceleci aramalar için telefon hep olacak; önemli olan, telefonla verilen randevunun da aynı takvime yazılmasıdır. Yoksa çevrimiçi takvim boş görünen bir saati ikinci kez verir.

Kurmadan önce karar verilecekler

Online randevunun düzgün çalışması, kurmadan önce verdiğiniz birkaç karara bağlıdır:

Hizmet listesi ve süreler. Örneğin ilk muayene 30 dakika, kontrol 15 dakika, diyet danışmanlığı görüşmesi 45 dakika. Süreyi gerçekçi yazın; hep geciken bir takvim hastayı da sizi de yorar.
Kim neyi yapıyor? Her uzmanın yaptığı hizmetleri ve kendi çalışma saatlerini ayrı tanımlayın.
Randevu aralığı. Saatler 15, 20 ya da 30 dakikada bir mi sunulacak?
En az ne kadar önceden? Aynı gün iki saat sonrasına randevu verilsin mi?
En fazla ne kadar ileriye? Altı hafta sonrasına randevu açmak, unutulan randevuyu artırabilir.
Onay. Randevular hemen mi onaylansın, yoksa her birini sekreter mi onaylasın? Yeni hastaları önce telefonla görüşmek istiyorsanız onaylı düzen daha uygundur.
Öğle arası, izin ve resmî tatiller. Kapalı günleri baştan girin.

Hizmet adlarını ve fiyatı nasıl yazmalı?

Randevu sayfası hastanın kendi sağlığı hakkında bir şey söylemesini istememeli. Hizmet adlarını genel tutun: "İlk muayene", "Kontrol muayenesi", "Danışmanlık görüşmesi". Hastanın seçtiği hizmetin adı bile kaydında durur; ad ne kadar genelse kayıt o kadar az şey anlatır.

Fiyatı randevu sayfasına yazmayın. 12 Kasım 2025 tarihli Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik, tanıtım ve bilgilendirmede ücret, indirim, kampanya ve promosyon bilgisine yer verilmesini yasaklar (md. 5). Randevu programınızda hizmetin fiyat alanı varsa boş bırakın; ücreti hasta sorduğunda telefonda ya da muayenehanede söyleyin.

Randevu formunda ne sorulmalı, ne sorulmamalı?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve bu verilerin işlenmesini yalnızca sayılan şartlarla mümkün kılar (md. 6). Maddenin 2024'te değişen güncel metnine göre sağlık verisi, açık rızanın yanında, sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce teşhis, tedavi ve bakım hizmetleri için gerekli olduğunda da işlenebilir. Ama bu, randevu formunda şikâyet sormanızı gerekli kılmaz: randevu vermek için şikâyete ihtiyacınız yoktur. Kanunun genel ilkesi de veriyi işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü tutmanızı ister (md. 4).

Alan	Sorulsun mu?	Neden
Ad soyad	Evet	Randevunun kime ait olduğu
Telefon	Evet	Hatırlatma ve değişiklik bildirimi
E-posta	İsteğe bağlı	Onay ve hatırlatma e-postası için
İlk kez mi geliyor?	Olabilir	İlk muayene süresini ayırmak için
Şikâyet, belirti, tanı	Hayır	Sağlık verisidir; muayenede hekime anlatılır
Kullandığı ilaçlar	Hayır	Sağlık verisidir
T.C. kimlik numarası	Gerekmedikçe hayır	Randevu için gerekli değil; gerekiyorsa muayenehanede alınır
Serbest "not" alanı	Dikkatli olun	Hasta şikâyetini buraya yazabilir

Serbest not alanı kullanıyorsanız altına kısa bir uyarı yazın: "Lütfen buraya sağlık bilginizi yazmayın; muayenede konuşacağız." Psikolog ve psikiyatri gibi alanlarda bir uzmandan randevu alındığı bilgisi bile kişi hakkında fikir verebilir; randevu listesini ekranda açık bırakmayın, kimlerin göreceğini sınırlayın.

Aydınlatma metni: ne yazmalı, nerede göstermeli?

Kanun, veriyi toplarken kişiye kimin, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple veri işlediğini, verinin kimlere aktarılabileceğini ve haklarını anlatmanızı ister (md. 10). Randevu için ad ve telefon, randevu sözleşmesinin kurulması ve yürütülmesi için gereklidir; bu, Kanunun 5. maddesindeki hukuki sebeplerden biridir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun duyurusu şu hataları sayar: aydınlatmanın veri alındıktan sonra yapılması, hukuki sebeple amacın karıştırılması, aydınlatma ile açık rızanın aynı metinde ve aynı başlık altında istenmesi ve aydınlatmaya "onay" verilmezse hizmetin sunulmaması.

Formun hemen altına kısa bir metin ve tam metnin bağlantısı yeterlidir:

"Adınız ve telefonunuz, randevunuzun oluşturulması, hatırlatılması ve değişikliklerin size bildirilmesi amacıyla Örnek Klinik tarafından, sözleşmenin kurulması ve ifası hukuki sebebine dayanılarak işlenir. Ayrıntılar ve haklarınız: Aydınlatma metni"

Tam metnin bölümlerini KVKK aydınlatma metni yazısında örnekleriyle anlattık.

Hatırlatma: ne zaman, ne yazmalı?

Pratikte iki hatırlatma iyi çalışır: randevudan bir gün önce ve randevu günü birkaç saat önce. Mesajda yalnızca tarih, saat, adres ve değişiklik için bir bağlantı ya da telefon bulunsun:

"Örnek Klinik: 14 Kasım Perşembe 10.30 randevunuzu hatırlatırız. Gelemeyecekseniz lütfen bu bağlantıdan iptal edin ya da başka bir saate alın."

Mesaja hizmetin adını, tedaviyi ya da sonucu yazmayın; telefon başkasının elinde olabilir. WhatsApp kullanıyorsanız şunu bilin: WhatsApp'ın işletme politikası, mevzuat sağlık bilgisinin ek koruma olmadan paylaşılmasını yasaklıyorsa WhatsApp'ın sağlık bilgisi göndermek ya da istemek için kullanılmamasını ister. Randevu hatırlatması alınan hizmetle ilgili bir bildirimdir; ama içine kampanya ya da tanıtım koymayın. Sağlık tanıtım yönetmeliği, kişilerin bilgisi ve rızası olmadan telefon, kısa mesaj ve e-postayla tanıtım yapılmasını yasaklar.

İptal ve değişiklik kuralı

Kuralı baştan koyun ve randevu alırken gösterin: "Randevunuzu en geç 24 saat öncesine kadar iptal edebilir ya da değiştirebilirsiniz." Hastanın iptal etmesini kolaylaştırın; aramak zorunda kalan hasta çoğu zaman aramaz, gelmez. Bağlantıdan iptal edilen saat yeniden açılır ve başka bir hasta alabilir.

Gelmeyen hastaları kayda geçirin. Aynı kişi üst üste gelmiyorsa ona randevuyu onaylı düzenle verin ya da telefonla teyit edin. Gelmeyen sayısını azaltmanın diğer yollarını randevuya gelmeyen müşteri yazısında topladık.

Bekleme listesi

Dolu günlerde "daha erken bir randevu çıkarsa haber verin" diyen hastalar için basit bir liste tutun: ad, telefon, istediği uzman, uygun gün ve saatler. Bir iptal geldiğinde listeyi sırayla arayın ya da yazın; ilk olumlu cevap verene saati verin ve diğerlerine dolduğunu söyleyin. Listeyi haftada bir temizleyin; üç hafta önce yazılan hasta çoğu zaman başka bir çözüm bulmuştur.

Randevu sayfanız ve tanıtım kuralları

Randevu sayfası da sitenin bir parçasıdır ve aynı kurallara uyar: fiyat ve indirim yok, hasta yorumu ve teşekkür mesajı yok, "en iyi", "garantili sonuç" gibi ifadeler yok. Yönetmelik ayrıca internet sitesinde son güncelleme tarihinin ve site editörüne ulaşılacak iletişim bilgisinin açıkça yazılmasını ister (md. 5). Bütün kuralları örnekleriyle doktor ve klinik sitesi kuralları yazısında anlattık. Veteriner kliniklerinin tanıtım kuralları bu yönetmelikte değil, kendi meslek düzenlemelerindedir; bağlı olduğunuz odaya danışın.

Kurulum için kontrol listesi

Hizmetleri genel adlarla ve gerçekçi sürelerle yazın; fiyat alanını boş bırakın.
Her uzmanın hizmetlerini ve saatlerini girin; öğle arasını ve kapalı günleri ekleyin.
En az ne kadar önceden ve en fazla ne kadar ileriye randevu verileceğini seçin.
Formda yalnızca ad, telefon ve isteğe bağlı e-posta sorun.
Formun altına aydınlatma metnini koyun.
İptal kuralını yazın ve hatırlatmayı açın.
Telefonla gelen randevuları da aynı takvime girin.
Kendinize bir deneme randevusu alıp hastanın gördüğü her ekrana bakın.

Panasis'te nasıl?

Panasis'in Online randevu ürününde hasta hizmeti, uzmanı, günü ve boş saati seçip adını ve telefonunu yazar; randevular hemen ya da sizin onayınızla kesinleşir. Fiyat alanı isteğe bağlıdır, kliniklerde boş bırakın. E-posta yazana bir gün önce hatırlatma gider; kendi SMS hesabınızı bağlarsanız randevu günü "Geleceğim" bağlantılı SMS de gider. Hasta randevusunu bağlantıdan, sizin belirlediğiniz süreye kadar iptal eder ya da başka saate alır; telefonla gelen ve tekrarlayan randevuları panelden eklersiniz. Panasis randevuyu, iletişim bilgisini ve ödemeyi tutar; tanı, tedavi ve sağlık bilgisi için kullanılmaz. Kontrol hatırlatması ve çalışma planıyla birlikte nasıl çalıştığını klinik ve sağlık sayfasında görebilirsiniz.