Stok ve alış kullanım kılavuzu: ürün, alış, sayım ve reçete

Bu kılavuz Panasis'te Stok ve alış kullanan kafe, restoran, atölye ve dükkânlar için. Önce ilk gün yapılacakları, sonra günlük işleri anlatıyoruz.

Kısaca ne yapar?

• Sattığınız ürünlerin ve kullandığınız malzemelerin stoğunu tutar: elde ne var, değeri ne, ne azaldı.
• Tedarikçiden aldığınız mal stoka girer, gideri Ön muhasebe'ye yazılır.
• Kritik seviyeye inenler sipariş listesine düşer.
• Adisyon kullanıyorsanız reçeteyle her porsiyonun malzemesi stoktan düşer, porsiyon maliyetini görürsünüz.

İlk gün: 20 dakikada kurulum

1. Stok ve alış'ı açın. Ürünlerim sayfasında Stok ve alış satırında "Aç"a basın.
2. Ürünlerinizi ve malzemelerinizi ekleyin. Stok → "Ürün ekle". Adı, birimi (kg, lt, adet…), eldeki miktarı ve birim maliyeti yazın. Çok sayıda ürününüz varsa önce en çok kullandığınız 20-30 tanesiyle başlayın.
3. Kritik seviyeyi yazın. Bunun altına inince ürün "Azalan ya da biten" listesine düşer ve sipariş listesinde çıkar. "Hedef stok" yazarsanız sipariş o miktara tamamlar.
4. Koliyle alıyorsanız alış birimini seçin. Ör. birimi "şişe", alış birimi "koli" ve kolide 12 şişe. Alışta koli yazarsınız, stok şişe olarak artar.
5. Adisyon kullanıyorsanız reçeteleri yazın. Aşağıdaki "Reçeteler" bölümüne bakın.

Günlük işler

Ne yapmak istiyorsunuz	Nerede
Tedarikçiden mal aldım	Alışlar → yeni alış. Tedarikçiyi, fatura no'yu ve kalemleri yazın; ödendi mi, sonra mı ödenecek seçin
Ne azaldı, ne sipariş edeyim	Sipariş. Kritik seviyenin altındakiler son alındıkları tedarikçiye göre toplanır
Raftakini saydım	Sayım. Saydığınızı yazın, boş bıraktıklarınız sayılmamış kabul edilir
Sayım neden tutmadı	Fark raporu. İki sayım arasında kullanılan, satılan, fire ve açıklanamayan fark
Bir ürünün geçmişi	Hareketler ya da ürünün kendi sayfası
Stok listesini dışarı almak	Stok → "Excel'e aktar"

Alış kaydedilince Ön muhasebe açıksa "Mal ve malzeme alımı" gideri olarak da yazılır; ayrıca gider girmeyin.

Reçeteler (Adisyon ile)

1. Stok → Reçeteler. Menünüzdeki ürünler bölüm bölüm listelenir.
2. Ürünün yanındaki "Reçete yaz"a basın.
3. Bir porsiyonda giden malzemeleri ve miktarlarını yazın. Ör. Latte: 0,018 kg kahve çekirdeği, 0,2 lt süt.
4. Kaydedince porsiyon maliyeti ve fiyatın yüzde kaçı olduğu yanında görünür. Yüzde 35'i geçerse vurgulanır.
5. Boyları olan üründe her boyun reçetenin kaç katı olduğunu yazın (Büyük ×1,5). Ücretli ekstraları da bir malzemeye bağlayabilirsiniz.

Adisyon kapanınca servis edilen porsiyonların malzemesi stoktan düşer. Mutfağa gitmiş bir yemek iptal edilirken "yapıldı" işaretlenirse fire olarak düşer.

Birlikte çalışan ürünler

• QR menü ve Adisyon: reçeteyle stok ve porsiyon maliyeti. Ayrıntılar QR menü ve Adisyon kılavuzunda.
• Ön muhasebe: alışlar gider olarak yazılır, ödenecekler borç listesinde görünür. Ayrıntılar Ön muhasebe kılavuzunda.
• Servis takip: servis kaydına stoktan eklenen parça stoktan düşer.

Sık yapılan hatalar

• Alışı hem stokta hem giderde yazmak. Stokta girdiğiniz alış Ön muhasebe'ye kendiliğinden gider olarak yazılır; ikinci kez yazarsanız gider iki kat görünür.
• Birimi karıştırmak. Kilogramla tuttuğunuz malzemenin reçetesine gram değil kilogram yazın (18 g = 0,018 kg).
• Hiç sayım yapmamak. Ayda bir sayım yapın; Fark raporu ancak iki sayım arasında hesaplanır.