Fatura kesme 2026: e-Arşiv Portal'da fatura nasıl kesilir?

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, mali danışmanlık değildir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

Fatura kesmek, sattığınız mal ya da yaptığınız iş için alıcının adını, tutarı ve KDV'yi gösteren resmî belgeyi düzenlemektir. 2026'da çoğu işletme faturayı elektronik keser: e-Fatura sistemine kayıtlı değilseniz Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) ücretsiz e-Arşiv Portalı'na girer, "e-Arşiv Fatura Oluştur" ekranını doldurur ve telefonunuza gelen kodla onaylarsınız. Fatura, malı teslim ettiğiniz ya da hizmeti verdiğiniz günden itibaren en geç 7 gün içinde kesilmelidir.

Aşağıda kimlerin fatura kestiğini, 2026'da hangi fatura türünü kullanacağınızı, portaldaki adımları ve faturada eksik olmaması gereken bilgileri bulacaksınız.

Fatura kesmek için ne gerekir?

Fatura kesebilmek için vergi dairesine kayıtlı bir mükellef olmanız gerekir. Yani önce işinizi vergi dairesine kaydettirir, vergi numaranızı alırsınız; şahıs şirketi de buna dahildir. Kaydınız tamamlanınca vergi levhanızı oluşturabilir ve fatura kesmeye başlayabilirsiniz. Henüz kayıt yaptırmadıysanız şahıs şirketi kurmak yazımız adımları anlatıyor.

Herkes fatura kesmez:

• Esnaf muaflığından yararlananlar fatura düzenlemez. Onlardan mal ya da hizmet alan işletme, bu alım için gider pusulası düzenler. Ayrıntılar evden satış vergi muafiyeti yazısında.
• Serbest meslek erbabı (serbest çalışan avukat, doktor, psikolog, mali müşavir gibi) verdiği hizmet için fatura değil, serbest meslek makbuzu düzenler. Bunun elektronik hali e-Serbest Meslek Makbuzu'dur.
• Mükellef olmayan kişiler, örneğin evindeki eşyayı bir kez satan biri, fatura kesmez.

Ne zaman fatura kesmek zorunlu? 2026 sınırı 12.000 TL

Vergi Usul Kanunu'nun 232. maddesine göre tüccarlar ve basit usule tabi işletmeler; başka bir tüccara, serbest meslek erbabına, basit usule tabi işletmeye, defter tutan çiftçiye ya da vergiden muaf esnafa sattıkları her mal ve yaptıkları her iş için, tutar ne olursa olsun fatura vermek zorundadır. Bunların dışındaki alıcılara, yani çoğunlukla bireysel müşterilere, 2026'da tutar 12.000 TL'yi geçerse fatura kesilir. Tutar daha düşük olsa bile müşteri isterse fatura vermek zorunludur.

Kime satıyorsunuz?	Tutar (2026)	Ne verirsiniz?
Şirkete, esnafa, serbest meslek erbabına	Her tutar	Fatura
Bireysel müşteriye	12.000 TL'yi geçiyor	Fatura
Bireysel müşteriye	12.000 TL ya da altı, fatura istemiyor	Fiş (yazar kasa fişi ya da perakende satış fişi)
Bireysel müşteriye	12.000 TL ya da altı, fatura istiyor	Fatura

Bu sınır her yıl güncellenir: 2025'te 9.900 TL idi, 2026 tutarı 588 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 12.000 TL oldu. Fiş vermek için gereken cihazları yazar kasa POS yazısında anlattık.

7 gün kuralı: Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Bu süreden sonra kesilen fatura, kanuna göre hiç düzenlenmemiş sayılır ve cezaya konu olabilir. Örneğin 14 Kasım'da teslim ettiğiniz malın faturasını en geç 21 Kasım'da kesmelisiniz.

Kağıt fatura, e-Arşiv ve e-Fatura: hangisini keseceksiniz?

Üç tür arasındaki fark, faturanın nerede düzenlendiği ve alıcıya nasıl ulaştığıdır.

	Kağıt fatura	e-Arşiv fatura	e-Fatura
Nasıl düzenlenir?	Anlaşmalı matbaada bastırılan fatura koçanı elle doldurulur	GİB e-Arşiv Portalı ya da ücretli entegratör ve ön muhasebe programlarıyla	e-Fatura sistemi üzerinden (GİB portalı ya da özel entegratör)
Kime kesilir?	2026'da yalnızca küçük tutarlarda ve bazı işletmelerce (aşağıya bakın)	e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara: bireysel müşteriler ve sisteme kayıtlı olmayan işletmeler	Siz de alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysanız
Alıcıya nasıl ulaşır?	Elden ya da postayla	E-postayla ya da çıktı olarak	Sistem üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna

2026'da kağıt fatura kimde kaldı?

• Basit usule tabi olanlar ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar, 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşmayan faturaları kağıda kesebilir. 3.000 TL'yi aşan faturaları GİB'in e-Arşiv Portalı'ndan keserler. 1 Ocak 2027'den itibaren bu işletmeler de bütün faturalarını, tutarına bakmadan, portaldan keser.
• Diğer mükellefler (örneğin bilanço esasına göre defter tutan şirketler) e-Fatura ya da e-Arşiv sistemine dahil değilse, 1 Ocak 2026'dan beri bütün faturalarını tutara bakmadan e-Arşiv olarak keser.

Elinizde eski fatura koçanı kaldıysa bu kurala dikkat edin. Elektronik kesilmesi gereken bir faturayı kağıda kesmek, fatura hiç kesilmemiş gibi cezaya konu olur.

e-Fatura'ya geçiş: Brüt satış hasılatı belirli bir sınırı aşan işletmeler e-Fatura'ya geçmek zorundadır; internetten satış yapanlar için bu sınır daha düşüktür. Sınırlar tebliğle değişebildiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol edin. İnternetten satış yapıyorsanız e-ticarette e-Arşiv fatura sınırları yazısına da bakın.

Kısa karar yolu:

1. Siz e-Fatura kullanıcısıysanız ve alıcı da kayıtlıysa: e-Fatura.
2. Alıcı kayıtlı değilse ya da siz e-Fatura kullanıcısı değilseniz: e-Arşiv.
3. Basit usul ya da işletme hesabındaysanız ve fatura vergiler dahil 3.000 TL'yi geçmiyorsa: 2026 sonuna kadar kağıt da olur.

GİB e-Arşiv Portalı'nda adım adım fatura kesme

GİB'in portalı ücretsizdir; ayrıca başvuru yapmanız ya da mali mühür almanız gerekmez. Başlamadan önce şunları hazırlayın:

• GİB'in internet vergi dairesine girdiğiniz kullanıcı kodu ve şifre (İnteraktif Vergi Dairesi bilgileri)
• Bu hesapta kayıtlı ve yanınızdaki cep telefonu; onay kodu buraya gelir
• Alıcının adı ya da unvanı ve adresi; alıcı şirketse vergi dairesi ve vergi numarası

Adımlar:

1. Tarayıcıda earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html adresini açın ve kullanıcı kodunuzla şifrenizle giriş yapın.
2. Sol üstteki "Modül Seç" alanından "e-Arşiv Portal" modülünü seçin.
3. İlk girişte kullanıcı bilgilerinizi (unvan, adres, vergi dairesi) kontrol edin; faturalarınızda bu bilgiler görünür.
4. "Belge İşlemleri" menüsünden "e-Arşiv Fatura Oluştur" ekranını açın.
5. Fatura bilgilerini girin: tarih ve saat, fatura tipi (sıradan bir satışta "Satış") ve para birimi.
6. Alıcı bilgilerini girin: şirketse vergi numarası ve vergi dairesi, bireysel müşteriyse T.C. kimlik numarası, ad soyad ve adres. Bireysel müşteri kimlik numarasını paylaşmak istemezse bu alana 11111111111 yazılabilir.
7. Mal ya da hizmet satırlarını ekleyin: adı, miktarı, birimi, birim fiyatı ve KDV oranı. Portal satır toplamlarını, KDV'yi ve genel toplamı kendisi hesaplar.
8. Kaydedin. Fatura, yan menüdeki "Taslaklar" bölümüne düşer; bu aşamada hâlâ değiştirebilir ya da silebilirsiniz.
9. Taslağı açıp tutarları ve alıcıyı son kez kontrol edin. Sonra faturayı seçip "GİB İmza" düğmesine basın, "Şifre Gönder" deyin, telefonunuza gelen kodu yazın ve "Onayla" düğmesine basın.
10. Onaylanan faturayı indirin ve müşterinize e-postayla ya da çıktı olarak verin. Portal faturayı alıcıya kendiliğinden göndermez.

Onaylanan fatura portalda değiştirilemez, bu yüzden asıl kontrolü taslak aşamasında yapın. Onaydan sonra bir hata fark ederseniz iptal talebi ya da iade faturası gibi yollar vardır. Hangisinin uygun olduğu alıcının kim olduğuna ve aradan geçen süreye göre değişir; bunu mali müşavirinize sorun.

Menü adları GİB'in güncellemeleriyle değişebilir. Aynı adı göremezseniz fatura oluşturma ekranını "Belge İşlemleri" altında arayın. Her gün çok sayıda fatura kesiyorsanız (örneğin onlarca internet siparişi) ücretli ön muhasebe programları ve entegratörler, faturayı müşteriye kendiliğinden göndermek gibi kolaylıklar sağlar.

Örnek: bir oto yıkamacının e-Arşiv faturası

Örnek Oto Yıkama (uydurma bir işletme adı) 14 Kasım'da bir şirketin 10 aracını yıkadı. Araç başı fiyat KDV hariç 600 TL. İşletme e-Fatura kullanıcısı değil.

• Alıcı bir şirket olduğu için, tutar 12.000 TL'nin altında kalsa da fatura zorunlu.
• İşletme e-Fatura kullanıcısı olmadığı için fatura e-Arşiv olarak kesilir. Basit usule tabi olsa bile tutar vergiler dahil 3.000 TL'yi aştığı için kağıt fatura seçeneği yok.
• Son gün: 14 Kasım'a 7 gün eklenir, fatura en geç 21 Kasım'da kesilir.

Faturadaki satır ve toplamlar şöyle olur. Örnekte KDV oranını %20 aldık; işinize uygulanan oranı mali müşavirinize sorun.

Alan	Değer
Hizmet	Araç iç dış yıkama
Miktar	10 adet
Birim fiyat (KDV hariç)	600 TL
Mal ve hizmet tutarı	6.000 TL
KDV (%20)	1.200 TL
Genel toplam	7.200 TL

Fiyatı müşterinize KDV dahil söylediyseniz portala KDV hariç birim fiyatı yazın. KDV dahil 720 TL'lik yıkama için birim fiyat 720 ÷ 1,20 = 600 TL'dir. KDV'nin fiyata nasıl eklendiğini ürün fiyatı nasıl belirlenir yazısında adım adım anlattık.

Aynı gün bireysel bir müşterinin aracı KDV dahil 720 TL'ye yıkandı ve müşteri fatura istemedi. Tutar 12.000 TL'nin altında olduğu için fatura zorunlu değil, fiş yeterli. Müşteri fatura isterse fatura kesilir; kimlik numarasını vermek istemezse alıcı alanına 11111111111 yazılır.

Faturada olması gereken bilgiler

Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesine göre bir faturada en az şunlar bulunur:

• Düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası (e-Arşiv'de numarayı sistem verir)
• Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve vergi numarası
• Müşterinin adı ya da unvanı ve adresi; varsa vergi dairesi ve vergi numarası
• Malın ya da işin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı
• Mal sattıysanız teslim tarihi ve irsaliye numarası (irsaliyeli fatura kesiyorsanız ayrı irsaliye gerekmez)

Bunlara ek olarak KDV oranı ve tutarı ayrı gösterilir. Alıcı şirket, ödediği KDV'yi indirebilmek için bunu faturada görmek ister. Bireysel müşteriye kesilen faturada vergi dairesi ve kimlik numarası zorunlu değildir.

Faturayı onaylamadan önce şu beş soruyu sorun:

• Tarih, teslim ya da hizmet gününden en fazla 7 gün sonra mı?
• Alıcının unvanı ve vergi numarası, şirketin vergi levhasındakiyle aynı mı?
• Birim fiyatı KDV hariç mi girdiniz, genel toplam müşteriye söylediğiniz tutarla tutuyor mu?
• KDV oranı doğru mu?
• Ürünün ya da hizmetin adı açık mı? "Muhtelif" yerine "Araç iç dış yıkama, 10 adet" gibi yazın.

Fatura kesmezseniz ne olur?

Kesilmesi gereken faturayı kesmemek, gerçek tutardan farklı tutar yazmak, elektronik kesilmesi gerekeni kağıda kesmek ya da 7 günü geçirmek özel usulsüzlük cezasına konu olur. Ceza, faturada yazması gereken tutarın %10'udur. Ancak 2026'da bir takvim yılındaki ilk tespitte her belge için 17.000 TL'den az olamaz; sonraki tespitlerde alt sınır 35.000 TL, 53.000 TL diye artar.

Örnek: 7.200 TL'lik faturayı kesmediniz. Tutarın %10'u 720 TL eder, ama alt sınır 17.000 TL olduğu için ceza 17.000 TL olur. Ceza yalnızca satıcıya değil, faturayı alması gereken mükellefe de kesilir. Küçük tutarlı bir faturayı atlamak, faturadaki paradan çok daha pahalıya gelebilir.