WhatsApp Business nasıl kurulur? Profil, katalog ve ayarlar

WhatsApp Business, Meta'nın küçük işletmeler için hazırladığı ücretsiz WhatsApp uygulamasıdır. Android telefonlara ve iPhone'a indirilir, kişisel WhatsApp'tan ayrı bir numarayla kurulur; bu numara dükkânın sabit hattı da olabilir. Normal WhatsApp'ın yaptığı her şeyi yapar, üstüne işletme profili, ürün ve hizmet kataloğu, otomatik karşılama ve uzakta mesajı, hızlı yanıtlar ve etiketler ekler.

Aşağıda önce hangi numarayı kullanacağınıza karar veriyoruz, sonra her ayarı sırasıyla ve ne işe yaradığıyla birlikte anlatıyoruz. Örnek metinleri kopyalayıp kendi işletmenize göre değiştirebilirsiniz.

WhatsApp Business ile normal WhatsApp arasındaki fark ne?

İkisi aynı altyapıyı kullanır. Müşteriniz için bir şey değişmez: o normal WhatsApp'tan size yazar, siz Business'tan cevap verirsiniz. Fark sizin tarafınızdaki araçlardadır.

Özellik	WhatsApp	WhatsApp Business
İşletme profili (kategori, adres, saatler, web sitesi)	Yok	Var
Ürün ve hizmet kataloğu	Yok	Var
Otomatik karşılama ve uzakta mesajı	Yok	Var
Hızlı yanıtlar	Yok	En fazla 50
Etiketler	Yok	En fazla 20
Hazır mesajlı kısa bağlantı ve QR kod	Yok	Var
Sabit hatla kayıt	Yok	Var
Ücret	Ücretsiz	Ücretsiz

Bir de WhatsApp Business Platform vardır; çoğu yerde "WhatsApp API" diye geçer. Bu, binlerce müşteriye bildirim gönderen büyük firmaların bir hizmet sağlayıcı aracılığıyla kurduğu, ücretli ve ayrı bir üründür. Küçük bir işletme için doğru başlangıç uygulamadır; bu yazı da uygulamayı anlatır.

Hangi numarayla kurmalısınız?

Bir numara aynı anda yalnızca tek bir hesapta çalışır: ya normal WhatsApp'ta ya da WhatsApp Business'ta. Bu yüzden kurulumdan önce verilecek ilk karar numaradır.

Durumunuz	Öneri
Müşterileriniz kişisel cep numaranızı biliyor	Bu numarayı Business'a taşıyın; kişisel yazışmalar için ikinci bir hat kullanın
Dükkânın sabit hattı var	Business'ı sabit hatla kurun; cebinizdeki kişisel WhatsApp olduğu gibi kalır
İşe yeni başlıyorsunuz	İşletme için ayrı bir hat alın; kartvizite, tabelaya ve Google profiline bu numarayı yazın

Kişisel numaranızı Business'a taşırsanız kurulum sırasında WhatsApp yedeğinizi geri yükleyebilirsiniz; mesajlarınız, fotoğraflarınız ve kişileriniz yeni hesaba gelir. Sabit hatla kayıtta SMS gelmez: doğrulama ekranında "Beni ara" seçeneğine dokunursunuz, kod sesli aramayla okunur. Santral dahilisi olan numaralar, internet üzerinden arama yapan (VoIP) numaralar ve 0800 gibi ücretsiz çağrı numaraları kaydedilemez.

Adım adım kurulum

1. Google Play'den ya da App Store'dan "WhatsApp Business" uygulamasını indirin. Simgesinin içinde "B" harfi vardır.
2. Koşulları kabul edip işletme numaranızı girin. Cep numarasına SMS ile kod gelir; sabit hatta "Beni ara" ile kodu alırsınız.
3. Numara daha önce normal WhatsApp'ta kullanıldıysa yedeği geri yükleme seçeneği çıkar. Eski yazışmalarınızı istiyorsanız bu adımı atlamayın.
4. İşletme adını yazın, kategorinizi seçin (kuaför, restoran, giyim mağazası gibi) ve profil fotoğrafı olarak logonuzu yükleyin.
5. Profil ayarlarına girip açıklama, adres, saat, e-posta ve web sitesi alanlarını doldurun. Sonra sırayla katalog, otomatik mesajlar, hızlı yanıtlar ve etiketlere geçin.

Menülerin adı Android ile iPhone arasında ve sürümden sürüme biraz değişir. Aşağıdaki ayarların çoğu uygulamadaki "Araçlar" ya da "İşletme araçları" bölümündedir.

İşletme profiline ne yazmalı?

Profil, müşterinin sohbette adınıza dokununca gördüğü sayfadır. Boş bir profil "burası hâlâ açık mı?" diye düşündürür. Dolu bir profil ise adres, saat ve fiyat sorularının bir kısmını mesaj gelmeden cevaplar.

• Açıklama: İlk cümlede ne yaptığınızı ve nerede olduğunuzu yazın. Örnek (uydurma bir işletme): "Papatya Kuaför, Kadıköy Moda'da kadın kuaförü. Kesim, boya, keratin ve gelin saçı; randevu için yazın."
• Adres: Google Haritalar'da görünen adresle birebir aynı olsun.
• Çalışma saatleri: Günleri tek tek girin. Uzakta mesajını "çalışma saatleri dışında" gönderebilmek için bu alanın dolu olması gerekir.
• E-posta ve web sitesi: Web siteniz yoksa bu alana Instagram profilinizin adresini yazabilirsiniz.
• Profil fotoğrafı: Logonuz ya da tabelanızın net bir fotoğrafı. Küçük bir dairenin içinde de okunabilmeli.

Adresinizi ve saatlerinizi her yerde aynı tutun; Google'daki saat ile WhatsApp'taki saat farklıysa müşteri hangisine güveneceğini bilemez. Google'daki işletme bilgilerinizi nasıl açıp düzenleyeceğinizi Google İşletme Profili rehberinde anlattık.

Katalog nasıl hazırlanır?

Katalog, WhatsApp içindeki vitrininizdir. Müşteri profilinizden ürünlerinize bakar, isterse sepete ekleyip siparişini size mesaj olarak gönderir. Ödemeyi (havale, kapıda ödeme ya da ödeme bağlantısı) ve teslimatı siz ayarlarsınız.

Her ürün ya da hizmet için ad, fiyat, açıklama ve fotoğraf girilir; isterseniz bir bağlantı ve ürün kodu da eklenir. Eklediğiniz ürünler WhatsApp'ın incelemesinden geçtikten sonra müşterilere görünür. Sohbet sırasında müşteriye tek bir ürünü ya da en fazla 30 üründen oluşan bir listeyi gönderebilirsiniz.

Katalog yalnızca ürün satanlar için değildir. Örnek bir kuaför kataloğu şöyle olabilir (fiyatlar yalnızca örnektir):

Ürün adı	Fiyat	Açıklama
Saç kesimi ve fön	650 TL	Yaklaşık 45 dakika, yıkama dahil.
Dip boya	1.200 TL	Tek renk, orta boy saç için.
Gelin saçı	Boş bırakıldı	Prova dahil; tarih ve fiyat için yazın.

Fiyat alanını boş bırakabilirsiniz, ama müşteri çoğu zaman ilk mesajda fiyat sorar. Yazılı bir fiyat, bir soru cevap turunu baştan keser.

İyi bir katalog için:

• Fotoğraf: Düz fon, gün ışığı ve kareyi dolduran bir ürün. Ayrıntıları telefonla ürün fotoğrafı çekme rehberinde bulabilirsiniz.
• Ad: Müşterinin kullanacağı kelimelerle yazın: "Keten gömlek, bej, S-XL".
• Açıklama: Ölçü, malzeme ve teslim süresi; müşterinin soracağı ilk üç şey.
• Güncellik: Fiyat değişince kataloğu da güncelleyin. Eski fiyat, müşteriyle tartışma çıkarır.

Bazı ürünler WhatsApp üzerinden satılamaz. WhatsApp İşletme Politikası; alkol ve tütün, ilaç, medikal ve sağlık ürünleri, ateşli silah, çiftlik hayvanları dışındaki canlı hayvanlar, tehlikeli maddeler ve yetişkin ürünleri gibi kategorileri yasaklar. Canlı hayvan ya da medikal ürün satıyorsanız kataloğa ürün eklemeden önce bu politikayı okuyun.

Az sayıda ürün ya da hizmet için katalog yeterlidir. Stok takibi, beden ve renk seçenekleri, kartla ödeme ya da kargo etiketi gerektiğinde bir e-ticaret sitesine geçmek işinizi kolaylaştırır. Bu geçişi Instagram'dan satış yapanlar için web sitesi yazısında anlattık.

Karşılama ve uzakta mesajı nasıl ayarlanır?

Karşılama mesajı, size ilk kez yazan ya da 14 gün boyunca yazışmadığınız bir müşteriye kendiliğinden gider. Kime gideceğini seçebilirsiniz: herkese, rehberinizde kayıtlı olmayanlara ya da seçtiğiniz kişiler dışındaki herkese.

Örnek karşılama mesajı:

Merhaba, Papatya Kuaför'e hoş geldiniz. Randevu için gün ve saat yazmanız yeterli; fiyatlarımız profilimizdeki katalogda. Salı-pazar 10.00 ile 20.00 arası açığız.

Uzakta mesajı, siz müsait değilken yazan müşteriye gider. Üç zamanlama seçeneği vardır: her zaman, sizin belirlediğiniz bir zaman aralığı (örneğin tatil haftası) ya da çalışma saatleri dışı. Son seçenek, profilinize çalışma saatlerini girdiyseniz görünür. Mesajın gitmesi için telefonunuzun internete bağlı olması gerekir.

Örnek uzakta mesajı:

Mesajınız bize ulaştı. Şu an kapalıyız; yarın 10.00'da açılınca ilk iş size döneceğiz. Randevu değişikliği için gün ve saati yazıp bırakabilirsiniz.

İki mesajı da kısa tutun. Müşteri otomatik mesajı bir bakışta okuyup asıl sorusunu yazabilmeli.

Hızlı yanıtlar: aynı cevabı her gün yeniden yazmayın

Hızlı yanıt, sık gelen bir soruya kaydedilmiş hazır cevaptır. Her birine bir kısayol verirsiniz; sohbette "/" yazınca liste açılır, seçtiğiniz cevap mesaj kutusuna gelir ve gerekirse düzeltip gönderirsiniz. En fazla 50 hızlı yanıt kaydedilir. Telefonda cevaba fotoğraf da eklenebilir; WhatsApp Web ve masaüstü uygulamasında hızlı yanıtlara medya eklenmez.

Başlangıç için beş kısayol:

Kısayol	Mesaj
/adres	Adresimiz: (açık adres). Haritada açmak için: (Google Haritalar bağlantınız)
/saat	Hafta içi 09.00-19.00, cumartesi 10.00-16.00 açığız; pazar kapalıyız.
/fiyat	Güncel fiyatlarımız katalogda: (katalog bağlantısı)
/odeme	Havale/EFT için IBAN: (IBAN numaranız), alıcı: (işletme adı). Ödemeden sonra dekontu buradan gönderebilirsiniz.
/kargo	Siparişler 1-2 iş günü içinde kargoya verilir; takip numarası buradan iletilir.

Hangi cevapları kaydedeceğinizi bulmak için son bir haftanın sohbetlerine bakın. En çok tekrarlanan beş soru, ilk beş hızlı yanıtınızdır.

Etiketler: hangi müşteri ne bekliyor?

Etiketler, sohbetleri renk ve adla gruplar. En fazla 20 etiket oluşturup bunları sohbetlere ekleyebilirsiniz. WhatsApp etiketleri kademeli olarak "listeler" adıyla yeniliyor; uygulamanızda bu adla da görebilirsiniz.

Sipariş alan bir butik için örnek düzen:

• Yeni müşteri
• Ödeme bekliyor
• Hazırlanıyor
• Kargolandı
• İade ya da değişim

Randevuyla çalışan bir işletme için "Randevu verildi", "Teklif gönderildi" ve "Geri dönülecek" çoğu zaman yeterlidir. Gün sonunda "Ödeme bekliyor" ya da "Geri dönülecek" etiketine bakmak, unutulan müşterileri tek ekranda gösterir.

Müşteriler size nasıl ulaşır: kısa bağlantı ve QR kod

WhatsApp Business hesabı açıldığında işletmenize özel bir kısa bağlantı kendiliğinden oluşur. Araçlar bölümündeki "Kısa bağlantı" ekranından bu bağlantıyı kopyalar, isterseniz varsayılan bir mesaj yazarsınız. Müşteri bağlantıyı açtığında bu mesajı hazır bulur ve tek dokunuşla gönderir.

Bağlantıyı koyabileceğiniz yerler:

• Instagram biyografisi ve hikâye bağlantıları
• Google İşletme Profili
• Web sitenizdeki WhatsApp düğmesi
• E-posta imzası ve kartvizit

Aynı ekranda işletmenizin QR kodu da vardır. Yazdırıp kasaya, vitrine, masadaki menüye ya da paketin üstüne koyabilirsiniz; müşteri okutunca doğrudan size yazar. İşletme kullanıcı adınızı değiştirirseniz eski QR kod çalışmaz, yenisini paylaşmanız gerekir.

Birden çok kişi cevap verecekse: Hesabınızı aynı anda en fazla dört cihaza (bilgisayar, tablet ya da ikinci telefon) bağlayabilirsiniz. Böylece çalışanınız tezgâhtaki bilgisayardan, siz telefondan cevap verirsiniz. Meta'nın ücretli abonelikleriyle bu sayı 10 cihaza çıkar. Ana telefon uzun süre kullanılmazsa bağlı cihazların bağlantısı kesilir.

Kampanya mesajı göndermeden önce: izin ve toplu mesaj

Yayın listesiyle aynı mesajı birçok kişiye tek tek gönderebilirsiniz. Mesaj yalnızca numaranızı rehberine kaydetmiş kişilere ulaşır; bu yüzden müşterilerinizden numaranızı kaydetmelerini istemek işe yarar. Toplu mesaj kuralları 2025'ten beri değişiyor; WhatsApp bazı ülkelerde aylık sınır ve ücretli gönderim denedi. Size uygulanan güncel sınırı yayın oluştururken uygulamada görürsünüz.

İzin konusu sınırdan daha önemlidir. 6563 sayılı Kanun'a göre ticari elektronik iletiler, yani kampanya, indirim ya da yeni ürün duyurusu gibi tanıtım mesajları, alıcılara ancak önceden onayları alınarak gönderilebilir. Kanundaki tanım telefon, e-posta ve kısa mesaj "gibi vasıtaları" sayar; WhatsApp'tan giden kampanya mesajları da bu kapsamda değerlendirilebilir. Tacir ve esnafa önceden onay almadan ileti gönderilebilir, ama karşı taraf reddederse gönderim durmalıdır.

Ayrımı şöyle düşünebilirsiniz:

Mesaj	Türü	Onay
Müşterinin sorusuna verdiğiniz cevap	Yazışma	Gerekmez
"Siparişiniz kargoya verildi", "Randevunuz yarın 14.00'te"	Bilgilendirme	Genellikle gerekmez
"Bu hafta tüm boyalarda yüzde 20 indirim"	Tanıtım	Önceden onay gerekir

Onayı nasıl alacağınızı ve İYS kaydının kimler için zorunlu olduğunu İYS nedir yazısında anlattık.

Kurulumu bitirdiniz mi? Kontrol listesi

• Profil fotoğrafı olarak logo ya da tabela yüklendi.
• Açıklamanın ilk cümlesi ne yaptığınızı ve nerede olduğunuzu söylüyor.
• Adres ve çalışma saatleri Google'daki bilgilerle aynı.
• Katalogda en çok sorulan ürün ya da hizmetler fiyatıyla birlikte var.
• Karşılama mesajı açık ve iki üç cümleden oluşuyor.
• Uzakta mesajı "çalışma saatleri dışında" zamanlamasıyla açık.
• En az beş hızlı yanıt kayıtlı: adres, saat, fiyat, ödeme, kargo ya da randevu.
• Etiketler iş akışınıza göre adlandırıldı.
• Kısa bağlantı Instagram'da, Google'da ve web sitenizde; QR kod kasada.
• Kampanya mesajı göndereceğiniz kişilerin onayı var.

Panasis'te nasıl?

Panasis ile kurulan sitelerde WhatsApp düğmesi ve sosyal medya bağlantıları her sayfada görünür; ziyaretçi tek dokunuşla size yazar. Randevu talepleri de sitedeki formdan ve WhatsApp'tan gelir. Siteniz yoksa bilgilerinizi, hizmetlerinizi ve fotoğraflarınızı WhatsApp'tan gönderin, sitenizi ücretsiz kuralım; beğenirseniz paket seçersiniz. Sitede neler olduğunu web sitesi sayfasında, paketleri fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.